行政处罚案件档案整理规则

2012-07-23 信息来源:浙江档案局 浏览次数: 字体:[ ]

前 言

为了规范制作、妥善保管和科学整理行政处罚案件档案,保障和监督行政主体有效实施行政管理,规范行政处罚案件办理程序,提高办案质量和效率,并更好地为社会各方面提供利用服务,特制定本标准。

本标准由浙江省档案局提出并归口管理。

本标准起草单位:浙江省档案局。

本标准主要起草人:程淑芳、王群。


行政处罚案件档案整理规则

1 范围

本标准规定了行政处罚案件档案的定义、归档文件的要求、档案的整理、档号编制、案卷格式、行政处罚案件档案电子目录数据库。

本标准适用于在实施行政处罚案件中形成的档案的整理。经行政复议或行政诉讼的案件档案整理可以参照本标准。

2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。

GB/T 7156-2003      文献保密等级代码

GB/T 9705-1988      文书档案案卷格式

GB/T 18894-2002     电子文件归档与管理规范

DA/T 1-2000         档案工作基本术语

DA/T 13-94          档号编制规则

DA/T 18-1999        档案著录规则

DA/T 19-1999        中国档案主题词表

DA/T 24-2000        无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板

《中国档案分类法》

《档案分类标引规则》

3 术语和定义

DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。

3.1

行政处罚案件档案

行政处罚案件档案是按照法定的程序、在办理行政处罚案件过程中直接形成的、反映执法活动全过程的、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式历史记录。

3.2

行政处罚案件档案整理

对行政处罚案件档案进行分类、排列、组卷、编号、编目、装订,使之有序化的过程。

3.3

电子目录

将档案目录依照一定的格式输入计算机内,可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。

4 归档文件的要求

4.1 通则

4.1.1真实、准确,反映行政处罚活动的客观情况。

4.1.2齐全、完整,记录行政处罚活动的全面过程。

4.1.3适用简易程序的行政处罚案件在归档时,必须具有符合行政处罚规定的处罚决定书。

4.1.4一般程序的行政处罚案件在归档时,必须具有现场检查笔录、立案审批表、调查笔录、通知书、行政处罚告知书、行政处罚决定书、送达回证、结案报告、建议书、登记保存(封存)(扣押)决定书、解除登记保存(封存)(扣押)决定书等。

4.1.5应用听证程序、移送案件或申请延长办案时间的案件,除应具有一般程序的必备文件材料外,还应具有听证通知、听证笔录、案件移送书或案件办理报批书等文件材料。

4.1.6与具体案情直接有关的其他文件材料,也是必备文件。如“案件讨论记录”等。

4.2 规范和材料字迹要求

4.2.1格式正确,纸质文件材料须采用A4标准无酸纸制作。

4.2.2文件材料字迹必须清楚、整洁,符号正确,签属完备。载体和书写材料应符合耐久性要求。

5 档案的整理

5.1 分类

行政处罚案件档案分为简易程序行政处罚案件档案、一般程序(包括听证程序)行政处罚案件档案两大类。

5.2 组卷

简易程序行政处罚案件档案每五十个案件的责令改正(更正)通知书、现场处罚决定书等组成一个案卷。

一般程序(听证程序)行政处罚案件档案按“一案一卷”的原则组卷,同一案件文件材料数量过多时,可适当调整成若干分卷。

5.3 卷内文件的排列

卷内文件材料按照文件材料的重要程度进行排列。结论性的放在前面,印证性的材料放在后面。

行政处罚案件档案卷内文件材料的一般排列顺序是:1、行政处罚决定书;2、上级部门交办、其他部门移送、群众举报案件的材料;3、案件受理、立案审批表;4、现场检查笔录;5、登记保存(封存)(扣押)决定书;6、调查笔录;7、案件讨论记录;8、通知存根;9、行政处罚告知书; 10、送达回证;11、解除登记保存(封存)(扣押)决定书;12、案件移送书;13、案件办理报批书;14、听证申请书,举行听证通知书及听证笔录;15、建议书;16、检验(检定)(鉴定)委托书;17、涉案物品清单;18、强制执行申请书;19、涉案物品处理记录、处理凭证;20、结案报告;21、其他应归档的文件材料。

5.4 卷内文件页号的编写

卷内文件有图文的页面均应编写页号。页号编写位置:单面书写文件在右上角;双面书写文件,正面在右上角,背面在左上角。各分卷之间不连续编页号。页号以阿拉伯数字三位数编写,如“032”。

