做好档案处置工作 护航企业转型升级

2019-04-29 信息来源:杭钢集团 浏览次数: 字体:[ ]

根据中央压缩过剩产能的战略部署,2015年3月3日,省委、省政府作出了关停杭钢半山钢铁基地的决策。在省委、省政府的坚强领导下,杭钢集团以壮士断腕、破釜沉舟的决心和勇气,坚定推进去产能、调结构、促转型,用150天完成了400万吨产能的关停和1.2万人的平稳分流。

关停工作是政治任务,也是一场硬仗,涉及到人员分流安置、土地移交、资产处置、权证登记、企业改制、规划定位等,这些都需要有清晰、可靠的凭据作为支撑。60多年来,杭钢集团及下属单位积累、保存了大量档案,是杭钢无可替代的宝贵财富。秉承着“人员可以分流安置,档案必须集中管理”“人分流了,可以再招;档案散失了,企业的历史和传承就会断片”的理念,我们坚持做好以下几方面工作:

一、高度重视,加强转型升级档案工作组织领导

2015年10月和12月,相继下发《杭州钢铁集团公司转型升级档案处置工作实施方案》和《关于加强转型升级中档案处置工作的补充通知》等文件,成立由集团公司总经理任组长,党委副书记任副组长,各涉及档案处置单位一把手为组员的杭州钢铁集团公司转型升级档案处置工作领导小组。要求各单位建立党委书记负总责,行政主要领导负同等责任,办公室主任具体负责,档案人员抓具体实施的档案处置工作机制和责任追究机制。集团公司重点工作督查组定期对各单位档案处置工作进行督查,对未按规定时间节点和要求完成档案整理和移交工作的,从严问责,并纳入当年所在单位领导班子全体成员的绩效考核。

二、多措并举,确保档案处置工作有序开展

一是明确档案处置的范围。根据关停计划,明确半山基地供应分公司、炼铁厂、焦化厂等9家单位包括文书、会计、职工、科技、特种载体等门类在内的4万余卷(件)档案必须在规定时间内向杭钢档案馆完成移交。二是强调过渡期安全管理。在停止生产到档案移交前,各单位必须落实具体责任人,继续按照“八防”要求抓好档案库房管理。集团公司安全保卫部门也加强了安全防范工作,防止恶意破坏、损毁档案材料的情况发生。三是明确档案处置要求。确定“分类整理、完整规范、安全保管、有序移交”的原则,从2016年1月开始,对不同种类档案分别提出移交节点,并到各档案处置单位做好现场调研,量身定制移交方案。四是确保档案人员力量。在原杭钢档案馆人员大部分享受政策提前离岗退职,只留下2名年轻同志的情况下,一方面高薪返聘经验丰富的老档案员,另一方面从分流安置人员中借用多名责任心强、愿意从事档案工作的人员,确保有充足的人手开展档案处置工作。

三、全程指导,确保档案处置工作落实到位

一是做好摸底调查。杭钢档案馆下发统计表,清点各档案处置单位档案的门类和数量,为集中接收、科学安排档案库房提供了可靠数据。同时配合人力资源部做好人事档案保管、整理情况的摸底调查,防止在人事档案转递环节因工作不到位而引发分流安置人员的不满情绪。二是加强培训指导。开展11次集中培训,针对不同门类档案如何统一规范整理和有序移交进行专门培训,参加人员达600余人。同时到各单位进行现场指导,分析库藏档案,解决一系列操作细节问题。三是统筹调配资源。根据设备清单、设备序列号等向各关停单位做好登记,其档案柜、密集架、除湿机、空调等在处置工作完成后统一向杭钢档案馆移交,有效盘活和利用这些设施设备。四是规范档案交接。制作各门类档案交接文据,规定全部按照统一移交标准进行交接,不开口子、不讲情面、不留隐患。移交当日,双方当面核对箱、卷、件、页等数目,谁签字谁对档案的去向和数量负责,防止移交人员浑水摸鱼,接收人员囫囵吞枣。截至2017年12月底,杭钢档案馆共接收关停单位档案33523卷、12810件,照片2472张。

四、保障利用,服务企业转型升级平稳推进

集团公司转型升级以来,查档需求大幅提升。杭钢档案馆已接待查档人员1339人次,借阅利用8142卷(件)次,仅2017年上半年,因房产公证需要就办理了人事档案调阅61人次52卷次,涉及房产估值两三千万元。2018年3月,为配合下城区政府制定城市发展规划,集团公司对东新路区域原杭钢宿舍333户租赁户进行资产核查,杭钢档案馆为入住时间和住房情况信息缺失的住户查阅了十几年的工资结算表近千卷,复印相关材料1000余页,最终顺利地建立了详细的一户一档,为制定规划和完善安置政策提供了依据。在档案利用过程中,杭钢档案馆在为干部职工积极提供查档服务的同时,严格遵循集团公司档案利用规定,所有出具的档案证明材料,原始内容依据清楚,手续齐全。

五、创优环境,借势全面提升档案工作水平

一是建章立制完善业务流程。在杭钢转型升级过程中,我们先后调整修订了档案管理办法、文件材料归档范围和档案保管期限规定和会计档案管理制度,对档案管理工作流程进行重新设定,着重规范了各类档案资源的收集、管理和利用。二是充实档案人员队伍。在1.2万名员工需分流安置的大环境下,仍对外招收了1名档案专业应届研究生,吸收了2名集团内部档案工作人员。目前杭钢档案馆设馆长1名、副科长1名、科员4名,其中1名副高职称、2名中级职称。三是扩充档案用房。根据档案集中统一和安全保管的要求,多次调整档案用房方案,档案用房面积增加260m2,其中档案库房面积增加162m2,并合理利用了各处置单位移交的档案装具和设施设备。四是启动档案信息化建设。去年下半年,将档案信息软件新增项目列为集团公司2018年固定资产投资计划项目,并组织人员外出学习。此项工作已于2018年底通过招投标程序,目前正处于实施推进阶段。

在杭钢转型升级进程中,杭钢档案馆凭借自身深厚的档案管理实践经验,积极面对企业改革带来的新情况、新要求、新挑战,以务实有为的精神面貌,切实担当起了“踏脚石”“小管家”的角色责任,也取得了一定的经验和成绩。但我们也深知,新形势下深化国有企业改革,对档案工作提出了更高的要求,我们的工作还存在一定差距。下一步,我们将以档案工作“三个走向”为根本遵循,围绕企业转型升级中心大局,进一步加强档案工作组织领导,优化档案管理体制机制,提高档案人员素质,加强档案资源建设,加快档案信息化建设,提升档案服务水平,实现企业档案工作更高质量更高水平发展。

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