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浙江省档案局 浙江省民政厅 浙江省农业厅关于印发《浙江省〈村级档案管理办法〉实施意见》的通知

2018-10-15 信息来源:浙江省档案馆 浏览次数: 字体:[ ]

浙档发〔2018〕29号


各市、县(市、区)档案局、民政局、农业局(农林水局):

为加强行政村档案规范化管理,确保村级档案完整齐全,促进档案工作更好地为实施乡村振兴战略、构建和谐社会服务,按照国家档案局、民政部、农业部的《村级档案管理办法》有关规定,结合我省实际工作,省档案局会同省民政厅、省农业厅联合制定了《浙江省〈村级档案管理办法〉实施意见》。现印发给你们,请遵照执行。


浙江省档案局     浙江省民政厅     浙江省农业厅

2018年10月9日

浙江省《村级档案管理办法》实施意见

第一章总则

第一条 为加强我省农村档案工作,规范村级档案管理,服务新形势下的农村工作,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国村民委员会组织法》《中华人民共和国农业法》《村级档案管理办法》和国家有关规定,结合本省实际,制定本实施意见。

第二条 本实施意见所称村级档案是指村党组织、村民委员会、村集体经济组织等(以下简称村级组织)在党组织建设、村民自治、生产经营等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式和载体的历史记录。

第三条 村级档案工作是实施乡村振兴战略,建设美丽乡村,推进基层治理,维护农民切身利益的一项重要基础性工作。行政村应当重视档案工作,加强领导,将各类组织的档案工作纳入村规范化管理要求和各项建设内容。

第四条  村级档案工作实行统一领导、集中管理、安全方便的原则。村级档案工作主要包括村级组织对村级档案进行的收集、整理、保管、鉴定、利用等工作。


第二章 组织体系及职责

第五条 村级档案工作在业务上接受乡镇人民政府(街道办事处)、档案行政管理部门、民政部门、农业部门和相关部门的监督和指导。

乡镇(街道)对村级档案工作负有直接领导责任,应依法履行本乡镇(街道)区域内村级档案工作的组织、协调、指导和监督职责。

各级档案行政管理部门对村级档案工作负有行政监管责任。按照分级管理原则,县级档案行政管理部门应依法对本行政区域内村级档案工作进行指导和监督。

各级民政、农业等涉农部门对村级档案工作负有行业监管责任,应依法对本部门在相关农业农村工作中所涉及的村级档案业务进行管理、指导和监督。

第六条 村级组织应将档案工作作为村级工作的重要事项,健全相应的工作制度,明确领导、健全机制、保障经费,确保档案的真实、完整、规范和安全。

村党组织应领导村民委员会、村集体经济组织和村务监督委员会建立村级档案工作领导小组,明确档案工作责任人,建立村档案室,并确定专人管理本村各类档案。

村务监督委员会应对本村的档案管理和利用情况进行监督。

第七条  村级组织应当指定专人负责档案的收集、管理和提供利用。档案工作人员应当具有良好的政治素质,遵纪守法,忠于职守,具备相应的档案管理知识,并经过一定的档案业务培训。

档案工作人员离任时应当进行档案移交,履行交接手续,防止档案散失。


第三章 硬件设施

第八条 有条件的行政村应设专室保管村级档案,库房面积要满足档案存放的需要;无条件的行政村应设专柜保管, 确保村级档案安全。

第九条 档案柜架应牢固耐用,具有防火、防盗、防尘、防虫鼠等功能。有条件的村可采用密集架。

各类档案盒(卷皮)的规格、式样和质量应符合档案行业相关标准的要求。

第十条 档案库房应配置温湿度记录设备、灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。

根据当地气候情况和经济条件,可配置去湿机、空调等设备,控制档案库房温湿度。

第十一条 村档案室应配置计算机、打印机、装订机和数码照相机等设备。


第四章 档案管理

第十二条 村级组织应建立健全村级档案管理制度。明确文件归档的责任,规范档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和信息化等各个环节的具体要求。

