档案事业统计年报工作的问题与建议
——以绍兴档案事业统计年报工作为据


发布日期: 2015 - 10 - 08 访问次数: 信息来源: 浙江省档案学会


徐晓晴/绍兴市档案局


摘 要:档案统计工作是档案事业建设一项重要的基础性工作。2012年,国家档案局新修订的《全国档案事业统计年报制度》已经国家统计局批准执行。由于修订带来了新变化,当前档案事业统计年报工作出现的问题层出不穷。文章以绍兴档案事业统计年报工作为根据,系统分析了目前档案统计工作中主要出现的几种问题,并针对存在的问题提出相应的建议与对策。
    关键词:档案事业  统计年报  问题  建议


档案统计工作是档案事业建设一项重要的基础性工作,准确、系统、全面的统计数据是了解和掌握档案的形成、管理、利用情况和档案事业发展的重要手段。《全国档案事业统计年报制度》(部分下文简称《制度》)至1991年实行以来,经过了几次修订,最近一次是在2012年。本次修订涉及到填报单位范围的扩大、报表版式的更改、填报数据的增加、填报软件的更新等诸多变化,与往年的填报工作有较大区别。笔者刚好参与了修订后最近两年的绍兴市档案事业统计年报工作,发现由于修订带来的新变化,使得当前档案统计工作出现的问题层出不穷,严重影响了档案统计年报的质量。为此,本文以绍兴档案事业统计年报工作现状为根据,系统分析了目前档案统计工作中主要出现的几种问题,并针对存在的问题提出相应的建议与对策。

1、我市档案事业统计年报工作的现状

在《全国档案事业统计年报制度》修订以前,各市、县(市、区)档案局每年只需填报与本级局、馆相关的档基表,也就是档案行政管理部门基本情况年报(档基1表)和档案馆基本情况年报(档基2表),而档案专业教育基本情况年报(档基4表)只要求市档案局填报,国家综合档案馆基本建设情况年报(档基6表)只要求当年度有基建工程的市、县(市、区)档案馆填报。由于统计年报涉及的报表种类不多,涉及的报表数据也只限于自己局、馆范围内,易于掌握和控制,所以早些年,绍兴地区的统计年报无论在报送时间上也好,还是年报质量上也好,都是排在全省前列。

2012年,《全国档案事业统计年报制度》修订以后,填报单位的范围扩大到县直以上机关、人民团体、民主党派,县属以上国有企业和事业单位,高等院校,也就是档案室基本情况年报(档基3表)也需要各级档案局收集、汇总。虽然修订后第一年,省局只要求报送机关、人民团体和民主党派,但我局为全方位了解和掌握基层档案室基本情况,要求市级的企事业单位以及高等院校也要参加档案事业统计年报工作,填报单位数量迅速由个位数增加到十位数、百位数。面对一家家单位的提问与咨询、指导与解释、审核与修改,对于各级档案局负责统计年报的工作人员来说,工作压力和工作强度可想而知。另外,由于新型载体档案数量在不断增多,报表版式也发生了更改。数字档案单独拎出来,作为附表统计,所以一些报表指标比修订前更加细化了,要填报数据也有所增加了。对于有些指标的认识,在修订前后就会产生理解上的偏差,造成数据前后不一、套接不上。再加上时间紧迫、人手不够,各种原因,导致近一年我市的统计年报质量有所下降。

2、档案事业统计年报工作普遍存在的问题

纵观我市的档案事业统计年报工作,存在的问题大大小小。这些问题罗列出来,大致可以归纳为以下三种情况:

2.1、统计制度或者说统计表格内容设计上存在的问题

2.1.1、填报范围不明确。如果说县直以上机关、人民团体、民主党派,这些单位的范畴还比较容易把握的话,那么县属以上国有企业和事业单位就不那么容易了。例如,国有企业可以分国有独资、国有控股、国有相对控股几大类;事业单位可以是一级事业单位、二级事业单位,学校、医院、文旅系统下好多都是事业单位,范围可大可小,对于是哪些国有企业、哪些事业单位要列入统计范围,统计制度上或是上一级来文上都没有明确的指明,导致下一级统计工作无所适从,开展不下去。

