浅谈核电文档一体化管理中的前端控制


发布日期: 2015 - 10 - 08 访问次数: 信息来源: 浙江省档案学会


何洪强/中核核电运行有限公司信息文档中心


摘  要:核电企业文档管理普遍采用一体化模式,但同样地文档一体化模式下的具体工作内涵却不尽相同,实施效果也各有千秋。本文认为核电文档一体化成功实施的关键在于其前端控制,并从文档工作的架构控制、文档管理的流程控制和文档业务的内容控制这三个层面进行了论述。

关键词:核电文档  一体化  控制


引言

进入新世纪以来,随着我国核电建设的发展及相互交流的增多,在档案管理领域推行文档一体化模式基本上已成为共识,在此基础上,中核集团档案馆已组织编制并颁布了《核电电子文件档案管理要求》、《核电电子文件元数据》、《核电档案分类及其编码规则》和《核电文档管理系统功能要求》等四项管理标准,基本确立了中核核电建设项目文档管理的标准化技术基础。然而,考察现有已建和在建核电站,同样地文档一体化模式下的具体工作内涵却不尽相同,实施效果也各有千秋。形成这种特点或者说状况的原因有很多,但笔者认为,这主要还在于各家在文档管理方面实际所能控制和使用的资源条件,以及如何控制和使用这些资源条件上。对一个核企业来说,这些资源条件还不仅仅是指有多少人力和财力投入了文档工作,而是更多表现在体制上、管理上和认识上,换句话说,核电文档一体化管理成功实施的关键在于其前端控制。透过秦山三核坎杜主工程及配套项目档案管理的经历和经验,笔者尝试从文档工作的架构控制、文档管理的流程控制和文档业务的内容控制这三个层面,谈一谈自己的认识和体会,以期与同行交流。

1、架构控制——宏观层面的控制

一个软件系统的开发,首先需要确定的就是系统架构模式,即系统的基本结构组织或纲要。IT行业有一类很重要的职业就是架构师,其主要任务不是从事具体的软件程序的编写,而是从事更高层次的开发构架工作,是在一个软件项目开发过程中,将客户的需求转换为规范的开发计划及文本,并制定这个项目的总体架构,指导整个开发团队完成这个计划,因此其工作的好坏往往决定了整个软件开发项目的成败。在核电站,一个核电项目从规划准备阶段到建造阶段、再到电站运行阶段,其文档工作从全局、全过程来看同样存在着架构模式。纵观我国核工业建设历程,早先的工程特别是重大工程的建设,一般是先由建设单位(工程指挥部)负责项目建设,完成后整体移交运营公司(生产厂),这一体制下理想的文档工作模式就是“统一指导、分段管理”;随着核电企业股份制治理的出现,文档一体化管理模式应运而生;而现阶段中核集团公司在新建核电项目中普遍采用EPC管理,这一体制不可避免对原有的核电文档一体化管理模式带来新的挑战,一定意义上似乎形成了某种螺旋式回归。

当然核电建设与软件开发还是有很大不同,不可能有一个“架构师”存在,而主要是取决于体制设计,并以合同的形式表现出来。虽然如此,由于EPC模式在我国还是个新生事物,业主和工程公司之间包括文档管理在内的诸多方面的工作内涵和外延、以及双方的责任边界都有待进一步磨合。在这方面,福清核电有限公司与工程公司组成联合文档管理中心,并取得了节段性成果。笔者认为,这也是文档一体化在EPC模式下的一项有益探索和尝试,具有一定的推广价值。

2、流程控制——中观层面的控制

基于文件生命周期理论的文档一体化,其核心内容就文档的流程管理。对一个企业来说,一般流程管理主要是对企业内部改革,改变企业职能管理机构重叠、中间层次多、流程不闭环等,使每个流程可从头至尾由一个职能机构管理,做到机构不重叠、业务不重复,达到缩短流程周期、提高运行效率、节约运作成本的作用。文档一体化也即是从文档管理的全局出发,实现从文件生成、办理一直到归档的全过程管理,保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性,从文件到档案的过程可追溯性。

文档一体化的流程控制,就是要按照核电站建造和运行工作的各项活动 “事前有依据”、“事中有记录”、“事后有证明”的质量保证理念和要求,以程序化、模版化为手段,并借助信息化工具,强化节点监控,有效地保证文件产生、流转、归档、利用、统计等各项业务形成一个有序的整体。从而达到文件处理精练化、完成案卷系统化、查找利用平台化、业务整体最优化的目标。

值得注意的是,流程控制的具体内容应随企业内部运作和外部环境的变化而变化,通过不断微调才能达到优化的效果。如秦山三核在工程建造期间的文档一体化管理主要坚持四个统一,即:统一的机构,公司所有的正式收发文(行政性红头文件除外)都必须统一由一个部门(信息文档处)处理,各职能部门根据需要设立专职或兼职资料员,在业务上接受信息文档处的指导和监督;统一的政策,公司任何涉及文档工作内容的管理程序都由信息文档处制定或经信息文档处会签认可;统一的标准:自文件编制产生开始,在收发、复制、整理、分类和使用等各个环节中,均充分考虑最终归档的需要;统一的软件,搭建完善、统一的计算机网络管理平台。这“四个统一”的控制措施有效保证了工程建设期间包括业主自身在内各承包商文档管理的规范性和一致性,保证了竣工资料和竣工图纸编制的齐全、完整、准确和系统,并顺利通过了国家档案专项验收。但是,随着电站项目进入生产运行阶段,公司管理层乃至决策层对文档工作的关注点和兴趣点更多转移到现行文件的使用便利和档案的服务功能上,为此近年来文档人员先后开展了生产文件优化管理、对标管理等多项管理改进课题的研究和实践,并积极准备开发新一代“文档一体化信息管理平台”。虽然如此,这些活动也都取得了一定的成效,但在满足管理层的要求方面仍有很多工作要做。