建立档案工作责任追究制度和档案管理应急预案等。

第十三条  村级组织形成的具有保存价值的文件材料,均应当按照要求规范整理后归档,任何组织和个人不得据为己有或者拒绝归档。

县级档案行政管理部门可以依据《村级文件材料归档范围和档案保管期限表》(见附件)的规定,制定符合本地实际的指导用表。

村级组织应根据实际情况,制定和完善本村的文件材料归档范围和档案保管期限表,并加以执行。

第十四条 村级组织和相关个人应按期向村档案室移交应归档的文件。

(一)文书材料于次年6月底前归档;

(二)基建项目文件在基建项目竣工后或结算完成后3个月内归档,设施设备文件在开箱验收或接收后及时归档;

(三)会计核算材料由会计部门在会计年度终了后保管1年,于次年3月底前归档。实行乡镇(街道)统一会计核算的,按现有规定执行;

(四)村重大活动产生的文件在活动结束后及时归档;

(五)特种载体形式的文件在工作或活动结束后及时归档。

第十五条 归档文件应当字迹工整、图样清晰、手续完备。制成材料、书写材料和装订材料应当符合档案保护的要求。非纸质文件应与其说明一并归档。文件移交时应办理交接手续。

第十六条 村级档案以建制村为立档单位,村党组织、村民委员会和所属单位所形成的全部档案组成一个全宗。村与村集体经济组织合一的单位,形成的档案归入村同一全宗。规模较大的村所属单位,其档案可以独立构成全宗的,由该单位自行管理;不能独立构成全宗的,移交村档案室集中统一管理。

全宗名称由乡镇(街道)和所在村名称组成。

第十七条  村级档案一般包括文书、基建项目、设施设备、会计、音像、实物等类别。

第十八条 村级档案的整理应遵循简便易行的原则。档案整理完毕后,村档案室应及时撰写年度整理说明。

(一)文书档案整理标准执行《文书档案案卷格式》或《归档文件整理规则》,按年度、问题结合保管期限进行分类、编号。

(二)基建项目档案、设施设备档案整理标准执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》,按基建项目和设施设备台套进行组卷。

(三)会计档案按照《会计档案管理办法》《会计档案案卷格式》的要求进行整理,按年度和形式(报表、账册、凭证、其他会计核算材料)进行组卷。

(四)数码格式的照片、录音和录像应刻录到光盘或复制到移动硬盘进行保存,整理标准可参照《数码照片归档与管理规范》;重要的数码照片可冲洗成纸质照片进行保存,整理标准执行《照片档案管理规范》。

(五)电子文档应刻录到光盘或复制到移动硬盘进行保存,整理标准执行《电子文件归档与电子档案管理规范》。

(六)实物档案以件为单位,按时间顺序跨年度大流水编号整理。

第十九条  档案库房应保持干净、整洁,采取防火、防盗、防水(潮)、防光、防尘、防磁、防高温、防有害生物等措施。

档案人员应当定期检查档案的保管状况,确保档案安全。对音像档案和电子档案,要定期检查、做好备份,确保档案可读可用。

第二十条  不具备档案安全保管条件的,应当将档案交由乡镇(街道)档案机构代为保管,村级组织可以保存档案目录、数字化成果等检索工具以方便利用。

第二十一条 村档案室应根据村务管理的需要和为村积累历史文化财富的需要,对档案的现实作用和历史作用进行分析,确定档案的保存价值,划分档案的保管期限。

(一)反映本村主要职能活动和历史面貌的,对本村和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保管期限;

(二)反映本村一般工作活动,在较长时间内对本村工作有查考利用价值的文件材料,列为30年保管期限;

(三)在较短时间内对本村有参考利用价值的文件材料,列为10年保管期限。

第二十二条 销毁失去保存价值的档案时,须成立由村党组织、村民委员会成员,村务监督委员会负责人和档案人员组成的档案鉴定工作小组,由档案鉴定工作小组提出意见,登记造册后履行必要的审批手续按照规定销毁。