2.1.2、概念定义不明确。例如,如何界定“专职”与“兼职”。制度中的指标解释是这样定义的:“现有全部专职人员”指本单位专门从事档案工作的在职职工。“兼职人员”指本单位兼做档案工作的在职职工。对于基层档案室来说,档案员几乎都是兼做档案工作的,档案工作只是他们其中一部分工作而已,所以如果没有具体声明过,一般单位都是填报“兼职人员”。这样一来,就反映不出基层档案员的年龄层次、性别比例、文化程度了。又例如,如何界定“归档电子文件”。好多单位填报年报时来问,他们没有使用办公自动化系统,文书纸质流转外还有Word电子版保留在电脑里,这个算不算归档电子文件?《制度》对电子文件是这样解释的,“电子文件”是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。而“归档电子文件”,指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。至于如何保存,要达到怎样的保存要求才符合归档电子文件,《制度》上都没有明确说明。按照这样的理解,似乎电脑里保存下来的Word版文件也可以算归档电子文件,但是一旦这些文件都当作档案统计进来,数字档案的真实性、完整性、安全性就大打折扣了。

2.1.3、部分计量单位不易统计,类似排架长度的“米”、“GB”、“幅”。经常碰到一些单位来问,排架米数怎么测量,是拿皮尺一排排去量吗?“GB”大小怎么统计,从电脑哪里可以看?“幅”是指扫描的页数吗?委托别人扫描可能还会计“页”收费,知道多少幅,可自己扫描,扫完算数,谁会去统计页数啊,等等。要说《制度》使用这些计量单位,本意是好的,因为这些计量单位能更加具体形象的反映出馆(室)藏量的多少与数字档案存储容量的大小。但是当统计报表把这些无从下手、测量困难的计量单位设计上去,同时又没有好的办法或计算工具提供给统计者,势必会引起抱怨,并造成数据上的造假、乱填现象。

2.1.4、照片档案统计混乱。在还没有出现数码照片以前,传统的照片档案是按冲洗出来的纸质照片计算的,其数量统计非常简单。随着数码相机的普及和数字化扫描业务的开展,数字照片数量急剧增长,如何区分统计?就拿档基3表(包括3表附表)来说,同样室存照片,就有三处地方要填,一处是3表室存档案里的“照片档案”,一处是3表附表归档电子文件里的“数码照片”,还有一处是数字化室存档案里的“照片档案”。最后一处的“照片档案”还比较容易理解,就是纸质照片经扫描转化成的数字化照片。但如何区分前两者,《制度》仅对第一处“照片档案”做了简单解释,指专门集中保管的照片档案,与其它档案一起立卷保管的照片档案不计在内。这里所谓的“照片档案”,是仅指纸质照片呢,还是也可以指数码照片档案,《制度》都没有详细说明。有些单位填报上来,上面说到的三个数据都是一样的,或者其中一样“数码照片”数量特别大,只要是数码相机拍的都统计进去了。当出现这些情况,年报的审核者就要仔细推敲一下,考虑实际情况是否真的这样,填报者有没有混淆概念或者根本就不理解概念等等。

2.2、统计软件存在的问题

2.2.1、在同一个档案事业统计年报信息管理系统里,不同年度的年报数据是保存在不同任务年度的,年度之间没有任何数据关联。这样导致在填报当年年报时,无法看到上一年度的统计数据,更加无法与上一年度的数据作出自动比对,需切换当前任务或拿出去年的纸质报表,做人工校对才能进行审核,这就给统计者或者审核者带来了不少麻烦,增添工作量。

2.2.2、软件在程序设计时,套用公式来进行自动审核,但有时公式过于死板,一旦出现特殊情况,审核结果未必都准确。例如,软件在设计时定义“室存档案”的数量一定是大于等于“本年接收档案”的数量,且《制度》里也同时规定“室存档案”包括“本年接收档案”,不包括“本年向档案馆移交档案”、“本年移出档案”和“本年销毁档案”。可是我们在实际填报时会碰到这样一种特殊情况:某个室藏为零的单位,在填报年度又把当年的全部接收进来的档案都移交给档案馆了,照理“本年接收”和“本年移交”的地方都填上一样的数据,室存为零,空着不填。可是这样的填法到最后,系统总是以“本年接收档案大于室藏总数”为由,使审核通不过,导致年报报送不出。

