特种载体形式的文件在工作或活动结束后及时归档。
第十五条 归档文件应当字迹工整、图样清晰、手续完备。制成材料、书写材料和装订材料应当符合档案保护的要求。非纸质文件应与其说明一并归档。文件移交时应办理交接手续。
第十六条 村级档案以建制村为立档单位,村党组织、村民委员会和所属单位所形成的全部档案组成一个全宗。村与村集体经济组织合一的单位,形成的档案归入村同一全宗。规模较大的村所属单位,其档案可以独立构成全宗的,由该单位自行管理;不能独立构成全宗的,移交村档案室集中统一管理。
全宗名称由乡镇(街道)和所在村名称组成。
第十七条 村级档案一般包括文书、基建项目、设施设备、会计、音像、实物等类别。
第十八条 村级档案的整理应遵循简便易行的原则。档案整理完毕后,村档案室应及时撰写年度整理说明。
(一)文书档案整理标准执行《文书档案案卷格式》或《归档文件整理规则》,按年度、问题结合保管期限进行分类、编号。
(二)基建项目档案、设施设备档案整理标准执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》,按基建项目和设施设备台套进行组卷。
(三)会计档案按照《会计档案管理办法》的要求进行整理,按年度和形式(报表、账册、凭证、其他会计核算材料)进行组卷。
(四)数码格式的照片、录音和录像应刻录到光盘或复制到移动硬盘进行保存,整理标准可参照《数码照片归档与管理规范》;重要的数码照片可冲洗成纸质照片进行保存,整理标准执行《照片档案管理规范》。
(五)电子文档应刻录到光盘或复制到移动硬盘进行保存,整理标准执行《电子文件归档与电子档案管理规范》。
(六)实物档案以件为单位,按时间顺序跨年度大流水编号整理。
第十九条 档案库房应保持干净、整洁,采取防火、防盗、防水(潮)、防光、防尘、防磁、防高温、防有害生物等措施。
档案人员应当定期检查档案的保管状况,确保档案安全。对音像档案和电子档案,要定期检查、做好备份,确保档案可读可用。
第二十条 不具备档案安全保管条件的,应当将档案交由乡镇(街道)档案机构代为保管,村级组织可以保存档案目录、数字化成果等检索工具以方便利用。
第二十一条 村档案室应根据村务管理的需要和为村积累历史文化财富的需要,对档案的现实作用和历史作用进行分析,确定档案的保存价值,划分档案的保管期限。
(一)反映本村主要职能活动和历史面貌的,对本村和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保管期限;
(二)反映本村一般工作活动,在较长时间内对本村工作有查考利用价值的文件材料,列为30年保管期限;
(三)在较短时间内对本村有参考利用价值的文件材料,列为10年保管期限。
第二十二条 销毁失去保存价值的档案时,须成立由村党组织、村民委员会成员,村务监督委员会负责人和档案人员组成的档案鉴定工作小组,由档案鉴定工作小组提出意见,登记造册后履行必要的审批手续按照规定销毁。
档案销毁须有两人以上在指定地点监销,并在销毁清册(样式见附件)上签字,注明销毁时间、地点和方法。档案销毁清册永久保存。
禁止擅自销毁档案。
第五章 开发利用
第二十三条 村档案室应编制各类档案、资料目录等检索工具,建立文件移交接收登记簿、档案收进移出登记簿、档案库房检查登记簿、档案利用登记簿等统计台账,以对档案“收、管、用”方面的特征信息进行收集、整理与分析,以掌握档案和档案工作基本情况。
档案统计工作应保持连续性。
第二十四条 村级档案工作应当积极推进档案信息化建设,配备必要的设施设备和档案管理软件,建立档案电子目录和全文数据库,逐步实现档案的信息网络共享。
县级国家综合档案馆和乡镇(街道)档案室应为村形成的档案数字资源提供备份服务。
第二十五条 村党组织、村民委员会、村集体经济组织和村务监督委员会应将档案的查阅利用列为村党务、村(社)务、财务公开的重要内容,建立档案查阅利用制度,为本村各类组织及其成员、村民提供服务。
已设立便民服务机构的村,应将档案查询利用纳入便民服务机构服务事项。
档案的查阅利用须维护村集体和村民个人的合法权益,应当遵守利用规定、履行查阅手续,利用者不得有涂改、损毁、调换、抽取档案等行为。
第二十六条 村档案室应当围绕村中心工作或村级组织及其成员、村民利用需求,加强档案信息资源的开发利用。
(一)村档案室应组织编写大事记、组织沿革、文件汇编等基础编研材料,记录和保存本村范围内的乡村物质文化、非物质文化和特色文化;
(二)有条件的村可利用档案组织开展宗谱、村史和村志的编修工作,充分利用档案资料,建成村级档案陈列展览;
(三)村档案室可向村民和社会开展档案征集活动,收集各种有关于本村的历史文献、资料、音像和实物等,丰富村档案室室藏;
(四)村档案室可指导村民建立各种类型的家庭档案。有条件的村,村档案室可接收保管村民家庭档案。
第六章 档案移交
第二十七条 村以及村民小组在设立、撤销、范围调整时,应当将档案妥善移交。
(一)在村撤并之前完成现存文件的归档整理工作。各种承包合同、协议、人口、土地、固定资产台账、收益分配、统计报表以及事关村民利益和村集体经济发展的重要决定、规划、记录等重要文件须收齐。
(二)对村撤并过程中所形成的文件,要指定专人收齐保管,在撤并村后由并入村档案人员负责整理归档。
(三)撤制村的档案一般由并入村接收保管,如有特殊因素,应由乡镇(街道)档案室接收保管。
(四)办理移交手续时,须对档案进行清点核对,签署并保存档案接交文据(样式见附件)。
第二十八条 村级组织换届时,应当履行档案交接手续。
(一)村级组织换届前,乡镇(街道)应指导监督辖区内各村对现存档案进行全面清点,做好档案数量统计和编目工作。原村级组织成员要将本人在执行工作活动中形成的,属于归档范围的文件,全部移交给指定人员进行整理归档。
(二)新一届村级组织产生后,原村级组织须在10日内将档案全部移交给新一届村级组织,并履行交接手续。交接工作由村级组织选举委员会主持,乡镇(街道)负责监督。不能及时移交的应由村级组织选举委员会进行监管,严防散失。必要时可在选举前将档案暂存乡镇(街道)。
(三)换届工作结束后,乡镇(街道)应及时统计所辖村的换届档案管理情况,并在1个月内将有关情况报县级组织部门和档案行政管理部门。
第六章 附则
第二十九条 对在村级档案工作中作出突出贡献的村干部、档案工作人员和其他组织、个人,由各级人民政府、档案行政管理部门及相关单位给予表彰和奖励。
第三十条 各市、县(市、区)档案行政管理部门商同级民政部门和农业部门,可以结合本细则和本地实际,制定实施办法及细则。
第三十一条 本细则由浙江省档案局、浙江省民政厅、浙江省农业厅负责解释。
第三十二条 本细则自2018年 月 日起施行。