浙江省档案局 浙江省农业厅关于印发《浙江省农民专业合作社档案管理暂行办法(试行)》的通知

2015-01-21 信息来源:浙江档案局 浏览次数: 字体:[ ]

                             浙档【2006】66号

各市、县(市、区)档案局、农业局(农办)

    为加强我省农民专业合作社档案的规范化管理,更好地为社会主义新农村建设服务,我们制定了《浙江省农民专业合作社档案管理暂行办法(试行)》,现印发给你们,请结合实际,认真贯彻执行。执行中有什么问题,请及时告省档案局、省农业厅。

 

    附件:1、浙江省农民专业合作社档案管理暂行办法

         2、浙江省农民专业合作社文件材料归档范围和保管期限表(试行)

 

浙江省档案局     浙江省农业厅

二○○六年十月二十日


   附件1

 

浙江省农民专业合作社档案管理暂行办法

 

第一章  总则

 

   第一条  为加强全省农民专业合作社(以下简称合作社)档案管理,维护档案的完整和安全,更好地为社会主义新农村建设服务,根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》、《浙江省农民专业合作社条例》等规定,制定本办法。

   第二条  本办法所称的合作社档案,是指合作社在社务活动、生产管理、经营管理等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

   第三条  本办法适用于在全省范围内依照《浙江省农民专业合作社条例》,经县级以上工商行政管理部门注册登记的农民专业合作社。

   第四条  合作社档案工作是合作社生产管理、经营管理的重要组成部分,也是推进效益农业、增加农民收入、维护社员切身利益的一项重要基础工作。各合作社要把档案工作纳入合作社的议事日程,切实解决档案工作中的实际问题,把合作社规范建档列入合作社规范化建设内容。

   第五条  各级档案行政管理部门应当加强对合作社档案工作的指导和服务,帮助合作社规范档案管理。

 

第二章  档案机构、人员和职责

 

   第六条  规模较大的合作社应设立综合档案室,对合作社档案实行集中统一管理,确保档案的完整、安全和有效利用。

不具备保管条件的合作社,其档案可暂由所在乡镇档案室代为保管,当地档案馆视情况可以提前接收,并指定专人负责本合作社档案的收集和移交工作。合作社可根据需要保存一套复制件。

   第七条  合作社应确定专兼职档案员负责管理本合作社各类档案,档案管理人员应经过档案业务培训。

   第八条  综合档案室档案工作人员的基本职责:

   (一)贯彻执行国家有关方针、政策和档案工作的法律、法规,建立健全本合作社档案工作的各项规章制度;

   (二)对本合作社各部门文件材料的形成、积累工作进行监督指导;

   (三)集中统一管理本合作社的档案,搞好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;

   (四)编制各种检索工具,积极开发档案信息资源。

 

第三章  文件材料的收集、整理、归档

 

   第九条  凡合作社在筹备、成立、经营管理及产权变动等活动中形成的具有保存价值的,特别是关系社员切身利益的各种契约、协议、合同等文件材料,都应归档保存,任何个人不得将应归档文件材料据为已有或擅自销毁。具体归档范围参照《浙江省农民专业合作社文件材料归档范围和保管期限表(试行)》。

   第十条  合作社归档文件材料的来源:

   (一)合作社内部形成的文件材料;

   (二)合作社执行、办理的文件材料;

   (三)合作社引进项目形成的文件材料;

   (四)合作社参与的合作项目,合作单位按要求应向本合作社提交的文件材料。

   第十一条  归档的文件材料主要包括纸质文件、电子文件、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等。

   第十二条 归档时间:

   (一)管理性文件材料一般应在办理完毕后的次年六月底前归档;

   (二)合作社人员外出参加社务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档;

   (三)科研课题、基建项目等项目文件材料,应在其项目鉴定、竣工验收后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档;

   (四)外购设备仪器文件材料,应在设备开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档;

   (五) 会计文件材料在会计年度终了后由会计人员整理保管一年,于次年三月底前向综合档案室移交归档;

   (六)照片与底片在活动结束后的一个月内,由拍摄者编写说明后一并归档;

   (七)电子、声像和实物档案等其他门类和载体的文件材料,应在活动结束或办理完毕后随时归档。

   第十三条  下列文件材料应随时归档:

   (一)变更、修改、补充的文件材料;

   (二)合作社内部机构变动和社员股权变动形成的文件材料;

   (三)其他临时活动中形成的文件材料。

   第十四条  归档质量要求:

   (一)归档的文件材料应完整、准确、系统,字迹工整,载体和书写材料要符合耐久性要求,不得使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件;

   (二)归档的文件材料应为原件,特殊情况可用复印件或抄件归档。文件材料归档后不得更改;

   (三)归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档;

