徐兰珍/杭州市萧山区瓜沥镇政府综合档案室

摘  要：档案既是历史文化资源，又是重要的信息资源，要做好档案服务创新工作，首先要充分认识档案服务的重要意义。只有思想认识到位了，工作才能到位；有了创新服务观念，才能扎实推进档案服务创新工作。档案馆（室）要树立新时代档案服务的理念，拓展档案信息服务领域，大力推动传统档案服务观念向现代档案服务观念的转变，面对经济全球化和信息化技术带来的激烈竞争，要在认识上尽快适应，树立超前服务的意识。

关键词：新形势  档案工作  服务  创新

进入新世纪，人们对社会信息掌握运用的要求不断增强，社会档案意识日益提高，档案和档案工作越来越被人民群众所认识。面对这样的变化，如何跟上形势，顺应社会发展趋势，更新观念是非常重要的。要想档案工作面向社会服务，就必须解放思想，转变观念，树立全新的档案服务意识。在新形势下，档案馆（室）要结合当前发展的总体目标，找准档案工作服务的最佳切入点，进一步拓宽服务方式取代传统的服务方式，使档案工作更好地为社会提供服务。

1、档案工作服务创新的重要意义

在各项事业蓬勃发展、日新月异的今天,档案事业发展的出路在哪里?只有与时俱进、开拓创新,才能使我们的档案事业适应和服务于社会各项事业,才能使档案工作充满生机和活力,才能使档案事业可持续发展。

1.1、服务创新是档案事业发展的先导

创新是一个民族的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力，创新是档案事业充满生机活力的源泉，创新为档案事业发展带来了新的契机，档案服务创新在档案事业发展中具有先导作用，处于特殊地位。档案服务创新有力地推动着档案管理机制与管理体制的创新，促使档案管理水平与服务效率的提高。档案服务创新促使档案利用内涵的扩展。档案利用除传统的服务领域与内容得以保留外，新的服务内容、方式、范围、职能被创造出来。

1.2、服务创新可改善档案管理工作

服务创新，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

1.3、服务创新可用档案信息支持决策和管理

决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息有着独特的优势，可以发挥重要作用

1.4、服务创新可为科学研究和知识普及提供智能化服务

档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享；可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性；可提供丰富的具有地方特色的知识，进行爱国主义教育等。

2、档案创新服务的现状

2.1、具有丰富的馆（室）藏资源

以萧山区档案馆（室）为例，自2000年初开始着手数字档案室工作，然后延伸到各乡镇、行政村、社区，为基层和群众服务，目前萧山的数字档案已取得了阶段性成果。

2.1.1、按照数据库规范，建立各类档案的电子目录。本单位共建有1953-2012年本单位的党群行政、婚姻登记、户口迁移、农民建房和土地征用、干部职务任免数据库55302条记录。

2.1.2、对建立的电子目录进行校对，录入完整准确。在数字化档案室具体实施过程中，本单位档案室统一采用《杭州市萧山区数字档案馆（室）元数据编制规则》对数据库进行了修正和合并。

本单位的档案数字化工作文件扫描是委托区档案局及本档案室联合进行，所以相对规范。在校对数据库时发现有个别条目有差错和文件未上挂原件的情况，及时进行了更正，以保证数字档案室的准确性。统一了字段，修正了数据录入格式，合并档案库便水到渠成。所有案卷级合并成案卷库，所有文件级目录（除照片档案外）合并为文件库。

2.1.3、根据本单位利用要求建成了多个专题库。干部任免库、2006土地延包档案库、科技（设备、基建）库、特种载体（光盘、印章、照片、奖牌、奖杯）库、机场征迁库。从1991-2012年本单位的干部任免数据库计8063条。

如此丰富的室藏资源，相对与其他单位的档案室相比有着绝对的优势。因此本单位除了为政府服务外，加大力度面向社会，让本单位的室藏资源得以充分的利用，一方面达到档案资源共享的目的，另一方面又为当地经济建设作出了贡献。

2.2、具有先进的技术设施

本单位是全区较早将文书档案、婚姻档案等实现数字化的单位之一。领导重视，注重投入，一是依托萧山区档案馆档案数字化加工室，对以往15年的档案进行了数字化,保证了档案数字化的质量；二是充分利用区档案局培训和档案信息化建设的契机，加强宣传力度，切实增强本单位及下属村、社区广大干部职工知法、学法、守法意识，提高各级干部职工做好档案工作的责任心和自觉性。三是根据档案工作需要经费投入的加大带来了技术设备、设施的大改善，专门配备购买相关服务器材及存储设备，即计算机、一体机、照相机等硬件设施。积极开展登记备份工作，为做好档案工作做好硬件准备，为档案工作数字化创造了物质条件，为数字化档案室奠定了基础。

2.3、具有雄厚的人才队伍

开展信息服务最根本的基础是要有专业的人才队伍，没有这一必须的基础，信息服务只能是一句空话，根本无从谈起，即使勉强开展，也是事倍功半，半途而废。

本单位所属村、社区档案工作人员大多数受过专业培训，具有较专业的收集、整理和服务能力，具有管理和使用档案现代化设备的能力，是一支具有专业技能和现代化技术的高素质的工作人员队伍。目前已有40余个行政村、社区创建了数字化档案室，为在新形势下萧山档案工作服务创新打下了坚实的基础。