5.5 卷内目录的编制

卷内目录包括以下内容:

顺序号:卷内文件的排列序号。用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件的顺序,一份文件只标注一个顺序号。

文号:文件编号。文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。

示例:“浙档〔2002〕56号”

责任者:对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。责任者只有一个时,照原文填写。责任者有多个时,第一顺序选择立档单位责任者;立档单位不是责任者时,选择主要责任者填写。责任者用全称或规范化简称。

示例:“浙江省国税局”。

题名:文件的标题。文件没有题名时,依据其内容拟写题名,并加“[  ]”号。

示例:[关于XX案件的协查函]

日期:文件形成的日期。用8位阿拉伯数字表示,第1-4位数表示年,第5-6位数表示月,第7-8位数表示日。

示例:2003年2月8日填写为“20030208”。

页号:每份文件首尾页上标注的页号。如“025-029”。

备注:留待对卷内文件变化时作说明之用。

卷内目录示例见附录A。

5.6 案卷封面编制

封面填写主要包括以下内容:

档案全宗名称:即立档单位名称,用全称或规范化简称。

档案类别:行政处罚案件档案。

案件名称:简要写明违法主体和违法行为。

示例:“XX市XX电子有限公司销售未经型式批准建立的进口计量器具案”。

处理结果:处罚决定书中确认的处罚内容,或者复议决定确认的处罚内容或者诉讼确认的处罚内容。要求分项写明行政处罚的方式。

示例:“1、责令补办型式批准手续;2、罚款XXX元。”

卷内文件起止时间:卷内文件形成的起止日期。

示例:“自2002年4月10日至2002年5月16日止”

保管期限:根据档案保管期限表划定的保管期限。

示例1:“永久”

示例2:“长期”

示例3:“短期”

卷内文件数量:本案件共有的案卷数量及各卷内的文件份数和页数。

示例:“本案共15卷,本卷为第8卷13件167页”

归档号:行政处罚案件档案的归档顺序号。

5.7 卷内备考表的编制

卷内备考表内容包括:

本卷情况说明:说明卷内文件的件数、页数,不同载体文件的数量,缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,组卷情况。

立卷人:由责任立卷者签署。

检查人:由案卷质量审核者签署。

立卷时间:完成案卷立卷的日期。

5.8 案卷的排列

按照行政处罚决定书字号或结案时间顺序排列。

5.9 案卷目录的编制

案卷目录包括序号、档号、案件名称、起止日期、页数、保管期限、备注等项目。案卷目录示例见附录C。

6 档号编制

按DA/T 13-1994规定编制。由全宗号、案卷目录号(或类别号)、案卷号、件、页(张)号组成。档号可采用以下两种结构中的一种:

全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页(张)号

示例:“J035-005-016-025”

全宗号-类别号-案卷号-件、页(张)号

示例:“J036-1·3-021-126”

全宗号:档案馆(室)给定每一个全宗的代码。全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,后三位用阿拉伯数字标识某一全宗的进馆顺序号。

示例:“J036”。

案卷目录号:全宗内案卷所属目录的代码。以三位阿拉伯数字标识。

类别号:馆(室)藏档案类别的代码。是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。不同级位之间可用间隔符“·”分开。不产生误解时,可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。

示例:“J063-SA3-048”中的“SA3”。

案卷号:案卷排列的顺序号。案卷号用三位阿拉伯数字标识。若设分卷的案卷,则在案卷号后用阿拉伯数字标识,并加“()”。

示例:“J063-016-123(1)”。

案卷封面示例见附录B。

硬封面卷脊填写全宗号、案卷目录号(类别号)、年度、案卷号。

7 案卷格式

7.1 通则

案卷格式按GB/T 9705-1988规定。案卷封面采用硬封面和软封面两种形式。采用软封面的,逐卷装订后,装入档案盒。

封面用材按照DA/T 24-2000执行。

7.2 硬封面的规格

封面尺寸规格采用300㎜×220㎜(长×宽)。封底尺寸同封面尺寸。卷脊可根需要分别设10、15、20㎜三种厚度。封面和封底翻口处要另有25㎜的折叠保护纸舌,卷脊左右两侧各留20㎜宽的装订纸舌。

