沈俊/平湖市档案局（馆）
摘 要：随着我国经济社会发展步伐的加快和档案工作的开展，全社会的档案意识不断增强，公众对档案信息的利用需求也在日益增长。新时期档案馆的公共服务功能的拓展要以国家档案局提出的“三个体系”建设工作思路为指导，从实质上转变档案馆的服务功能，不断提供档案馆公共服务能力。
关键词：档案馆 公共服务 拓展
档案馆是永久保存档案的基地，是提供档案信息为社会服务的中心，是科学文化事业机构，各级各类档案馆都肩负着管理、研究和提供利用档案的职责，对于维护档案的完整和安全，更好地发挥档案在社会主义经济建设中的作用具有十分重要的地位。
随着我国经济社会发展步伐的加快和档案工作的开展，全社会的档案意识不断增强，公众对档案信息的利用需求也在日益增长。各级档案馆须以创新为动力，转变服务理念，创新服务环境，探索服务手段，提升服务水平，不断增强自身的“社会公共性”，较好地满足公众对档案信息的需求。
1、档案馆公共服务的定位
档案馆的公共服务功能是指档案作用于社会、服务于社会的功效与能力，它不仅仅是文化事业机构，还是代表政府实施行政行为的窗口。基于这个理念，档案馆应重新审视自身的服务功能定位。具体来说，一是服务方向的定位，档案馆的服务方向是以党政机关为主转向面对社会组织和公民个人，社会大众的需求将成为档案馆利用服务的主要导向。二是服务内容的定位，档案馆的服务内容不再是单一的提供查阅档案信息，还包括已公开的现行文件在内的政府公开信息查阅。三是服务目的的定位，档案馆的服务目的应由“最大限度地满足利用者的档案信息需求”拓展为“实现和维护公民、法人和其他组织的根本利益”，也就是说新形势下的档案馆的公共服务不仅是一种公益行为，更是政府依法行政的行政行为，还是代表政府实施行政行为的窗口。档案馆的公共服务能力需基于以人为本的公共性的现代服务理念，要从环境建设到资源储备，从现代技术应用到信息开发水平，从提升档案的开放度、资源共享度到接待的满意度上，真正做到开放、亲民、文化、服务的档案馆。
2、加强档案馆公共服务能力建设的意义
在社会发展、变革的新时期，加强档案馆公共服务能力建设既是档案馆自身发展发展的现实需要，也是新时期社会发展对更好地实现档案馆基本功能提出的必然要求。
首先，加强档案馆公共服务能力建设是档案馆服务于构建和谐社会、落实科学发展和加快经济建设发展步伐的迫切需要。加强档案馆公共服务能力建设，有利于扩大档案信息资源的辐射面，拓宽了与社会公众沟通的桥梁。社会公众利用馆藏档案信息资源更加简单易行、方便快捷, 保障了每个公民的知情权, 便于了解历史、服务现实、规划未来、维护和保障全体公民的各项民主权益等方面。同时，也有利于实现社会的公平正义，有利于促进经济的发展、维护社会的稳定。
其次, 加强档案馆公共服务能力建设是档案馆适应社会文化发展与区域文化传承的迫切需要。档案连接着人类的社会实践活动与理性思维活动, 源源不断地为人类社会文化活动提供鲜活的养分, 也使人类社会活动成为一个不断发展的动态循环过程。档案馆作为永久档案的基地, 是科学研究和各方面利用档案史料的中心, 对于社会文化发展具有积极的促进作用; 而档案馆在收集档案范围划分方面的严格规定, 又使馆藏档案信息资源具有明显的专业性与地域性的特点,对于所在特定区域的文化发展建设与文化传承具有的作用显得更加贴切、富有针对性。
再次, 加强档案馆公共服务能力建设是档案馆满足人民群众日益增长的档案信息需求的迫切需要。随着社会主义建设事业的发展, 人民群众的物质生活与精神生活的水平得到了不断的充实与提高。人民群众对档案信息的需求, 也在客观上要求档案馆必须把加强自身公共服务能力的建设作为实现档案馆基本职能的重要举措, 认真加以落实。
最后, 加强档案馆公共服务能力建设也是新时期档案工作转型、创新、发展的迫切需要。根据档案馆的性质、功能以及社会发展对现代档案馆的要求, 档案馆作为档案事业的主体, 在新的社会发展时期必须进行包括加强档案馆公共服务能力建设在内的全面转变与创新, 才能适应社会的环境变化要求, 得到可持续的发展。同时, 档案馆的公共服务能力也是沟通档案馆与社会公众之间联系的纽带和桥梁。公共服务能力强健与否, 不仅直接影响着档案馆各项功能的有效实现, 也关系到整个档案工作在新的社会发展时期面向社会、求得生存发展的大局。
