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浙江省省直单位电子公文归档管理暂行办法

2012-07-23 信息来源:浙江档案局 浏览次数: 字体:[ ]

根据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002),并结合浙江实际,制定本办法。

第一条  本办法适用于省直单位电子公文的归档与管理。各单位在业务工作中所产生的业务电子文件的归档与管理可参照本办法执行。

第二条  本办法所称的电子公文,是指各省直单位在管理过程中通过电子计算机生成、处理和存储的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条  各单位应将电子公文归档管理纳入档案工作管理范围,明确职责,落实分管领导,协调解决实际问题。

第四条  各单位档案部门的主要职责是:

(一)对本机关文书承办部门电子公文的形成、办理、收集和归档工作进行监督和指导;

(二)负责归档电子公文的接收、管理与开发利用;

(三)对本单位办公自动化系统的开发设计提出电子公文归档管理要求,确保电子公文的归档管理纳入办公自动化系统,并同步实施;

(四)对所属单位及本系统开展电子公文归档管理工作进行监督和指导。

档案工作人员应具备相应的档案现代化管理知识,进行相关知识和技能培训。

第五条  各单位文书承办部门应做好电子公文的形成、办理、收集和归档等工作。信息网络管理部门应做好电子公文运行及归档管理过程中的技术保障和数据备份工作,确保其真实性、完整性和有效性。

第六条  电子公文归档坚持实行“双轨制”管理原则。电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文,制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并使两者建立参照关系。

第七条  电子公文的归档范围、保管期限和密级的划分工作,参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行。

第八条  电子公文的归档方式可分为逻辑归档和物理归档。逻辑归档一般应在电子公文办理完毕后即时完成,物理归档应按照纸质文件的规定即时或定期完成。采取逻辑归档时,必须由办公自动化系统提供相应的功能,实行安全、规范操作。

第九条  电子公文进行物理归档时应做到:

(一)采用的存储载体为一次写光盘,载体应一式3套,一套封存保管,一套异地保管,一套提供利用;

(二)应保证载体信息的可读性;

(三)存储电子公文的载体上应贴有标签,标签上应注明载体序号、单位名称、年度等内容,并将标签内容与软硬件环境等其他说明制成《载体登记表》(见表一)存在同一载体上;

(四)归档电子公文应与其相应的《归档电子公文机读目录》(见表二)存在同一载体上。

第十条 在接收已完成物理归档的电子公文时,档案人员应对电子公文进行检验,检验结果填入《归档电子公文移交、接收检验登记表》(见表三)。

第十一条  产生电子公文的来源一般有四类:

一类电子公文是指在办公自动化系统环境中处理后形成的电子公文;

二类电子公文是指通过省委、省政府统一配置的电子公文传输系统处理后形成的电子公文;

三类电子公文是指在非办公自动化系统环境中形成的电子公文。

四类电子公文是指除一类电子公文以外的通过电子邮件系统接收处理后形成的电子公文;

第十二条  一类电子公文的归档要求

(一)逻辑归档由相关文书承办部门完成。归档后,电子公文的管理权限在单位档案部门,任何人员包括信息网络管理人员对归档电子公文的任何操作需经过机关档案部门的批准和授权。

(二)物理归档由单位档案部门和信息网络管理部门共同完成,并向单位档案部门移交。

第十三条  一类电子公文归档的内容应包括电子公文的原文及相应的背景信息和元数据。在元数据等标准未颁布之前,暂时按下列要求归档:

(一)制发的电子公文原文;

(二)制发的电子公文在处理过程中形成的修改痕迹;

(三)发文流程处理单信息(应包括主办部门、拟稿、主办部门意见、核稿意见、会办部门意见、签发、会签、主送、抄送、附件、主题词、印刷、份数、校对、封发日期、标题等主要项目);

(四)通过文字处理技术获得的文本电子公文或通过扫描仪等设备获得的以TIFF、JPEG等规范格式存在的图像电子公文;

(五)收文流程处理单信息(应包括来文机关、文号、来文日期、附件份数、收文编号和日期、事由、办公室意见、领导批示、处理结果等主要项目)。

第十四条  二类电子公文的归档要求

(一)凡接收后进入办公自动化系统处理的,其归档要求按照一类电子公文执行;

(二)凡接收后按纸质公文处理的,应由接收电子公文的承办人员按年度对其进行物理归档,并定期向机关档案部门移交。

第十五条  三类电子公文的归档要求

(一)用word或wps等工具生成的电子公文,归档时采用DOC、WPS等格式保存;

(二)由机关文书部门将与纸质正式文件内容相同的电子公文的定稿以年度为单位进行物理归档,并向机关档案部门移交。

第十六条  四类电子公文的归档要求按照《公务电子邮件归档与管理规则》(DA/T32-2005)标准执行。

第十七条  归档电子公文以件为单位进行整理,按年度将文件以归档的先后时间顺序进行排列。

第十八条  凡是同一年度形成的来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、来函与复函等)、同一事项(包括会议、活动等)产生的电子公文之间必须建立有机联系。

第十九条  对保存在一次写光盘上的归档电子公文,应每4年转存一次,原载体同时保留时间不少于4年。

第二十条  归档电子公文在形成单位的保管、利用、鉴定销毁及统计,可参照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。

第二十一条  归档电子公文的移交,按《浙江省档案馆电子公文接收暂行办法》执行。

第二十二条  本办法未尽事宜,参照国家其他有关电子文件的标准和规定。

第二十三条  本办法由浙江省档案局负责解释。

第二十四条  本办法自印发之日起试行。

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