2.2.3、软件并不是对每一处数据都能做到严格审核,档基3表附表审核的严谨性就大大小于正表。例如,数字化室存档案中的“纸质档案”计量单位有“幅”又有“GB”,在填报时如果只选一种单位,也是能顺利通过审核的。大家就普遍省去了计算更为复杂的“幅”,使得汇总后一个地区的总量“幅”很小。又例如,附表最后的“本年利用数字档案”没有自带公式检查功能,利用种类和利用目的的分件次填写有数据,总人次和总件次不填或者不等于分件次的总和,也能通过审核。

2.3、统计涉及到的人的问题

2.3.1、统计年报的填表人的问题,主要表现在①概念混淆。例如“全宗”与“全宗卷”辨别不清。全宗是指一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体,一般情况下,一个单位形成的所有档案算一个全宗。而全宗卷是指由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。根据DA/T 12—2012新行业标准,一般分为全宗(馆藏)介绍类、档案收集类、档案整理类、档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类和综合全宗类这9大类,整理时按类分卷。许多单位在填写统计年报的“全宗”时往往把“全宗卷”的卷数当作“全宗”数填上了。又如,“底片”与“底图”混淆,把照片的底片当作晒蓝图的底图统计了。②不在上年基础上填报,统计缺乏连续性。有些统计报表的数据,比如室存档案数量,在没有移交、销毁等情况下,一般是去年的室存数加上今年的接收数。但审核时我们经常会发现,本年的室存数与去年对比套不上。有些单位是因为统计软件重新升级或安装后,丢掉了上一年的电子数据,纸质年报又没留底;有些单位因为档案员调动频繁,新老档案员之间没有交接好,新档案员无奈只能重新统计;有些单位既没有丢失数据,也没有换档案员,而是因为对一些指标的含义没有准确把握,上一年的数据本身就统计错误,今年更正过来后,造成前后两年数据有出入了。③填报不仔细。统计年报表中有好些计量单位是带“万”的,经费多少“万元”,机读目录多少“万条”等等,类似这些指标在填写时要小数点进四位,四舍五入保留两位小数。例如,50000条文件级机读目录,填到表里就是“5.00”万条。但是就有一些档案员,在填表时粗心大意,没有注意到这一点,填上来却是“50000万条”,凭空多了1万倍出来,严重影响数据的准确性。

2.3.2、统计年报的审核人的问题,把关不严,口径不一。各级档案行政管理部门作为基层统计年报数据的收集者、汇总者,担当着对本级或下级各类统计数据审核的职责,审核一关如果松懈,势必造成整体汇总数据的混乱。有些地区档案部门的统计年报工作全由办公室一人承担,平时琐碎杂事就忙的不可开交,无暇顾及统计,所以为贪图快捷,把既定目标单位的数据不经审核收上来汇总,就当完成任务;有些办公室工作人员文字功底是很强,但档案业务知识并不专业,想审核也审核不出一个所以然来;有些地区负责统计工作的人员不停的更换,自己对统计软件和统计知识还在了解和学习过程中,不用说去指导和审核下面单位的统计数据了。另外新老统计员交接不清,每个人对统计指标的理解不一样,造成统计口径不统一,使得交替两年前后的统计数据有偏差。

3、对于档案事业统计年报工作的一些建议

上述这些问题的存在,已经大大影响了档案事业统计年报的质量。如何解决这些问题,笔者认为应该从以下几方面着手。

3.1、统计年报制度有待进一步完善与规范

档案事业统计年报制度是确保统计数据真实准确的有力保障。制度是行动的指南,如果制度不明确,里面的指标解释模凌两可,填报内容的设计缺乏实际可操作性,档案统计工作就会陷入无序状态。要想使统计工作标准化、规范化,就需进一步完善现有的统计年报制度,明确填报范围,科学合理的设定统计内容,提供简明易懂的统计方法。各项指标解释清晰、口径统一。关于如何界定“专职”与“兼职”,笔者看来在本单位负责档案工作即使身兼数职也应算作“专职”,而在单位内部的档案管理网络中处于协助专职档案员完成档案收集、整理、归档的各部门兼职档案员才算是“兼职”。关于“归档电子文件”,笔者更偏向使用“电子档案”一词。一是由于作为档案事业的统计年报,使用“电子档案”更符合档案部门的职能和特色;二是由于“电子档案”的概念范畴比“电子文件”要小,相对来说,更方便统计。在刚刚出台的《电子档案移交与接收办法》中就对电子档案的移交做出了具体要求,包括对电子档案的元数据、文件格式、封装与加密等都做出了明确规定,电子档案在准确、完整、可用、安全性上比电子文件更胜一筹,统计也更有价值。关于“照片档案”的理解,笔者认为照片档案是个广义的概念,应包含纸质照片、数码照片和数字化扫描照片,对于同一个保管单位来说,同一画面的照片如果纸质、数码、扫描其中两种或三种形式都有,统计时只能算一张。而且并不是数码相机拍的所有照片都是数码照片档案,有保存价值的才能作为档案归档;也不是有多少数码照片档案都冲洗出多少纸质照片,根据《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》,保管期限为永久和长期的数码照片才必需要冲洗出来。明确了这些概念,才能正确填写各类照片数量。