   (四)非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

   第十五条  综合档案室的各种门类、载体的档案应进行统一分类、排列、编号和编目。

   第十六条 合作社各类档案按下列规则进行整理

   (一)文书档案按年度或年度——问题分类,以卷为单位整理。有条件的合作社可按件整理

   (二)会计档案按年度和凭证、报表、账簿等形式分类整理;

   (三)科研档案按课题分类整理;基建档案按工程项目分类整理;设备仪器档案按型号分类整理;

   (四)声像档案按载体形式分类整理;

   (五)实物档案以件为单位,按时间顺序跨年度大流水编号整理。

   (六)其他各种专门档案按有关规定整理。

 

第四章  档案的管理和利用

 

   第十七条  合作社应配置专用的档案装具,有条件的应有专用的档案库房和必要的档案防护设施,档案库房应达到防盗、防火、防高温、防潮、防光、防尘、防虫、防有害气体等要求,保证档案的安全。

   第十八条  档案人员应定期对库房内档案保管情况进行全面检查,发现问题应及时采取补救措施。

   第十九条  合作社综合档案室应对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册,按有关规定销毁。禁止擅自销毁档案。

   第二十条  根据合作社的发展,积极采用先进技术,逐步实现档案管理现代化。

   第二十一条  合作社综合档案室要积极开发档案信息资源,通过各种方式和途径,积极主动地开展档案提供利用工作,努力为合作社的发展提供及时、有效、便捷的服务。

   第二十二条  合作社综合档案室应建立档案统计台帐,对档案的收进和移出、保管数量、销毁等情况进行及时、准确的统计和登记。

 

第五章  附则

 

   第二十三条  本办法由浙江省档案局负责解释。各地可根据实际情况制定具体实施细则和办法。

   第二十四条  本办法自发布之日起施行。


   附件2

 

浙江省农民专业合作社文件材料

归档范围和保管期限表(试行)

 

门类

类别

归档范围

保管期限

 

文书档案

党务类

1、党支部(联合支部)综合性工作材料,支部会议记录

永久

 

2、党支部(联合支部)重要政治活动或事件

永久

 

3、宣传及思想工作,精神文明建设工作

长期

 

社务管理类

1、本合作社筹备、成立、更名、印章启用等文件材料

永久

 

2、本合作社章程

永久

 

3、本合作社组织机构(包括理事会、监事会和经理层下同)构成及变更,内部组织机构及变更的文件材料

永久

 

4、本合作社社员花名册,资金出资、股金结构等文件材料

永久

 

5本合作社社员入社、退社、除名等文件材料(申请、通知)

永久

 

6、劳动合同管理、劳动工资管理和社会保险、职务任免等文件材料

长期

 

7、本合作社对有关人员的处分材料

影响大、问题严重的

一般的

永久

长期

 

8、本合作社社员(代表)大会的文件材料(通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要)

永久

 

9、理事会、监事会形成的各种文件材料

永久

 

10、本合作社社员手册

永久

 

11本合作社制订的各种制度

1)财务(会计、出纳)制度

2)基地原料部制度

3)营业部制度

4)监事会、理事会制度

5)社员(代表)大会制度

6)社员误工报酬、奖惩制度

7)本合作社制订的其他制度

永久

 

12合作社与社员及有关单位签订的各种合同、协议、契约

重要的

一般的

 

 

永久

长期

 

13合作社农产品基地管理办法

永久

 

14、法律事务、公证工作过程中形成的文件材料

重要的

一般的

 

永久

短期

 

15、农户培训教材、名单、统计表等材料

长期

 

16、治安保卫、综合治理、防范自然灾害

长期

 

17、本合作社形成的各种会议纪要(),讨论通过的文件

 

永久

 

18、本合作社在有关会议上的典型发言材料

永久

 

19、本合作社专题、典型的调查报告

重要的

一般的

 

永久

短期

 

20、本合作社的请示与上级机关的批复

重要的

一般的

 

永久

长期

 
 

21、本合作社编制的各种简报

长期

 

22、本合作社工作活动的总结、报告

年度的和年度以上的、重要的

半年的、季度的、一般的

永久

长期

 

23、本合作社计划、规划

年度的和年度以上的

季度的、月度的

 

永久

短期

 

24、本合作社统计报表

汇总的、年度和年度以上的、专题的

季度、月份的

 

永久

短期

 

25、本合作社劳动模范、先进工作者等文件材料

永久

 

26、本合作社的党员名册等

永久

 

27、本合作社组织沿革、大事记

永久

 

28、各级新闻媒体介绍宣传本合作社的先进事迹、先进经验形成的各种剪报材料。

永久

 

29、本合作社有关反映职能活动的出版物定稿和样本

永久

 

30、本合作社制发的其他各种文件材料

重要的

一般的

事务性有参考作用的

 

