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浙江省档案局 浙江省人民政府国有资产监督管理委员会关于进一步加强省属企业档案工作的意见

2014-05-30 信息来源:浙江省档案局 浙江省人民政府国有资产监督管理委员会 浏览次数: 字体:[ ]

浙档发〔201031

 

各省属企业

为深入贯彻落实科学发展观和党的十七大精神,落实省委、省政府关于档案工作的一系列要求,进一步引导和规范省属企业档案管理,促进省属企业档案工作有效地为企业改革发展稳定和国有资产保值增值服务,现就加强省属企业档案工作提出如下意见,请结合实际认真贯彻落实:

一、充分认识省属企业档案工作的重要意义

(一)省属企业档案是国家信息资源和国有资产的重要组成部分。省属企业档案是省属企业改革与发展过程的真实记录,是省属企业国有资产运营、管理的重要凭证与依据,也是省属企业不可或缺的信息资源和重要资产。确保企业档案的完整、准确、系统、安全和有效提供利用,对于维护省属企业合法权益,提高省属企业的核心竞争力,促进国有资产保值增值具有不可替代的重要作用。

(二)加强企业档案工作是省属企业的重要责任。省属企业是我省国民经济的骨干力量,关系我省国民经济命脉。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。做好企业档案工作,是省属企业依据《中华人民共和国档案法》应履行的责任,也是省属企业建立现代企业制度的自身需要。省属企业要充分认识和高度重视档案工作的重要性,从维护党和国家根本利益、从维护企业职工权益的高度出发,依法做好企业档案的收集、管理和利用工作。

二、省属企业档案工作的总体要求和基本原则

(三)总体要求。省属企业档案工作必须坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,全面贯彻落实科学发展观,紧紧围绕省属企业改革发展稳定的工作大局,加强档案工作基础建设,提高档案管理信息化、规范化水平,探索、创新省属企业档案工作机制,构建覆盖省属企业各项工作和各所属单位的档案信息资源管理体系、档案利用服务体系和档案安全体系,为促进省属企业改革发展服务。

(四)基本原则。一是统一管理原则。在省档案局、省国资委监督指导下,省属企业档案工作由集团总部统筹规划、组织协调、统一制度并监督指导,本企业各项活动中形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理。二是分级负责原则。在坚持统一管理的原则下,省属企业以资产与产权关系为纽带,分级管理本企业的档案,同时指导和监督所属机构和全资、控股企业的档案管理工作。三是确保安全原则。省属企业档案安全关系重大,要充分评估档案安全的风险因素,采取安全措施,确保档案实体和信息内容安全。四是合理利用原则。在维护国家、企业和职工利益及遵守保密规定的前提下,积极开发档案信息资源,充分发挥档案的作用。五是信息共享原则。省属企业档案应逐步实现合理、有效地整合,促进交流,实现共享。

三、强化省属企业档案工作管理职能

(五)加强对企业档案工作的组织领导。省属企业档案工作是省属企业管理工作中不可缺少的环节,集团总部是企业档案工作的责任主体,应明确一名企业领导和办公室(处)领导分管档案工作;根据档案的数量和工作任务,在企业总部的组织架构中,明确相应的档案管理机构并配备专(兼)职档案人员,以保障工作职能的正常履行;各业务部门应设兼职档案人员,并确定该部门档案工作负责人,形成系统有人抓、层层有人管的档案工作网络。省属企业应将档案工作纳入企业发展规划和工作计划,纳入企业管理的有关制度和工作环节,纳入各项工作和有关人员的考核范围,建立与现代企业制度相适应的档案工作组织和管理体系。

(六)强化企业档案机构的管理职能。省属企业档案机构应贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》、《企业档案工作规范》等有关企业档案工作的法律法规和标准、规范,建立健全本企业档案工作规章制度;做好企业各类档案的收集、整理、保管和提供利用等档案业务工作;加强对本企业系统重大建设项目、固定资产投资项目、科研项目档案管理的专项检查与验收工作,使项目档案管理与项目管理同步开展;加强产品设计、专利等知识产权档案管理,增强企业创新能力和市场竞争能力;加强对所属单位、控股企业和境外机构档案工作的监督与指导,明确其档案归属与流向,规范和提高其档案管理水平。  

四、加强省属企业档案的管理和利用

(七)完善文件材料收集归档工作。省属企业应依据国家、省有关要求,结合自身经营活动和业务工作,制定并不断修改完善自身的文件材料归档范围,建立归档工作问责制。企业各项工作形成的具有保存价值的文件材料,特别是反映企业发展、资产运作和与员工有关的文件材料必须列入归档范围;文件归档要求与责任应纳入企业各项工作流程,纳入企业人员岗位责任制。企业应加强各项业务工作文件材料特别是照片、音像、实物、电子等非纸质文件材料的收集,确保企业应归档文件材料完整、准确、系统和有效。

(八)大力开发利用档案信息资源。在维护国家和省属企业利益以及遵守保密规定的前提下,省属企业档案部门要大力开发档案信息资源,促进档案信息资源的利用与共享,充分发挥档案在国有资产保值增值中的重要作用。企业档案部门要根据企业中心工作、重点工作和攻关项目的需要,采取多种形式,对档案信息资源进行多角度、深层次的开发和集成,主动为企业领导决策和企业发展提供档案信息服务;按照要求做好上市公司的档案信息披露和服务工作;采用现代信息技术手段,及时、准确地满足利用者的需求;通过举办档案展览、编写企业史志等形式,为企业文化建设提供信息支撑;建立档案利用服务效果反馈机制和评价体系,在企业知识管理、信息管理、数据挖掘等先进管理理念和技术方法的运用中,充分发挥档案的信息资源价值,促进档案信息向企业现实生产力和竞争力的转化。