3.2、统计年报软件有待继续改进与优化

在全国档案系统内推广使用的《全国档案事业统计年报信息管理系统》,是配合年报制度、提高档案统计工作现代化水平的强有力手段。统计软件设计的好,统计工作不仅能轻松快捷,而且报表数据也能准确有效。作为统计年报软件的设计单位,平时要注意对各地区、各系统、各部门单位软件使用情况进行调查,及时接收各种问题反馈,做好相应的改进和提高。要完善软件的审核功能,增加当年统计数据与上年数据的自动对比审核功能,增加各种数据的检测方法,提高系统自动审核的正确率,从而带动统计工作的效率,提升档案统计数据的质量。

3.3、档案行政管理部门要认真组织档案统计年报工作

档案事业统计年报工作是一项繁琐细致的工作,各级档案行政管理部门必须严格规范要求,认真组织实施,保证落实到位。

3.3.1、明确职责范围,分工合理到位。档案行政管理部门在落实档案统计年报这项工作时,一向交给办公室人员去做,新制度填报范围的一扩大,有些地区就交给业务指导科室的同志去做,有的甚至是谁空谁来做,统计工作没有明确稳定的部署与安排。个人认为档案行政部门的统计工作是项综合性工作,归口到办公室职能范畴下比较合理。办公室指定一人作为统计年报工作的总负责人、牵头人,负责数据的最终的汇总、审核和上报,各类基表可以根据不同内容由相应科室的人负责收集或填报,并对相应数据的准确性负责。涉及机构、人员、经费的表仍由办公室填写,涉及馆藏数据的表由保管利用科室人员填写,而涉及室藏数据的档基3表的收集、审核与汇总则由与基层档案室接触更多的业务指导科室人员来承担。办公室统一指挥,保持了原有统计工作的连贯性,各科室协助参与,又分担了一个人来不及做的任务,一个良好的工作布局,对统计工作是有很大帮助的。

3.3.2、加强培训指导,提升统计水平。对于基层来说,档案统计年报工作还是近两年出现的新事物,无论是统计制度上的理解,还是统计软件上的操作,都存在欠缺和不熟练。有条件的档案行政部门要积极开展档案统计年报业务培训,对于电话、网络的咨询提问,要仔细耐心讲解,编制通俗易懂的操作步骤放到共享平台,尽可能周到地为基层档案统计者提供指导和帮助,从而提升他们的统计水平。

3.3.3、加强数据审核,确保数据准确。在逐级上报过程中,负责统计工作的人员要强化质量意识,严把数据质量关,对统计数据要进行认真地审核,尤其对一些上下年度之间有关联的数据更要格外留意,对超出正常增减范畴的数据要一一核实,最大限度地减少统计误差,确保数据的准确。

4、加强统计工作的责任心,不断提高自身的统计素质

作为档案统计年报的填报者,要充分认识统计工作的重要性,进一步加强做好档案统计年报的责任心,准确填写单位类别代码,弄懂指标含义,把握标准,仔细填写,认真核查,不断加强档案理论知识和统计业务知识,以提高自身的统计素质来不断提高统计年报的质量。

以上是本人对目前档案事业统计年报工作中存在问题的一些总结和建议,希望对有关部门和相关统计人员能起到一定的借鉴作用。今后,各级各部门单位要继续重视档案统计年报工作,认真贯彻实施统计年报制度,以认真负责的态度做好档案统计工作,努力提高数据质量,为发展档案事业做出应有的贡献。





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