数字档案馆移动服务研究


发布日期: 2015 - 10 - 08 访问次数: 信息来源: 浙江省档案学会


许萍/浙江省交通干部学校


摘  要:随着移动服务在图书馆领域的普及和应用,数字档案馆移动服务作为一种新型的服务方式也日益受到关注。本文在介绍数字档案馆移动服务含义的基础上,分析了开展移动服务的可行性和意义,提出了相应的优化策略。

关键词:数字档案馆  移动服务


1、引言

21世纪,人类进入了后PC时代。“后PC时代”是指将计算机、通信和消费产品的技术结合起来,以3C产品的形式(即通讯产品(Communication)、消费类电子产品(Consumer)、电脑产品(Computer))通过Internet进入家庭。用户不仅可以使用个人计算机实现上网功能,手机、掌上电脑等移动设备也可支持上网,实现信息的在线获取。《移动终端白皮书(2012)》中指出:2011年,全球的智能终端、智能手机和平板电脑的出货量与销售已经超过了PC和笔记本电脑的数量。2011 年,我国移动智能终端出货量超过1.1亿部,超过2011年之前我国历年移动智能终端出货量的总和

在这种环境下,各种移动信息服务应运而生。档案界也开始加强对数字档案馆移动服务的关注。但目前,数字档案馆移动服务在理论研究和实践应用上仍处于初步摸索阶段。第一,关于档案馆移动服务的文献数量少。通过cnki数据库在中国学术文献网络出版总库中以“图书馆+移动”作为关键词检索有664条记录,但以“档案馆+移动”作为关键词检索,仅出现4篇文献,可见对于数字档案馆移动服务研究缺乏关注。第二,档案馆移动服务研究内容单一。国内学者仅仅对其概念进行介绍、分析其意义和作用,并简单对其服务方式进行分类介绍,而并未对档案馆的移动服务进行深入研究。第三,实践应用少且服务层次低。国内一些档案馆开通了短信平台,如2006年5月22日,贵州省档案局(馆)宣布开通手机短信查询档案和现行文件目录的业务功能。但目前在档案查询服务方面仅提供一些初级服务,如短信查询档案目录,档案讯息的简单发布等,且以目录信息为主,全文信息较少。

2、数字档案馆移动服务的含义

2.1、移动服务含义

移动服务(mobile service),也叫做移动信息服务,是无线移动服务与空间信息技术的结合。是指在移动环境下,利用GIS 技术、空间定位技术和网络通信技术,随时随地为移动对象提供基于空间地理位置的各种信息服务, 满足了人们对信息实时化的要求—— “Any where Anytime Accessing”。档案馆的移动服务是指用户不受时间和空间限制,通过手机、平板电脑等移动终端设备,方便、快捷地获得档案信息资源的一种新型的服务。用户可以通过移动设备终端来实现档案信息查询、档案信息咨询等。

2.2、档案馆移动服务内涵

档案馆移动服务的内涵包括了三层涵义:①数字档案馆移动服务是发生在用户、档案服务人员、档案馆、档案信息资源、档案信息服务系统之间的面向移动环境下的一种档案信息服务。②档案信息获取方式的便捷性和及时性。用户使用个人电脑访问数字档案馆,必须要个人电脑和互联网允许访问都同时满足才能获取档案信息。而在移动服务中,当用户产生了信息需求时,只需要打开随身携带的移动设备,通过无线网络获取即可所需档案信息,移动服务具有便捷、及时的特点。③数字档案馆移动服务是数字档案馆服务在移动领域的延伸。数字档案馆移动服务依托于数字档案馆而产生,但档案馆移动服务不等同于在移动设备上建立“手机数字档案馆”,手机档案馆只是档案馆移动服务的一部分。因此,档案馆移动服务是指一种通过移动设备无缝获取档案服务的方式,它可以通过短信、通过移动网络连入档案网站、通过下载软件客户端获取档案资源,甚至是通过定位技术告诉用户附近的实体档案馆在哪里。

3、数字档案馆移动服务可行性和意义

档案界已经开始尝试开展数字档案馆移动服务,但由于档案的保密性、利用率低等原因,移动服务并未在档案领域中大规模开展,随着公民对档案信息需求的不断增加,开展档案馆移动服务成为一种趋势。