(九)确保档案实体和信息的安全。省属企业应建立档案信息内容和实体安全的防护网,积极构建档案安全体系。应设置适宜安全保存档案的库房和装具,配备符合防火、防盗、防光、防尘、防虫霉、防高温、防有害气体、防水等档案防护要求及容灾备份要求的设施设备。档案库房应当与档案阅览室、工作人员办公室分开。档案人员应定期清点核对库藏档案,做到账物相符;定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案应及时进行技术处理。企业工作人员发生变动时,要及时做好档案移交工作。企业应当制定档案应急灾备预案,特别重要档案同时要进行异质异地备份。特别要加强对涉及国家秘密、企业商业秘密、技术秘密的档案和电子档案的管理,确保档案实体与信息的安全。

(十)做好改制企业档案的处置工作。省属企业及其所属单位和控股企业在企业重组、联合、兼并、合资、转让国有产权和股份制、股份合作制等改制过程中,应将档案作为企业资产,按照有关规定做好档案的处置工作。一方面应根据企业具体情况,制定切实可行的改制企业档案处置方案,把档案处置与资产处置、人员安置等放在同等重要的位置上统一考虑和安排,维护国家、企业的安全和利益,保护企业职工的合法权益。凡因处置不善而造成企业档案流失损毁的,要追究有关领导的责任。另一方面要在国有资产调整、企业重组和理顺产权关系后,进一步加强档案工作,全面提升企业的基础工作管理水平,使档案工作更好的服务于国有资产的规范管理和保值增值。

五、开拓创新,不断提高省属企业档案工作水平

(十一)着力完善档案资源建设。省属企业应围绕自身发展和档案资源的积累与建设,树立企业资产管理与业务发展到哪里,档案管理就延伸到哪里的理念。适应提高自主创新能力和国际竞争力,增强抗风险能力和可持续发展能力的要求,加强对企业合同档案、知识产权档案、法律事务档案、信用档案及其他业务合同档案的收集与管理;适应省属企业“走出去”发展战略的要求,加强对境外企业和机构档案的收集和管理;适应领导决策与管理的需要,加强对社会公共信息资源的收集与管理;适应省属企业文化建设和履行社会责任的需要,加强企业人文档案和社会活动档案的收集与管理。

(十二)积极探索建立现代企业档案工作。省属企业档案部门要积极探索适应现代企业制度和现代产权制度要求的现代企业档案工作。要积极学习和借鉴国际、国内先进的档案管理理念与模式,将现代信息技术和现代管理方法与档案工作有效结合,创新档案管理体制与机制。要积极探索促进档案向现实生产力和直接生产要素转化的途径与方式,促进档案在企业品牌增值和授权使用、信息加工处理、信息咨询与服务等业务工作中的利用。探索创新档案服务企业内部管理、人力资源开发、企业形象宣传等工作的途径和方式,不断拓展档案为企业现实工作服务的新形式和新内容。

(十三)稳步推进企业档案信息化建设。 省属企业应将档案信息化建设纳入企业信息化建设,同步规划、分步实施、合理整合、有效利用。省属企业档案部门应参照国家电子文件、电子档案管理的有关标准,加强企业信息系统形成的电子文件和业务数据的管理与归档保存;研究分析室藏档案,有步骤、分阶段地实施重要纸质档案的数字化工作;积极整合和管理企业各类档案,构建省属企业档案信息化服务平台,实现和强化档案信息资源网络化的共享服务;在做好本单位电子文件和数字档案备份基础上,按照浙江省档案局有关电子文件和数字档案登记备份工作的统一部署,及时向省档案馆报送备份数据,为档案信息的原始性、真实性和灾难恢复提供保障。

六、加强省属企业档案队伍建设,提高档案业务水平

(十四)重视档案人员队伍建设。省属企业应根据企业规模、企业所承担各类项目的重要程度和数量、档案部门所承担的职责、保管档案的数量、档案的开发利用、档案的信息化建设、企业所属单位和分支机构的数量等因素,合理配备专兼职档案工作人员。对在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位和个人,企业应当予以表扬奖励。

    (十五)加强档案人员业务培训和交流。省属企业应加强档案人员的上岗培训、业务技能培训、信息技术知识培训、项目档案管理与验收等培训工作,逐步提高档案人员的业务素质。应鼓励档案人员接受档案专业在职教育和继续教育,支持档案人员参加档案专业技术职称考试和申请评聘,培育一支高水平的省属企业档案专业人才队伍。要进一步完善和规范省属企业档案工作协作组活动,加强业务和学术交流。省属企业档案工作协作组组长单位应切实负起责任,组织协作组每年开展1-2次业务学习和交流活动。省属企业下属单位数量较多的也应建立集团公司档案工作协作组,组织所属单位和控股企业档案人员开展业务学习和交流活动。通过各种形式的培训和交流,不断提高省属企业档案工作的整体水平。

 

 

浙江省档案局 浙江省人民政府国有资产监督管理委员会

2010720

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