3、夯实档案馆公共服务能力建设的业务基础
一是完善档案馆的基础设施建设，进一步强化档案馆履行档案保管与档案信息资源开发利用的基本功能。档案馆应当首先确定“细化收集、优化整理、深化检索、强化利用服务”的业务工作发展思路，使档案馆的各项具体业务工作向为社会、为社会公众开发档案信息资源、提供档案信息服务方面倾斜，以此为全面提升档案馆公共服务能力构筑新的发展平台。
二是提高档案馆的信息存储能，进一步强化档案馆存史鉴史与文化传承的功能。档案馆必须以优化馆藏结构、提高馆藏质量、丰富馆藏内容为档案馆业务工作的基本方向，为全面提升档案馆的公共服务能力制作准备大量质量优异、内容充实、结构合理、系统集成的“物质”条件。
三是健全档案馆的信息共享能力，进一步强化档案馆档案信息集散与开发的功能。档案馆要以档案信息化理论建设与档案信息化实际运作为“突破口 ”，利用现代科学技术的优势和政务信息公开的时机，结合档案工作发展的实际，坚持走信息化的道路，积极参与政务信息公开等社会实践，为全面提升档案馆的公共服务能力开辟新的途径。
四是增强档案馆的信息传播能力，进一步强化档案馆社会宣传教育的功能。要积极努力，争取社会各方面的重视、参与和支持，加大人员培训提高和经费投入的力度，通过开展多种形式的档案展览、展示活动，利用各种渠道宣传档案和档案工作，扩大档案馆的影响，提高社会公众的档案意识，发挥档案对社会发展进步的有效促进作用，为全面提升档案馆的公共服务能力创造良好的社会条件和氛围。
4、加强档案馆公共服务能力建设的创新理念
在加强档案馆公共服务能力建设过程中，必须注重开展进行档案馆公共服务的理念创新，而不能简单地采取“头痛医头、脚痛医脚”的被动方式，进行消极的应付。必须从观念上进行转变与创新，以更好地适应社会发展、变革对档案馆提出的要求。平湖市档案馆以创新为动力，转变服务理念，创新服务环境，探索服务手段，提升服务水平，不断增强自身的“社会公共性”，较好地满足了公众的档案信息需求，取得了初步成效。
第一，创新服务环境，努力塑造档案馆良好的公众形象
打造良好的服务环境是优化公共服务质量最接的外在表现形式之一。随着百姓法律意识和自我维权意识的不断增强，档案馆在服务环境上进行优化，不仅有利于提高工作效率，还可以淡化档案馆的神秘色彩，使利用者在查档时轻松自在、心情舒畅。首先，树立服务理念。把“公众是否需求，群众是否满意，百姓是否认同”作为档案服务社会大众的标准。接待大厅确立了“服务零差错，服务零投诉”的工作要求，查档大厅连续多年被市直机关评为“党员先锋岗”。其次，创造服务环境。进一步完善了数字档案馆自主检索功能，研究开发了身份证识别系统，变查档者手工填单为网上登记，降低了成本，简化了流程，提高了工作效率，受到了百姓称赞；着力完善政府信息公开查阅系统，及时将收到的政府公开信息进行分类、著录、扫描和全文挂接，使百姓足不出户就能在互联网上看到政府公开信息。自“三改一拆”工作开展以来，平湖市档案局通过民生档案专题数据库先后为全市9个镇、街道提供了农村宅基地、畜禽养殖棚舍用地等方面的查档服务，累计接待565人次，查阅档案1300多卷，为“三改一拆”查档单位加快拆违进度提供了有效服务。除了到档案局查阅大厅现场查阅外，村民还可以就近到村里远程查阅。2013年9月，平湖市档案局坚持“就近申请、远程出证”的原则，投入使用了民生档案远程利用平台。 档案远程利用平台在全市范围163个查档窗口实现了全覆盖，做到了市镇村三级联动查档，百姓只要携带身份证就可到各村、社区便民服务中心查询，让百姓足不出村(社区)就能查询二轮土地承包、婚姻等与百姓息息相关的民生档案，大大方便了百姓办事。2014年开展的党的群众路线教育实践活动中，为解决“最后一公里”服务，平湖市档案局创新破难，正在实施“1+X”数字档案馆一体化平台项目，通过搭建平湖档案专网，以市数字档案馆为中心，全市各基层数字档案室为分支点，实现全市数字档案馆室之间的互联共享，真正做到无休日、全天候24小时查档。
第二，创新收集方式，着力丰富档案馆公共服务资源