3、内容控制——微观层面的控制

相比较而言,对具体文件的编制、流转、归档、利用、统计等进行规范,是文档人员的本质工作,也是真正可充分发挥行业能动性的领域。由于核电站的技术高度密集性及对安全的严格要求,国际国内的每一个核电运营单位均建立有严格的质量保证体系。我国核安全法规《核电厂质量保证安全规定》(HAF003)和导则《核电厂质量保证记录制度》(HAD003/04)要求核电厂“有秩序地建立和保持记录制度,以证明对核电厂质量有影响的各项活动已按规定要求完成,并已达到和保持所要求的质量”。因此,文档内容控制也是满足核安全法规所必须的。一般来说,文档内容控制主要体现在以下几个方面:

3.1、文件编码控制

整个核电站的文件产生和流转系统是十分庞杂的。为便于对海量的文件信息进行统一管理,核电站业主有必要对各类文件的编码作出规定,使每一份文件都有一个唯一的编码标识。明确业主及各级承包商在完成项目合同的过程中,对所有将提交业主的文件(包括现场施工中产生的各种记录)也必须遵从业主的文件编码规定。

3.2、文件模版控制

针对文件产生目的、应用功能、应用范围和应用对象的不同,预先确定编制文件的封面格式及内容和章节顺序,包括对单位名称、文件题名、文件编码、版次和状态、签署和日期、以及编制说明等要素的编写方式、编写位置和字体字号等相应的标准和要求。

3.3、文件编、审、批控制

明确各类文件的编、审、批人员的资格权限,确保所编制的文件完整、正确、适用和有效。只有编、审、批正确和齐全的文件才能进行分发和使用。

3.4、文件收发控制

文件的收发应由专人负责,收发文件要履行必要的手续,并形成文件收发记录。分发文件要有分发标记,对“受控”文件还要加盖“受控”文件章;接收文件要进行必要的检查,对不符合接收要求的文件,则应退回提交人予以纠正。

3.5、更改控制

文件的更改必须按规定的程序进行。更改后的文件要重新履行审批手续。文件更改后,要将更改部分或最新版本按原文件的分发范围及时发送至所有相关部门或人员。对以“受控”方式分发的文件,还要收回作废版本或加盖作废章,以防止使用过时或不合适的文件。

3.6、文件状态和版本控制

同一主题、同一编码的文件在不同的“发育”阶段有不同的状态,这在我国一般的文件工作中也经常遇到,如“草稿”、“试行稿”、“定稿”、“正本”等。在秦山三核建造和运行中的文件一般处于下述几种状态:

—初步(Preliminary):文件处于概念设计审查或预备执行阶段,等待最终批准。通常发生在文件编制单位批准后,报买方或业主审查认可的情况。

—执行(Release for Construction):文件已获最终批准,可直接在现场建造和运行工作中使用。

—信息(Information):信息性、参考性文件,一般只起说明和解释的作用,主要用于工程技术人员掌握工程概况,了解相关背景和知识。

—竣工(As-Built):在工程项目或子项的建造活动中,某项工作如土建、安装、管道制作、调试等已完工,相应文件资料的内容真实客观地反映了实际工作,并已经过审查签字。

在文件状态不变的情况下,文件内容有时也需要更改,如前面第5条“文件更改控制”,当更改的内容比较关键或经多次修改后已对原文件的正确阅读和理解产生影响时,则必须对原文件进行升版,编制产生新的版本。

文件状态和版本控制要求在文件编制产生时就要按照统一和规范的标准标明文件的相应状态和版本,以保证有关人员不要误用状态或版本“老化”了的文件。因此,文件状态和版本控制又被称为文件时效性控制。

3.7、文件价值控制

对文件的应用范围和重要程度进行划分和标定,如按是否需要在流转和使用过程加以严格监控可分为受控文件和非受控文件;按是否与核安全有关可分为核级和非核级;按文件的历史价值可分为永久性和非永久性;按问题是否已解决可分为关闭和未关闭,等等。文件价值控制仅就文件工作本身来说,不仅有利于分清主次,合理使用有限的人力和物力来管理文件,而且是对文件的提前鉴定,直接为做好下一步的立卷归档打下了坚实的基础。

文件的跟踪控制除上述几个方面之外,还有文件有效性控制、文件密级控制、文件翻译控制、以及多媒体文件控制等。

结束语

文档一体化的管理方式,打破了原来文件和档案工作相互隔离的状况,使文件管理转化为档案管理的过程自然、顺畅,实现了“无缝”衔接。在一般传统档案工作中,会经常碰到“文件材料收集不全”的情况,这曾是困扰档案立卷工作的一个比较大的难点问题。但文档一体化的管理方式,特别是通过强化前端控制,可使这一问题最大程度地得以化解和克服,不仅如此,而且档案管理中其它很大一部分工作如档案分类、划分保管期限、价值鉴定等还可直接借用文件管理阶段的工作成果,这样就大大简化了档案管理本身的工作,避免了重复劳动,提高了工作效率,并从源头上确保了档案案卷的齐全、完整和准确。当然,强化文档一体化的前端控制,还应注意避免走入另一个极端,即文档控制措施过多过严,这样会把所有的“猴子”都背在文档部门自己的肩上,而造成整个文档处理过程效率降低,乃至疲于应付的局面。





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