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电子文件和数字档案登记备份工作的实践探讨
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内容摘要:开展电子文件和数字档案登记备份工作,创新档案管理运行机制,是建立档案安全监管体系和档案信息服务体系的重要途径,也是推动档案事业跨越式发展的重大举措。如何科学合理、因地制宜地做好此项工作,是我们基层档案工作人员必须思考的问题和重要的工作任务。

关键词:电子文件  数字档案  登记备份  实践探讨

长期以来,我们的档案主要以纸质文件作为文字信息记录的保存载体,而随着科学技术的飞速发展,电子化、数字化和信息化技术在各个领域的广泛应用,电子文件已经成为目前信息记录和传输的主要形式,必将逐步取代传统的纸质文件。为保障数字环境下档案安全和有效监督,进一步提高档案工作服务大局、服务社会的功能,国家出台了《关于电子文件管理暂行办法》;浙江省委省府办、鄞州区委区府办分别颁发了《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》;区档案局制定了《鄞州区电子和数字档案登记备份工作实施方案》。下面,就我们乡镇基层档案工作人员在实践中如何理解、贯彻和执行好电子和数字档案登记备份工作相关政策、规定和要求,略述浅见。

一、必须加强组织领导,建立切实有效的档案管理工作机构。

对我们乡镇来说,室藏档案涉及领域较广,包括农业农村、工贸、党政、综治、民政、文卫、城建、财政、环保、劳动、保险、统计等社会活动的各个方面。各办、各部门每年都将产生大量的纸质文件和电子文件,如何在这些电子文件的生成、传输、使用或存储过程中符合国家电子文件管理的有关规定和要求,并保证其使用环境下的安全,是一项单靠单位综合档案员难以很好完成的工作,特别是工程建设方面的档案,涉及到项目的立项审批、设计预算、施工监理、竣工验收、审计决算等多个部门和单位,如无领导的重视、协调,单就电子文件的收集就有很大难度。因此,要做好此项工作,一是必须依靠单位相关领导的高度重视,并熟悉了解电子文件和数字档案登记备份工作的总体要求和运作的全过程。二是要建立和健全有效的工作机构,乡镇各办、各部门需确定一位责任心强、有一定业务知识的人员担任办公室兼职档案员,负责本办及本部门电子文件(包括其它各类载体材料)的收集、整理、保管、存储、移交等多项工作,在进行纸质文件及其他各类载体档案移交同时确保相对应的电子文件移交到位,由乡镇综合档案员统一登记备份至区档案馆。虽然目前各有关单位名义上都已成立了组织领导和工作机构,但还须有关领导充分重视并采取相应措施才能促使相关人员履行好各自责职,切实有效地做好电子文件和数字档案登记备份工作。

二、应按年度顺序一次性将具有重要保存利用价值的全部电子文件和数字档案予以登记备份。

档案登记备份工作是指县级以上行政管理部门对本行政区域内对国家和社会具有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记认证,并由同级国家综合档案馆对上述档案进行数据备份。乡镇人民政府作为最基层一级的党政机关,必须立即开展此项工作是不容置疑的。按照我区二办文件对此项工作的原则要求,是优先对党政机关、涉及群众利益的民生领域、重点建设项目的电子和数字档案进行登记备份工作,上述的工作原则是科学规划、统筹推进的需要。我们乡镇一级的档案部门应遵照我区档案局的具体实施方案要求按年度顺序一次性将具有重要保存利用价值的全部电子文件和数字档案予以登记备份,而不应将同一单位同一年度中须登记备份的电子文件和数据档案再按重要优先次序分次进行登记备份,这样可以避免因多次进行登记备份而增加不必要的工作量。

三、应对登记备份的电子文件和数字档案进行必要的选择和鉴定。

按照规定,一般来说电子文件和数字档案登记备份的范围是保管期限为永久、长期或30年及以上的全部档案。其实在我们乡镇一级的档案中,有相当部分档案是和有关单位(部门)重复归档的,有的还是系统数据档案,比如社保医保档案、山林权证档案、计生档案、残疾人登记档案等等。这些业务档案,以后都将在区档案馆登记备份,区档案部门是否能将此类档案统一归类后发文告知,使之有个依据,我们乡镇一级档案工作人员就不用再花费精力收集这方面的电子文件,也不需要再进行此类档案的登记备份工作。