档案销毁须有两人以上在指定地点监销,并在销毁清册上签字,注明销毁时间、地点和方法。档案销毁清册永久保存。

禁止擅自销毁档案。


第五章 开发利用

第二十三条 村档案室应编制各类档案、资料目录等检索工具,建立文件移交接收登记簿、档案收进移出登记簿、档案库房检查登记簿、档案利用登记簿等统计台账,以对档案“收、管、用”方面的特征信息进行收集、整理与分析,以掌握档案和档案工作基本情况。

档案统计工作应保持连续性。

第二十四条 村级档案工作应当积极推进档案信息化建设,配备必要的设施设备和档案管理软件,建立档案电子目录和全文数据库,逐步实现档案的信息网络共享。

县级国家综合档案馆和乡镇(街道)档案室应为村形成的档案数字资源提供备份服务。

第二十五条 村党组织、村民委员会、村集体经济组织和村务监督委员会应将档案的查阅利用列为村党务、村(社)务、财务公开的重要内容,建立档案查阅利用制度,为本村各类组织及其成员、村民提供服务。

已设立便民服务机构的村,应将档案查询利用纳入便民服务机构服务事项。

档案的查阅利用须维护村集体和村民个人的合法权益,应当遵守利用规定、履行查阅手续,利用者不得有涂改、损毁、调换、抽取档案等行为。

第二十六条 村档案室应当围绕村中心工作或村级组织及其成员、村民利用需求,加强档案信息资源的开发利用。

(一)村档案室应组织编写大事记、组织沿革、文件汇编等基础编研材料,记录和保存本村范围内的乡村物质文化、非物质文化和特色文化;

(二)有条件的村可利用档案组织开展宗谱、村史和村志的编修工作,充分利用档案资料,建成村级档案陈列展览;

(三)村档案室可向村民和社会开展档案征集活动,收集各种有关于本村的历史文献、资料、音像和实物等,丰富村档案室室藏;

(四)村档案室可指导村民建立各种类型的家庭档案。有条件的村,村档案室可接收保管村民家庭档案。


第六章 档案移交

第二十七条 村以及村民小组在设立、撤销、范围调整时,应当将档案妥善移交。

(一)在村撤并之前完成现存文件的归档整理工作。各种承包合同、协议、人口、土地、固定资产台账、收益分配、统计报表以及事关村民利益和村集体经济发展的重要决定、规划、记录等重要文件须收齐。

(二)对村撤并过程中所形成的文件,要指定专人收齐保管,在撤并村后由并入村档案人员负责整理归档。

(三)撤制村的档案一般由并入村接收保管,如有特殊因素,应由乡镇(街道)档案室接收保管。

(四)办理移交手续时,须对档案进行清点核对,签署并保存档案接交文据。

第二十八条 村级组织换届时,应当履行档案交接手续。

(一)村级组织换届前,乡镇(街道)应指导监督辖区内各村对现存档案进行全面清点,做好档案数量统计和编目工作。原村级组织成员要将本人在执行工作活动中形成的,属于归档范围的文件,全部移交给指定人员进行整理归档。

(二)新一届村级组织产生后,原村级组织须在10日内将档案全部移交给新一届村级组织,并履行交接手续。交接工作由村级组织选举委员会主持,乡镇(街道)负责监督。不能及时移交的应由村级组织选举委员会进行监管,严防散失。必要时可在选举前将档案暂存乡镇(街道)。

(三)换届工作结束后,乡镇(街道)应及时统计所辖村的换届档案管理情况,并在1个月内将有关情况报县级组织部门和档案行政管理部门。


第七章 附  则

第二十九条  本实施意见由浙江省档案局、浙江省民政厅、浙江省农业厅负责解释。

第三十条  本实施意见自2018年11月1日起施行。2006年8月29日浙江省档案局、浙江省民政厅发布的《浙江省行政村档案管理办法》(浙档〔2006〕50号)同时废止。


附件:村级文件材料归档范围和档案保管期限表


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