7.3 软封面的规格

软封面的规格为封底封面尺寸相同。封面内页可打印或印制案卷卷内目录,封底内页可印制案卷备考表。

7.4 案卷装订

案卷装订采用三孔一线的装订方式,并由立卷人在装订线结扎处贴封条后加盖骑缝章,以示负责。

8 行政处罚案件档案电子目录数据库

行政处罚案件档案应建立案卷级电子目录数据库。

8.1 行政处罚案件档案案卷级电子目录数据库结构

行政处罚案件档案案卷级目录数据库结构一览表见表1。

表1 行政处罚案件档案案卷级目录数据库结构

 

字段名称

字段名

字段类型

长度

字段值

必须著录项目

全宗号

QZH

C

4

 

目录号或类别号

MLH或LBH

C

8

 

案卷号

AJH

C

6

 

案件名称(题名)

AJMC

C

50

 

责任者

ZRZ

C

20

 

文件起始时间

WQS

C

10

 

文件终止时间

WZS

C

10

 

卷内文件份数

WJFS

N

2

 

保管期限

BGQX

C

4

永久、长期、短期

数据库级别

SJKJB

C

1

1、2、3

载体类型

ZTLX

C

4

纸质、图像、影像、声音

选择著录项目

密级

MJ

C

4

 

分类号

FLH

C

10

 

主题词或关键词

ZTC或GJC

C

20

 

载体规格

ZTGG

C

   

载体数量

ZTSL

C

   

附注

FZ

C

   

全文标识

QWBS

C

   

8.2 行政处罚案件档案案卷级目录著录格式和要求

8.2.1目录著录项目

目录著录按DA/T 18-1999规定执行。著录项目中全宗号、目录号或类别号、案卷号、案件名称、责任者、文件起始时间、文件终止时间、卷内文件份数、保管期限、数据库级别、载体类型等为必须著录项目,密级、分类号、主题词或关键词、载体规格、载体数量、附注、全文标识等其他著录项目为选择著录项目。

8.2.2责任者

同5.5。案卷的责任者指实施行政处罚的机关或组织的全称或规范化简称。

8.2.3数据库级别

指计算机系统内围绕某一案卷建立数据库的情况。一般分为“1”、“2”、“3”三级,其中,“1”代表只有案卷级条目;“2”代表既有案卷级条目,又有文件级条目;“3”代表案卷级条目、文件级条目、文件全文内容都有。

8.2.4载体类型

档案的载体类型分为纸质档案、图像档案、影像档案和声音档案等。

8.2.5密级

密级是档案保密程度的等级。以卷内文件密级最高的文件作为案卷的密级,按GB/T 7156-2003规定。名称与代码见表2。密级著录时,著录汉字代码。公开级、国内级可不著录。

表2 文献保密等级代码

名 称

汉字代码

公开级

公开

国内级

国内

内部级

内部

秘密级

秘密

机密级

机密

绝密级

绝密

8.2.6分类号

按照《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录。案卷内容有多少主题就标引多少个分类号。多个分类号之间用“;”间隔。

8.2.7主题词或关键词

主题词是在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化的词或词组。关键词是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组。各词之间用“;”间隔。

主题词按DA/T 19-1999规定及专业、本单位的规范化词表进行标引。

8.2.8载体规格

标准的格式档案,如“16K,A4”纸的文件不著录,其他特殊类型的档案应著录。规格指档案载体的尺寸及型号。

示例1:105㎜×148㎜;

示例2:3/4英寸。

8.2.9载体数量

特种载体档案著录,其他档案不著录。数量用阿拉伯数字表示,单位用档案物质形态的统计单位,如“卷”、“册”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。

8.2.10附注

附注著录档案中需要解释和补充的事项。

8.2.11全文标识

著录访问全文的路径。案卷正文有电子文件形式的著录,无电子文件形式的不著录。

9 归档电子文件整理

与行政处罚案件档案相对应的归档电子文件整理按GB/T 18894—2002规定执行。

附 录 A

(规范性附录)

卷内目录示例

表A.1 卷内目录

顺序号

文  号

责 任 者

题       名

日期

页号

备注

             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             

附 录 B

(规范性附录)

案卷封面示例

表B.1 案卷封面示例

(全宗名称)

行政处罚案件档案

 

 

自   年 月 日至   年 月 日止

保管期限

 

本案共    卷,本卷为第     卷  件          页

归档号

 

 

     

附录C

(规范性附录)

表C.1 行政处罚档案案卷目录

序号

档号

案件名称

起止日期

页数

保管期限

备注

             
             
             
             
             
             
             
             
             
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