四、视情而定,有选择地开展传统档案的数字化转化工作。

按照我区档案局对档案登记备份工作的具体要求,各有关单位将有大量的永久、长期或30年保管期限的室藏传统载体档案(主要是3年之内的室藏纸质档案)需要进行数字化转化工作,包括以后归档的纸质档案(有不少无电子文档)。但本人认为,各单位在以前所归档的永久、长期或30年及以上的归档文件中,有不少是无重要保存利用价值的文件,其中有部分是以前在归档时将那些较难确定保管期限的档案按照往上靠的原则归档所致。按照档案登记备份工作的定义说明是指具有重要保存利用价值的电子文件和数字档案进行登记备份这一要求,我们应对需数字化转化的传统档案进行必要的选择和鉴定,对那些确有查考利用价值的传统档案必须进行数字化转化工作,以利档案信息资源的共享利用和安全监管。对一些无甚查考利用价值的则可不予转化,以减少不必要的资源浪费。

五、加强电子文件的收集归档工作。

做好电子文件的收集归档工作,是档案登记备份工作的重点。档案工作的难度是收集,而电子文档由于分散于各工作人员,多数单位过去也没有相关的归档要求和措施,且有些工作人员将电子文件视之为本部门的私有财产,因此收集起来更是难上加难。随着档案数字信息化技术的不断进展,其间的矛盾更为突出,已成为我们档案工作者面临的新课题和新任务,要做好此项工作,首先须有关领导的重视及相关的工作机构保证外,还应注意以下几点。

1、电子文件的收集范围

电子文件是社会组织在处理公务过程中,通过计算机等设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。我们乡镇机关电子文件的形成有二大途径,一是依托区电子政务系统办公自动化交换平台所下载的电子公文,主要是上级党政机关的文件,此类电子文件一般是文字信息。二是单位各办、各部门通过计算机等设备生成的电子文件。这些电子文件,除文字信息记录形式外还有各种不同形式的信息记录。面对大量的电子文件,我们应根据电子文件的特殊性以传统纸质档案的归档范围为依据,制定一份本单位电子文件的归档范围,以保证电子文件的收集规范、有序。按照要求,我们在收集过程中不仅要保证文字信息记录的收集,同时还应注意收集各种不同记录形式的信息内容。对于一些无纸质文件的电子文件,由于我国目前还未明确电子文件具有法律效力和凭证作用,因此必须尽可能生成正式的纸质文件存档。另外考虑到今后传统的纸质文件将逐步被数字化所取代,我们应有计划、有步骤地开始重要电子文件稿件的收集工作。虽然从目前来看,电子文件的稿件一般都未进行保留,但因为有的电子文件如重要建设工程的图纸、预决算等,其中的修改依据和修改目的等信息,具有一定的保存利用价值,所以应引起我们的足够重视。

2、应及时进行电子文件的登记入册

单位各办、各部门兼职档案员应对已生成或已收进的电子文件建立登记簿登记入册,按各分类进行编号,并及时移交档案室。在移交前应将所有的电子文件拷贝、存储和备份。单位档案室也应按以上内容进行电子文件的登记入册,需要说明的是这里所指的登记与档案登记备份中的登记是完全不同性质和意义的,前述的登记是一般性的登记,无法律意义,而后述的登记是行政登记,具有法律效力。移交后如有关人员须对电子文件进行修改、补充的,则须将所有的存储和备份件一并予以修改,并须注明修改时间、修改人及修改原因,以确保电子文件的原始性、真实性、完整性和有效性。

3、归档电子文件的安全措施

电子文件具有存储体积小、易保存、传输快、能共享等优点,也存在着系统依赖性强、载体不稳定、易丢失损毁(包括操作失误、病毒感染、存储介质的物理性毁坏等)、易篡改、易泄密等缺陷。因此对已接受的电子文件一般应采取三种存储形式进行存储备份,一是本地硬盘存储,二是移动硬盘、U盘或光盘存储,三是异地硬盘或网络存储,这样才能保证所接受的电子文档相对安全。另外,由于电子文件极易修改或篡改,且修改后不留丝毫痕迹,因此对已归档的涉及到重要政治和经济利益关系部分的修改,应取得有关领导或主管人员的批准和同意,以免留下隐患。

加强和规范电子文件管理,实施档案登记备份是今后一段时期全省档案事业跨越式发展的重大举措,也是新时期档案工作适应信息化发展要求创新和构建新的管理格局和运行机制、保障档案安全监管体系和档案信息服务体系的重要途径。对我们档案工作者来说,做好档案登记备份工作是一项具有划时代意义和极其重要的工作任务,我们应该以历史的使命感和责任感,切实有效地做好此项工作。以上是本人对电子文件和数字档案登记备份工作的初步理解、肤浅认识和一些不成熟的建议,不妥之处,敬请各位专家及同行谅解并指教。

参考文献:

1、省、市、区《关于开展电子文件和数据档案登记备份工作的通知》

2、电子文件收集工作的现状与对策—珠海市文件管理中心(岑桃)

 
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