3、档案工作服务创新与信息电子化有机结合

档案管理工作是一门专业性较强的工作，要求档案管理人员既要有档案管理者应具备的服务意识，又要掌握现代化管理技能，只有这样，丰富的库藏资源才能得到充分利用。

3.1、档案管理不再费时费力

档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便地打印出相关的收发文单据，打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率。

3.1.1、检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。极大的减轻了工作人员的负担。

3.1.2、档案查借工作可控。传统的档案查借阅多为手工为主，费时费力、容易出错，档案管理实现信自化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。

3.2、提高整个部门的工作效率

实施档案管理的信息化后，部门管理员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，提高职能部门的工作效率。

3.3、有效的提供服务

档案管理的信息化，使科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高研究整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是各单位内部的信息中心。

4、档案信息管理工作的创新，最终决定了档案管理服务创新的必然性

档案作为发展历史的记录、知识的载体之一，汇集着大量原始、可靠的信息，具有很大的开发利用价值。档案保存着各级党委、政府带领人民群众开展各项工作的真实记录，是一个地区经济社会发展水平和文明程度的重要标志，也是以史为鉴，促进各项工作有序开展的重要基础。由于信息技术的发展，要求各级档案管理部门能够快速的提供人们想要的信息，这就要求档案的管理也走向信息化发展的道路，才能够高效、快捷的为人们提供服务。而档案工作者的任务就是科学地管理档案，有的放矢地开发档案信息资源，以满足各类人员对档案信息的需求。以单位内外的利用者为服务对象，以库藏档案信息为服务内容，以多种服务方式为手段，为档案的开发利用创造一个广阔的空间，实现档案信息资源的共享。

4.1、管理模式创新

就目前的状况而言，大部分档案馆（室）属于机关部门，大多是挂靠办公室之下的，没有独立自主的发展和决策的权利，这种管理模式已难以适应档案管理面向信息化发展的要求，也难以满足广大利用人员的服务要求。随着形势的发展，体制的改革和推进，应当改变档案管理工作的被动地位，将档案室从其他部门分离出来，独立起来，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，将对促进档案管理变革具有重要意义，也能够为广大的科研人员提供优质的服务，更能够挖掘档案的利用价值。这样才能实现档案工作的超越，呈现档案事业不断发展的前景。

4.2、管理思路的创新

目前，基层综合档案室与上级档案馆的协作大多是业务上的指导与培训、检查，由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变档案管理强调以人为本，即包括作为服务客体的用户与作为服务主体的档案管理人员。在以往的档案管理中较多注重于服务客体的读者用户的层面，认为以人为本只是指面向用户、方便用户，以用户为中心，而对服务主体的档案管理人员重视不够。建议对基层档案馆（室）在人员上的配备、档案员的级别、待遇、资金划拨、资源建设上进行协调统筹，建立行之有效的方案，为本地区的经济发展、文化建设服务。

4.2.1、档案管理理念创新。档案管理工作者必转变思想，更新观念，改变过去的以藏为主，重藏轻用，被动服务，封闭的状态，本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足人们的需求作为档案管理工作的中心环节和价值取向，以新理念和创新行为来加强档案管理，开发档案管理的新途径。把档案管理的知识化、科技化、信息化、社会化作为档案工作的管理目标，把档案管理作为一项服务行业以改变档案管理的被动局面。

4.2.2、档案管理内容创新。改变以往档案管理内容的单调性，重点突出档案管理的丰富性，要有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源，并对档案文件、资料不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

4.2.3、档案管理方式创新。改变对档案管理评价的模式，突出以服务理念为中心。以前档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定，如单纯地看档案管理场所、设备和馆（室）藏等，这大大的限制了档案管理人员的积极性。随着时代的发展和科学技术的进步，档案管理主要应看档案馆（室）对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆（室）的管理工作重心要转向对用户和档案员的管理，要最大限度地实现档案资源的开发与利用。

4.2.4、档案管理人才资源的创新。档案管理人才队伍的素质高低，决定着档案管理水平的高低，要持续加强管理人才队伍的建设，要以全方位、多层次的培养手段，确保档案管理人才队伍稳定与素质提升，推动档案管理工作向高水平发展。要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性、鼓励创新、互相理解的良好环境，努力造就一支业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员队伍。

5、结束语

总之， 随着改革开放的不断深入和经济社会的快速发展．作为社会基础管理的档案工作已经越来越多地渗透到社会生活的方方面面．特别是政府信息公开。“红头文件”供百姓查阅．更是搭建了政府机关与人民群众之间的桥梁。群众的民主意识、参与意识大大增强．他们不再满足于传统的档案利用方式．而是要求在更大范围内、更高程度上实现档案资源的社会共享。这必将引起档案信息服务方式的重大变革．走向社会、服务社会是必然的选择。因此，档案工作一定要研究新情况，适应新变化，解决新问题．寻求新发展。档案工作最大的优势就是广大的覆盖面积和高效的利用率。只有把握发展的脉搏，步入创新之路，才能找准档案工作的切入点，才能有效地促进档案事业可持续发展。以达资源共享的目的。

参考文献：

[1].“创建档案登记备份制度”入选全国档案管理与服务创新最佳案例[J].浙江档案.2011(6).

[2].创新，让古老的事业生机勃勃[J].中国档案.2011(7).

[3].王为汉.档案工作何不看远一千年[J].中国档案.2011(8).

[4].刘南山.档案工作创新的理论和实践[J].上海档案信息.