强化担当意识 服务中心工作

 

——兰溪市档案部门服务土地确权工作成效明显

兰溪市是浙江省12个整体推进土地确权登记颁证工作的试点县（市、区）之一。2018年8月，兰溪市以优异的成绩通过省级综合验收，成为金华市首个在该项工作中通过验收的县（市、区）。截至2019年年初，兰溪市共签订确权合同14.32万份，合同签订率达98.62%；颁发权证14.04万份，权证颁发率达96.8%。市档案部门在土地确权登记颁证档案管理过程中，严格按照上级要求和档案工作规律，立足本地实际，不断摸索好的做法，目前完成档案整理5.1万卷，土地确权档案工作取得阶段性成效。

一、工作举措

（一）围绕“一个中心”， 形成合纵连横的工作格局

土地确权登记颁证工作牵涉面广，程序多、档案量大，若不统筹谋划、同步进行，极易造成土地确权文件资料散失、档案管理混乱。兰溪市相关部门紧紧围绕土地确权这一中心工作，上下联动、左右并行，形成上下左右联动合的工作格局。一是上下联动。成立以市长为组长的土地确权工作领导小组，各乡镇（街道）相应成立工作小组，以村为单位，多级抓好确权登记工作，同时分级抓好各门类档案的收集整理，切实做到应归尽归。二是双线并进。农业部门与档案部门密切配合，土地确权与相应档案整理工作同步规划、同时布置、同时验收。

（二）抓住两个着力点，打下坚实基础

一是档案整理和数字化扫描工作有坚实保障。土地确权工作启动前期，兰溪市确权档案整理数字化工作以较低的价格与测绘项目一同招投标。随着全省土地确权档案整理标准进一步明确和完善，由测绘公司进行档案加工的方式已远不能达到新标准要求。对此，兰溪市对档案整理和数字化扫描工作单独进行公开招投标，确保市、乡、村三级都有规范档案；同时向财政申请追加经费310万元，使得该项工作拥有充足的资金支持。

二是档案质量有制度保障。原农业部、国家档案局印发的《农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法》明确要求：“档案未通过验收的，承包地确权整体工作不予验收。”为确保确权档案整体质量，兰溪市实行档案工作“一票否决”制，将档案工作纳入土地确权成果检查预验收工作，如果档案收集、整理等工作未完成，则整体预验收结果直接评定为不合格。

（三）下好“三手棋”，质量与效率兼顾

一是加强培训指导。1.集中统一培训。档案部门先后于2017年、2018年多次组织人员参加省级、市级农村土地确权登记颁证档案业务培训，明确档案整理标准、强化档案实务操作。2.“一对一”培训。由档案部门对档案质检员进行“一对一”业务培训，明确档案质检标准、方法、流程。且根据项目进度，双方不定期开展业务交流，及时沟通档案整理、数字化加工过程中遇到的新问题，进一步明确了质检要求。3.精准业务指导。档案部门和农业部门联合对档案加工公司就成立工作队伍、掌握分类编号方法、熟悉归档操作流程、明确档案收集范围、归档质量要求等进行现场指导。根据《浙江省农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法》（浙农经发〔2016〕4号），制作和明确了综合管理类、确权登记类、特种载体类等档案的规范电子目录、案卷封面、图像存储格式等，确定了档案盒的定做样式，还指导1个行政村开展确权登记农户类档案管理工作，并作为示范样本。

二是严抓档案质量。1.专员管理。以聘任方式确定专职档案质检员，并严格按照《浙江省农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法》（浙农经发〔2016〕4号）、《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）等文件要求全面落实档案抽查质检制度，以10%-20%的比例对已整理、数字化完成的土地确权档案进行分批抽检。截至目前，完成档案质检67批次，抽查档案2270卷，共涉及7个乡镇（街道）、67个村（社区）的1.5万卷农户档案。2.整改完善。针对文件资料收集不齐全、数据不准确、信息不完整、不符合归档文件质量要求等问题，农业部门每月下发《关于档案资料限期整改的通知》，要求各责任单位落实相关责任人，在规定时间内将补充收集的有关文件资料、数码照片、录音录像等应归档材料向档案加工公司移交；对不符合档案整理规范的文件材料按时到档案加工现场进行逐一整改。截至目前，共下发5期整改通知，涉及11个乡镇、171个村、4.9万户的农户资料。

三是紧盯整理进度。兰溪市档案部门和市农业部门多次到档案加工现场进行联合监督指导，在档案工作制度、设备技术等方面提出了意见建议。随后，档案加工公司积极落实整改，进一步明确工作岗位职责、制定奖惩制度、加强人员管理，并根据档案整理加工流程升级优化档案管理软件。

二、若干启示

第一，档案事业服务中心工作，需要得到领导重视和经费保障。兰溪市自工作伊始就成立了市确权工作领导小组，将档案工作列入确权整体工作之中。得益于领导重视，工作开展所需的经费得到保障，如上文所述，市档案部门向财政申请追加了经费310万元用于档案数字化扫描招投标。

第二，档案工作需要与确权工作同步开展。为确保土地确权档案的完整性与安全性，档案工作必须与确权工作同部署、同开展。如，市确权工作领导小组严格执行“如档案工作未通过验收，承包地确权整体工作不予验收”的规定。

第三，档案管理要做好“前端控制”。即在文件形成时就要开展规范化管理，确保归档文件的规范性与准确性。为此市档案部门专门印发了《农村土地确权登记颁证档案分类编号方案和归档流程》，明确归档材料收集、分类、装订、编号、装盒、目录编制等环节的工作标准。此外市确权办组织档案业务指导人员深入乡（镇、街道）、村指导基础档案整理工作，并进行检查与复查，将发现的问题如未附地形图等进行汇总，以文件形式下发到乡（镇、街道）要求及时整改。

第四，档案管理还要做好“过程管理”。即在档案工作过程中及时处理发现的问题，如针对文件资料收集不齐全、数据不准确、信息不完整、不符合归档文件质量要求等问题，市确权办每月下发《关于档案资料限期整改的通知》，要求各责任单位落实相关责任人，在规定时间内将补充收集的有关文件资料、数码照片、录音录像等应归档材料向档案加工公司移交，对不符合档案整理规范的文件材料按时到档案加工现场进行整改；并进一步完善工作的方式方法，如在档案装订时发现存在档案缺失问题，及时给出解决措施，包括进一步完善档案收集工作；此外市档案部门聘任专职档案质检员，严格按照《浙江省农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法》《纸质档案数字化规范》等文件的要求落实档案抽查质检制度，以10%—20%的比例对已整理、数字化完成的土地确权档案进行分批抽检。

第五，建议通过优化查档服务和推进数据共享，进一步提升档案利用效率和服务社会效益；将档案信息资源纳入全省数据共享平台，助力“最多跑一次”改革，实现跨部门调取，为土地流转、合作经营、抵押贷款等过程中的档案利用提供便利。