明清时期,县衙档案谁来管

2018-08-31 作者:韩李敏 信息来源:浙江省档案局编研处 浏览次数: 字体:[ ]

     有人问:“明清时期,县衙管档案的是主簿?典吏还是典史?”我随口回答:应是典史或是书吏。过后,总觉得不踏实,回头还是查阅了相关资料。不查不知道,一查还真发现不少问题。

     据现有的档案权威著作和专家的文章,基本认为:明清时期,基层管理档案的是主簿或典吏。如果用这个答案来回答明清时期县衙的档案管理其实是很不准确的。

     主簿是县级衙门的官员。从唐代起,县级开始设置主簿一职,京县配二人,其他县配一人,主要是管“勾检”(文书工作的监督检查)、监印及部分司法职能。南宋时,县级主簿“掌出納、官物、銷注、簿書”。所以,在唐宋时期,说县级主簿分管档案工作,还是有一定根据的。

     但是,到了明代,县级主簿的职能发生了根本性的变化。随着典史一职的出现,明代的县级主簿,已变成“与县丞分掌粮马巡捕之事”,不再承担衙门内部的管理事务了。

     典史一职是从元代开始出现的,明代沿袭了元代的制度,在县级衙门中,设置了“典史”一职,其职能就是“典文移出纳”,即县衙的内部管理事务,当然也包括了档案工作。所以,明代的县级衙门,如果有分管档案工作的领导,应该是典史,而不是主簿。

     到了清代,县级衙门,除了知县以外,同时又设置县丞或主簿,辅佐知县的工作。但是,县丞和主簿的设置,“因事添革,无定员。”据清代《光绪会典》记载:全国有知县1303人,县丞345人,主簿55人。也就是说,全国1300多个县衙,县太爷都是配的,县丞或主簿则只有三分之一的县有。县丞、主簿,“分掌粮马、征税、户籍、缉捕诸职”,与档案工作还是挂不上的。

     清代县衙,典史是普遍设置的。据《光绪会典》记载,全国县级设有典史1296人,说明全国的绝大部分县都设置了“典史”。但是,清代的典史,职掌已与明代大不相同。清代的典史主要是“掌稽检狱囚。无丞、簿,兼领其事。”也就是典史主管县里的监察、司法工作。如果该县没有县丞和主簿的,同时也兼管县丞、主簿的“粮马、征税、户籍、缉捕”职能。所以,清代县级的“典史”与档案工作是毫不相干的。

     在明清时期,实际从事档案工作的是“吏”,而不是“官”。

     在明清时期,官和吏是完全不同的两个概念。官即官员,是归属于朝廷任命的,所以又称“命官”,有级别,有俸禄,有待遇,可以佩戴顶戴花翎,归中央政府统一管理调配。吏则不同,吏是政府衙门中的工作人员。在政府衙门中,吏是为官办事的人。吏归当地政府和部门管理使用,没有级别,没有俸禄,不准佩戴”帽项”。在清代,吏的最长工作年限为五年,所以,现在网上都称其为“临时工”。在清代,吏干满五年,就必须去参加官员的竞争考试。通过考核考试,才能入仕当官。

     在明代,以架阁库作为档案部门的代名词。《大明会典》记载非常明确:从中央到地方的架阁库,如果设立专职人员,一律称为“典吏”。所以,明代从事档案工作的是“典吏”,这是没有任何争议的。

     到了清朝,从事档案工作的仍然是“吏”。但是,是否仍叫“典吏”?

     清朝《会典》对“吏”是这样分的:在中央机关工作的吏,统称“书吏”,在地方衙门工作的吏,统称“典吏”。典吏是对地方吏员的统称。而实际在各个衙门里,不同的部门和岗位,吏都有约定俗成的称呼,凡是在衙门中与文字打交道的文职人员,一般都带个“书”字,称之为“书吏”、“书办”和“书役”。在各种官方文书中,说到档案工作者,也都称“书吏”、“书办”或“书役”。如雍正元年《上谕》:“从来各衙门募设书办,不过令其缮写文书,收贮档案。”这里就称“书办”。

     由于清代废除了从宋代以来沿袭了数百年的“架阁库”制度,档案管理也由集中管理变为分散管理。衙门中的文职人员,实际上大都承担了档案收集保管的职责。下面光绪三年奏折,最能说明当时的现况:“各衙门书役具有承办案件之责。各衙署设立科房,原系该吏办公收存案件之所。如有书吏不入科房,并将案卷不收存衙署,携归私室等弊,除将该书吏按律惩治外,该管官不行查出,照例议处。”

     由此可知,清代的县级衙门,档案工作是由书吏(或称书役、书办)们来完成的,但他们不是专职人员,同时兼管了其他各种文书、秘书等工作。

     总之:明清时期,县衙中档案一般是由吏来管理的,明代称典吏,清代称书吏(或称书役、书办)。


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