3.1、可行性

科学技术的发展,公民知情权的增强以及档案开展远程服务的需要都为数字档案馆移动服务的开展提供了可行性。

3.1.1、技术基础——移动通信、云计算等技术的发展。2013年上半年电信业统计公报中指出我国手机用户总数达11.76亿户,3G移动电话用户净增8606.6万户,超过去年全年净增量80%,总数达3.19亿户。移动电话普及率达87.1部/百人;北京、上海、广东、浙江、福建和内蒙古等六省市移动用户普及率超过100部/百人,部分省市达到160部/百人。庞大的用户群促进了移动通信技术、云计算等技术的快速发展。档案馆中相当多的数字化档案是以图片,音频,视频等大容量格式存在,如何存储并传输这些数据是一个技术性问题。3G 通讯技术支持处理多媒体并将数据高速传输,实现全球无缝覆盖和无线漫游提供高速上网、数据下载、信息搜索、视频电话、全球定位、电子商务等多种信息服务。云计算是一种通过互联网,以服务的方式提供动态可伸缩的虚拟化的资源的计算模式,云计算的优势在于能够进行海量数据的储存,大大减少用户移动终端设备的压力。档案馆可将公开的数字档案信息上传到“云”中,用户仅需将便携移动终端设备通过浏览器接入云端服务器即可获取档案资源。3G移动通信技术和云计算的发展为数字档案馆移动服务的发展提供了技术基础。

3.1.2、内在需求——用户对档案信息需求的日益增长。用户对档案信息的需求主要体现在两个方面:①用户获取政府公开信息的需求。近年来随着电子政务的大力实施,公众对于政府信息公开的需求也越来越强烈。2008年《中华人民共和国政府信息公开条例》中明确规定,国家档案馆需要设置政府信息查阅场所以便于公众获取公开的政府信息。因此,后PC时代环境下的数字档案馆应充分利用web2.0技术,与移动通讯技术相结合,开展移动服务,拓宽档案传播和利用服务方式。②获取民生档案的需求。民生档案是指机关、社会组织和个人形成的与公众利益直接相关的,在劳动就业、社会保障、医疗教育、食品安全等民生领域中形成的档案。因为这些档案与公众利益息息相关,用户使用民生档案的机率也不断升高。但仅仅依靠个人电脑使用档案远程查询并没有像使用移动设备一样突破时间和空间的限制,因此公众迫切需要数字档案馆提供移动服务。

3.2、意义

数字档案馆移动服务作为一种新型的服务模式,具有重要的现实意义。

3.2.1、拓宽了档案信息的获取渠道。用户从档案馆获取信息一般通过两种方式:①到馆来访。这是最传统的服务方式,档案馆通过提供档案的复印件来满足用户需求。②访问数字档案馆。用户通过个人电脑浏览档案信息门户网站或访问数字档案馆直接在线获取档案信息。数字档案馆的产生和应用,使用户获取档案信息资源的便利程度得到了较大的提升。但是,数字档案馆仍然不能使用户无缝地使用档案馆信息服务。而移动服务的应用,使得用户可以不用在固定地点,当用户产生信息需求,即可直接使用手机获取相关资源。不论是发送短信,使用手机接入档案网站,还是打开下载的手机客户端,都可以随时随地获得即时信息。

3.2.2、转变以往被动的服务方式。档案馆移动服务模式并不是简单地将数字档案馆搬到了移动终端上,移动服务的重要意义更在于改变档案馆原来被动的服务模式。移动终端设备的特性之一是具有交互性。在WAP2.0形态下、通过3G技术等新兴技术的支持用户通过手机等移动设备可以与档案馆以及档案馆工作人员进行及时交流,这种交流既包括终端聊天工具的交流,也包括将部分档案馆咨询服务人员的号码告知用户,使用户与服务人员直接进行交流;档案馆还可以进行用户通过调查哪一种档案利用率最高,可以加大对这类档案信息资的开发,将用户感兴趣的档案基本知识、档案业界动态、珍贵老档案等主动推送给用户,并允许用户对所推送的内容进行评论。档案馆也开通官方微博或博客,进行用户体验服务调查,了解用户的真实感受。档案馆不再只是被动地等待用户提出信息需求,而是去分析用户的需求,并主动将信息推送。

3.2.3、拉近档案馆与用户的距离。图书馆与档案馆同样作为公益文化事业单位,但大众对图书馆的熟悉感和亲切感远胜于档案馆。图书馆通过开展各类贴近用户生活、个性化或趣味性的活动,提高用户忠诚度,与用户之间形成了一种稳定、平等的互动关系。而用户提到档案馆,则认为档案馆的氛围更严肃,档案仍然主要发挥凭证作用,如果用户没有实际需要不会到馆访问,档案服务被认为是一种“高门槛”服务。通过推出档案馆移动服务,用户可以在任何需要获取档案信息资源的时候,都能通过随身携带的移动设备获取档案信息资源,不必花费大量时间在交通往返上。档案馆结合用户的检索历史、习惯等为用户推送所需信息,体现档案馆对用户的重视,拉近与用户的距离,提高用户忠诚度。