永久

长期

短期

 

31、上级机关召开的与合作社有关的会议文件材料

长期

 

32、上级机关颁发的有关农民专业合作社工作的政策性文件材料

长期

 

33、党和国家领导人、上级机关领导视察、检查本合作社工作时形成的重要文件材料

永久

 
 

生产技术

管理类

1、产品生产技术管理过程中形成的文件材料

1)生产准备、规划、计划、组织、调度等工作中形成的文件材料

2)农资采购形成的文件材料

3)科学施用农药肥料记录

4)生产标准

5)农事记录

6)技术管理要点

7种养植生产技术操作规程

 

 

长期

长期

永久

永久

长期

长期

永久

 

2、产品质量管理过程中形成的文件材料

1)产品质量标准

2)质量管理过程中形成的文件

3)质量检测和质量控制工作中形成的文件材料

4)无公害农产品基地、无公害农产品、绿色食品、有机食品认证及其他项目申报过程中形成的文件材料

永久

 

4、现代化管理和信息化建设,技术更新、新产品推广工作

重要的

一般的

 

 

永久

长期

 

5、能源管理工作

长期

 
 

产品开发与经营管理类

1产品开发过程中形成的文件材料

1)产品开发的市场调研、立项论证、开发设计时形成的文件材料

2)产品的评优与鉴定

永久

 

2、产品检验、包装

长期

 

3、产品的销售、流向

长期

 

4、产品销售市场的研究分析

长期

 

5、各种农博会、推介会

长期

 

6、宣传、广告形成材料

长期

 

7、商标注册与著名商标申报时形成的文件材料

永久

 

8、合作社网点、网站、生产、销售布局情况

长期

 

科技档案

科研类

1、科研项目的调研、申报立项

 

永久

 

2、科研项目的研究、试验

 

3、科研项目的总结、鉴定

 

4、科研项目的报奖、推广应用

 

基建类

1、基建项目的项目建议书及批复、可行性研究报告及批复、勘探、测绘招标投标文件、建设用地、征地、拆迁文件

永久

 

2、工程地质、水文勘察设计;设计报告及批复;总体规划设计;方案设计、技术设计、施工图设计

 

3、征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议、招投标文件、环保三同时、消防、卫生等文件、水、暖、电、煤气供应协议书

 

4、建筑施工文件、设备及管线安装施工文件、电气、仪表安装施工文件;竣工图

 

5、基建项目的监理文件

 

6、项目竣工验收文件

 

7、基建项目评奖、创优

 

8、基建项目的使用、维修、改建、扩建文件

 

设备仪器类

1、购置设备仪器的合同、协议

长期

 

2、设备仪器开箱验收接收记录、图样、使用说明、合格证书、装箱单及安装调试、验收材料

 

3、设备仪器运行、检查、维修记录

 

4、设备仪器改装、报废的报告方案、总结

 

会计档案

凭证类

1、本合作社的各种会计凭证

15

 

账簿类

1、本合作社的现金日记账、银行存款日记账

25

 

2、本合作社的各种总账、明细账或分户账、现金出纳帐、银行往来帐、固定资产明细帐和其他辅助帐

15

 

报表类

1、本合作社财务决算和分析报告、会计报表

年度

月、季度

 

永久

3

 
 

其它

1、会计移交清册、会计档案销毁清册等

15

 

特种载体档案

照片档案

1、各级领导、专家来本合作社指导、视察工作活动形成的照片

永久

 

2、本合作社开展重大活动、重大事件中形成的照片

 

3、本合作社各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖品等照片

 

4、反映本合作社历史、社貌的照片

 

录音录像磁介质

1、上级领导来本合作社指导、视察工作活动形成的录音、录像、光盘等

永久

 

2、本合作社召开各种会议、文化、体育、庆典活动及其他重要活动、重大事件中形成的录音、录像、光盘等

 

3、反映本合作社社史、社貌的录音、录像、光盘、软盘

 

4、各种媒体宣传本合作社时形成的光盘

 

5、本合作社在日常工作形成的具有参考利用价值的各种光盘、软盘

 

实物

1、资质凭证实物:营业执照、税务登记证、财务登记证、法人代码、国有土地使用证、房产证产权登记证、资质证、质量认证体系证书、产品检验证书、无公害农产品认定证书、商标证书、专利证书等实物材料

永久

 

2、荣誉证书材料:文明单位称号、“重合同守信用”称号、名优产品称号等实物材料

永久

 

3、年检资信材料:工商年检、税收缴纳、年度验检、资产评估、信用等级等实物材料

永久

 

4、各级领导、知名人士来本社指导、视察形成的题词、书画等

永久

 

5、其他有保存价值的各种实物

永久

 

 

 

 

 

 

 

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