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浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法

2012-07-23 信息来源:浙江档案局 浏览次数: 字体:[ ]

为加强省直单位纸质档案数字化成果的集中安全管理和有效开发利用,根据国家有关标准和规定,结合浙江省档案馆实际,制定本办法。

第一条 本办法适用于省档案馆对省直单位加工制作的纸质档案数字化成果的接收工作。

第二条 各单位加工制作的纸质档案数字化成果,自相对应的纸质档案形成之日起满5年,向省档案馆移交。

第三条 省档案馆接收范围参照纸质档案接收范围执行。

第四条  各单位应采用DVD光盘的方式、一式两套向省档案馆移交纸质档案数字化成果。

第五条 各单位向省档案馆移交的纸质档案数字化成果应包括目录数据和已按《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》的有关规定作了筛选处理的图像数据。已进行OCR文字识别的,可同时移交OCR文字识别形成的TXT文件,TXT文件的命名方式参照图像文件命名。

第六条 各单位移交的目录数据必须符合《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》的规定,确保著录项目与著录内容的完整、准确与规范,且须采用DBF文件格式移交。

第七条 各单位须以多页TIFF文件格式移交图像数据,且图像文件命名、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像处理等必须符合《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》的规定,确保图像的完整、准确与清晰。

第八条 各单位应确保移交光盘的质量。光盘刻录完成后,应进行质量检查,确保光盘的可读性、安全性;应与原始数据进行校验,确保移交数据的准确性、完整性、可读性和安全性;并在移交的光盘表面标示移交单位名称、全宗号、光盘编号,在单片包装盒上注明光盘内目录索引信息。

第九条 各单位在进行纸质档案数字化成果移交时,应事先做好质量检查工作;同时提前3个月向省档案馆提出移交申请,省档案馆在接到申请后1个月内,上门协商确定移交有关事项,并对纸质档案数字化成果按《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》的有关规定开展质量验收检查。

第十条 凡通过验收确认进馆的纸质档案数字化成果,省档案馆填写《纸质档案数字化成果交接文据》(见附表)一式两份,由双方签章确认,其中一份由移交单位保存,一份由省档案馆留存。

第十一条 各省直单位可对其移交的纸质档案数字化成果提出限制利用意见和其他要求,省档案馆必须维护其合法权益。

第十二条 本办法于印发之日起施行,由浙江省档案局负责解释。

附:纸质档案数字化成果交接文据

纸质档案数字化成果交接文据

移交单位名称

 

接收单位名称

 

光盘数

或目录文件数

 

所属年度

 

检查项目

移交单位

检查情况

接收单位

检查情况

载体外观检查

   

病毒检查

   

可读性检查

   

目录数据检查

   

图像数据检查

   

其他检查

   

移交说明

 

接收意见

 

移交单位(印章)

负责人:

经办人:

移交日期:   年  月  日

接收单位(印章)

负责人:

经办人:

接收日期:    年  月  日

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