4、数字档案馆移动服务优化策略

4.1、树立以用户需求为中心的服务理念,加强数字档案馆移动服务宣传

树立正确的服务理念是开展档案移动服务的基础。建立以用户需求为导向的服务理念,有助于提高档案利用率,提高用户忠诚度。如何让用户知晓并使用移动服务,是数字档案馆移动服务中的一个重要问题。第一,在档案馆门户网站的导航中,加入“移动服务”或“移动档案馆”一栏,或在网站首页滚动播放档案馆开通移动服务的通告。第二,当开发新的移动档案馆服务系统时,采取新闻发布的形式让公众知晓。如量子伟业的P9移动档案系统即第一时间在网上发布。第三,高校档案馆可以和采取高校图书馆合作的方式,在图书馆宣传移动服务的同时,也将档案馆移动服务进行宣传。高校档案馆可以在本校图书馆内定期举行展览,吸引师生目光,并将二维码嵌入在展板上,用户通过扫描就可以下载档案馆客户端软件。

4.2、加大档案信息资源开发的深度,结合特色馆藏开展移动服务

优质的档案馆移动服务不仅包括丰富多样的服务方式,还需要有丰富的档案信息资源。目前档案馆公布的信息和档案,大部分仍是党政信息。档案信息资源缺乏一些能够吸引用户眼球的内容,简单地把数字化档案公布在网站上并没有做到有效地开发信息资源。档案信息资源的建设除了将传统档案进行数字化之外,还可以将博物馆、图书馆以及其他一些文化事业单位公开的信息资源进行链接共享。另外还需加大信息资源开发的深度,提升档案的利用价值,让人们更生动地感受到档案的历史凭证作用。如英国国家档案馆和英国REVELMOB公司和斯提克斯研究中心联合开发的“古币价值转换系统”(old money),能够利用英国国家档案馆馆藏的古代价格数据将古代货币单位转换为当前通用货币单位,iphone,ipod touch手机用户可以付费下载使用。不同区域的数字档案馆都应有其特色馆藏,档案馆应将这些馆藏充分开发,以专题形式发布,起到历史教育意义。如我国一些文化古都,可以以大量古城风貌的档案图片集合,形成一个专题展览或者做成文化旅游视频。

4.3、加强档案服务人员素养,提升移动服务质量

数字档案馆移动服务的良好运行,除了依靠先进的技术之外,档案服务人员的素养也起到了重要的作用。为了加强档案服务人员的素养,可以从以下几个方面着手。第一,选择合适的档案馆服务人员。移动档案馆服务人员首先应该熟悉馆藏和档案业务,这是最基本的要求。其次需要合理的知识结构和具有较强的学习能力。最后需要具有一定的服务经验,并不是所有档案馆的工作人员都能胜任档案服务工作,档案服务工作需要服务人员有良好的沟通能力,并且能够挖掘用户潜在需求。第二,对服务人员进行培训。根据数字档案馆移动服务的发展目标和要求、各种档案信息服务的要求等制定培养计划。通过开展国内外档案馆移动服务工作交流研讨会、与从事图书馆移动服务人员的交流研讨会、以及其他各类讲座等形式对档案服务人员进行继续教育培训。第三,对档案服务人员进行定期考核。考核的内容包括两个方面:一是关于服务人员业务知识和工作能力的考核,二是用户反馈。服务人员的服务质量到底如何,用户是直接的感受者。因此开展用户满意度调查,也利于了解用户对档案馆移动服务的真实评价。例如,对于利用手机短信或者利用及时交流工具进行的档案咨询服务时,服务人员的态度如何,是否帮助用户解决了问题等,都可以让用户做出评价,作为对档案服务人员的考核。

5、结语与展望

数字档案馆移动服务作为一个新生事物,不仅学者对档案馆移动服务的理论研究缺乏,我国档案馆移动服务的实践应用也仅在摸索阶段。随着用户信息需求的增长,在通信技术、云计算技术等技术的高速发展下,档案馆移动服务的开展具有一定可行性,开展数字档案馆移动服务为用户提供了获取档案信息的泛在化方式,用户与档案馆在服务过程中能够方便地互动交流,拉近档案馆与用户的距离。本文提出了数字档案馆移动服务模式,从用户层、服务平台层、服务内容层、服务资源层、技术支撑层五个功能模块对移动服务模式进行阐述,并提出了3种优化策略。数字档案馆移动服务是数字档案馆将服务范围延伸到移动领域,是对数字档案馆的补充和发展。未来,数字档案馆移动服务方式和内容将越加丰富,拓宽用户获取档案信息的方式。


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