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再加一把“安全锁”
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 ——记者走访浙江省杭州市萧山区档案与电子文件登记备份工作见闻

2009年,浙江省在全国率先开展档案与电子文件登记备份工作,杭州市萧山区成为全省首批登记备份工作的试点单位。经过近3年的攻坚克难,萧山区档案局馆坚持以科学发展观为指导,各项工作走在前列、整体水平快速提升,档案事业发展达到了新的高度。近日,记者亲自来到萧山区,实地感受这里的档案与电子文件登记备份工作。

随着信息化的快速推进,各级机关、企事业单位形成的大量电子文件逐步成为档案记录的主要形式,但由于电子文件存在易改、易损、难保存等风险,如何保障其真实、可靠、安全,已成为信息时代档案部门面临的重大挑战。信息社会,必须为档案安全特别是社会建设领域的档案再加上一把安全锁,确保档案与电子文件资料的万无一失,而档案登记备份制度的建立就是打造这把安全锁的一个有力的抓手。

萧山区档案局馆的陈金官告诉记者,为了更好地让各级机关、企事业单位和广大群众了解档案与电子文件登记备份是怎么回事,进一步清楚它的重大作用和意义,萧山区档案局馆不仅通过报纸、电视和档案信息网络的形式对登记备份工作加以重点介绍,而且还以档案局馆长走进广播讲堂的形式与听众进行互动交流,达到了很好的宣传效果。

档案与电子文件登记备份工作的重点是民生领域。记者在采访中了解到,萧山区档案局馆在试点工作启动之初就迅速理清了思路,抓住了重点,率先把信息化基础较好、与民生联系紧密的国土、教育、工商、卫生、防疫、社保、民政和林业等10余个领域的部门纳入首批试点范围,并根据各单位的实际情况,分别采取了脱机光盘备份、双机备份、在线数据级备份等不同类型,特别是在线备份方式,一旦对方单位的服务器出现故障,可通过中心的服务器及时将数据恢复,从而确保了档案与电子文件数据的绝对安全。

陈金官说:去年我们区就有一个机关单位因大楼突然停电导致服务器故障,由于区档案局馆对该单位进行了容灾式备份,10多分钟就启动了备份系统,保证了该单位的业务正常开展。在试点过程中我们发现,信息化程度越高、民生关联度越大的单位,越关注电子文件和档案的凭证价值和安全性。如我们萧山区疾控中心的电子实验报告和区第一人民医院电子病历数量巨大,为保证其凭证性不得不全部纸质化,这些单位都迫切希望档案部门能作为第三方提供档案与电子文件的证据保全功能,降低社会运行成本,发挥档案与电子文件的凭证价值,萧山区卫生局还主动与我们联系要求尽快启动档案与电子文件登记备份工作,积极性非常高。

记者看到一份《萧山区档案局档案登记备份统计表》上显示,在线备份单位数量为120家,脱机备份单位数量为115家,数量备份总量约为2TB(万亿字节)。其中,区国土分局的目录数据库为3万条,全文数据库为304万页,电子业务数据为1000万条。下面依次还有区公积金管理中心、民政局(婚姻登记信息)、林业局(山林延保档案)、教育局(师生档案与信息)、区防疫站等单位的具体数据,每个单位都与民生紧密相关,数据登记翔实精细、一目了然。

陈金官向记者介绍了加大投入方面的情况。他说,在区委、区政府的重视和省档案局馆的精心指导下,结合档案馆新馆的建设,按照高标准、高安全、可扩展、规范化的要求,投入了近300万元扩建完成了档案局馆的档案登记备份中心1期工程,面积近200平方米;档案登记备份中心2期工程总投资265万元,被列入年度政府投资项目,目前已经启动,准备进一步扩大登记备份的覆盖范围,以构建覆盖更广的民生档案安全体系,建立长效工作机制。说到做好这项工作的意义,陈金官向记者一再表示:省档案局馆推广的档案与电子文件登记备份工作太重要了,为维护群众合法权益、保持社会和谐稳定都会产生重要作用,这将形成双赢和多赢的局面,是我们的目标,也是我们的动力。

在谈到对档案与电子文件登记备份工作的认识时,萧山区档案局馆长杨朝华总结并说到:档案与电子文件登记备份工作绝不是一项临时的工作,而是一项长远的战略;绝不是一个单纯的业务工作,而是一项复杂的全方位的系统工程;绝不是一件静止的工作,而是带动档案事业加速发展的推进器,档案与电子文件登记备份工作是档案工作理念和制度上的创新,更是档案部门主动服务科学发展,服务社会民生的重大举措,有利于加快推进档案事业的跨越发展,我们有信心把这项工作做实做好。

情为民所系,利为民所谋,为了把档案安全这把锻造得更加坚固,萧山档案人正在创造着一个又一个新的亮点。

本报记者 秦海庆 特约记者 蒋锦萍

  原载于《中国档案报》2012426    总第2297    第一版

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