在一定意义上讲，档案馆公共服务能力的强弱取决于馆藏档案的种类和数量。丰富多样、结构合理的馆藏资源是确保公共服务能力提升的关键。由于历史的原因，一些档案馆存在着馆藏结构单一的现象，馆库内多为反映公务性活动的文书档案，缺少同民众日常生活密切相关的专门档案、私人档案和特色档案。近几年来，随着社会法制化、民主化进程的加快和人民生活水平的不断提高，人们对档案的利用需求也在不断增长。档案馆逐渐从主要为党政机关、学术研究、编史修志服务转为向广大人民群众服务，查阅档案的内容也从以文书档案为主转变为同民众切身利益密切相关的专门档案为主，如婚姻、工龄、学历、公证、土地征用、拆迁等档案。因此，档案馆及时调整馆藏建设思路，进一步充实馆藏资源，优化馆藏结构已成为当务之急和当前之需。平湖市档案馆广开门路，积极创新档案接收和征集方式，变被动收集为主动收集，变单一靠职能部门行政手段收集为网上征集、借助社会力量开展民间收集等，取得了突破性成效。比如，利用档案学会优势，广泛吸纳社会名人和民间收藏家入会，鼓励其主动向档案馆捐赠珍贵资料；认真贯彻执行国家档案局9 号令，重新修订和完善了档案馆收集范围，并制定了具体的接收、征集工作细则和工作方案，增加了涉及民生的专业档案，并确定了民生档案优先数字化原则，已建立婚姻、建房、知青、独生子女等档案数据库，丰富了馆藏的民生档案资源，为提升公共服务能力奠定了扎实的基础。
第三，创新利用手段，不断提升档案馆公共服务能力
不断创新利用手段，积极主动地从利用者需求角度出发开展多元化的服务，是提高档案馆公共服务能力的最好体现。首先，多渠道开发、宣传档案价值。根据形势发展需要，通过挖掘馆藏资源向社会推出编研精品，有效提升档案馆公共服务能力，也有助于推动档案文化建设。近几年来，平湖市档案局通过调查、研究、征集等一些方法，先后编纂出版了《瓜灯辉映金平湖》、《平湖品牌呈风采》、《人民卫士 浩气长存》及《魅力平湖》等作品，向社会提供了公共文化精品，让社会大众了解平湖这座江南小城的经济文化发展。同时，采取“走出去”的方式，组织档案馆服务小分队深入到社区、企业，开展“档案知识进社区”等活动，现场发放《平湖市档案局宣传手册》、《家庭档案简介》等材料。其次，打造爱国主义教育基地新品牌。以全新的理念和构想，2010年，平湖市档案局重新改建了爱国主义教育基地“魅力平湖”展厅，通过触摸屏、实物、照片、模型、景观等多种形式以及科技手段，融历史性、知识性、艺术性、教育性和观赏性为一体，为参观者带来全新的视听感受和教育效果。再次，利用网络媒介，传播档案文化。2002年5月平湖市档案信息网正式开通，并经过多次改版升级，网页界面美观，栏目内容不断丰富，已经开辟了政务公开、工作动态、馆藏资源、档案法规、业务管理、开放档案、档案学会、网上展厅、现行文件、档案文化、爱教基地等11个主栏目。目前，每天的访问量超过200人次，累计访问量达到43万多次，已连续三次获得“浙江省档案系统优秀网站”的荣誉，成为社会了解平湖档案的重要窗口。2012年8月又开通了新浪、腾讯、浙江在线三个政务微博，累计发送档案政务信息400多条，得到了较高的关注度。2014年开通“平湖档案”微信公众平台。平湖档案公众微信平台开设微互动、微推送、微征集三个板块，大板块下面再分设微话题、微酷评，昨日重现、闻所未闻、档案日历，我要上传、佳作赏析等小板块，做到形式新颖、内容丰富，档案文化气息强烈，故事内容引人入胜。是讲述档案背后的故事，重现平湖历史大事件，展示档案老照片的窗口。
服务是档案馆工作的永恒主题，创新是档案馆提升服务能力、服务水平的不竭动力。实践与探索永不停歇，创新就永无止境。平湖市档案馆正在努力探索创新服务的新途径，不断拓展公共服务的新空间，以创新为动力，用新的方式、新的手段、新的角色着力体现服务社会、惠及民生的宗旨，使档案公共服务的探索之路充满生机和活力。
参考文献：
[1]梁伟.新形势下的档案馆公共服务.http://www.ccda.gov.cn/ccda/PubTemplet/%7B538116AD-AF-4978-B7861621E%7D.asp?infoid=1454&style={538116AD-AF-4978-B7861621E}
[2]张锐.加强档案馆公共能力建设的若干思考[J].山西档案.2006(5):3
[3]胡洪彬.档案馆公共服务的新视角[J].档案学研究.2013(1):42，
[4]徐大章.提升广东档案馆公共服务水平的思考［J］.广东档案.2006(6):44-48.
[5]张稚云.创新机制拓展功能，提升档案公共服务水平［J］.新上海档案.2005(6):5-6.