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浙江省实施《归档文件整理规则》办法(试行)
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 1.引言

11为了适应计算机管理档案的需要,简化文件归档整理程序,提高档案工作效率,根据国家档案局行业标准《归档文件整理规则》,特制定本实施办法。

12本办法适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织应作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理工作。

13本办法实施的前提条件是使用计算机和有关适用的档案管理软件。

14本办法所称归档文件是指各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质材料。

15归档文件整理的单位是件。一般以自然件为一件,逐件整理归档。

151单份文件,一份为一件。

152文件正本与定稿,正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发件与被转发件为一件。

153报表、名册、图册、期刊等,一册()为一件。

154年度形成的来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、来函与复函等)为一件,跨年度形成的可各为一件。

2.归档文件整理原则

21归档文件整理是将归档文件以件为单位:进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

22归档文件整理原则

遵循文件自然形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同保存价值,适应计算机管理的需要,便于保管和利用。

3.归档文件质量要求

31每件归档文件均应齐全、完整。对已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

32归档文件的纸张,书写、装订材料等应符合档案保护的要求。用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格;归档文件的字迹应确保耐久性;归档文件应无金属物。

4.归档文件整理方法

41装订

411归档文件应逐件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发件在前,被转发件在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

412使用装订的材料应符合档案保护的要求,且简便易行、成本低廉。每件归档文件可用缝纫踏线(沿装订线或左上角斜角踏线)或使用文件存档固定套固定归档文件,页数多的装订可采用三孔一线。装订应不影响归档文件的阅读和复制。

42分类

分类方案可以结合年度、保管期限、机构(问题)制定。同一全宗内档案的分类应尽可能与实施本办法前保持一致,以保证分类方案的稳定。

421按年度分类

将文件按其形成或办理的年度分类。跨年度形成的文件,应在办结年度整理归档。

422按保管期限分类

将文件按永久、长期、短期三个保管期限分类。

423按机构分类

将文件按形成或承办的机构分类。

424按问题分类

将文件按其内容所说明的问题分类。

43排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表、一项工作(活动)、一件事情、简报、刊物等成套性文件应集中排列在一起。

如:按年度机构保管期限分类的,将归档文件材料按三个保管期限分开后,同一保管期限的,按时间(或重要程度)先后排列,并尽可能将同一事由、关系密切的文件材料排列在一起。

44编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,并在文件首页上端空白处加盖归档章,并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图1)

441全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。

4·42年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2000

443保管期限:标注归档文件保管期限的简称或代码。如:永久为,长期为,短期为‘‘’’;或永久为"Y,长期为“C”,短期为‘‘D

4·4·4件号:文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。

室编件号在分类方案的最低一级类目内。按文件排列顺序从“1’’开始标注。如:按年度机构保管期限分类,可一个保管期限编一个大流水号。馆编件号按进馆要求标注。

4·4·5机构:填写文件形成或承办部门的名称或规范化简称,如宣传教育处可简称为"宣教处"

4·4·6问题:填写分类方案类目的问题名称,如cc党群""行政业务等。

45编目

归档文件应依据分类方案和档案室编件号顺序编制归档文件目录。

451《归档文件目录》由归档文件目录封面、归档整理说明、归档文件目录三部分构成,并应装订成册。

452归档文件目录封面内容包括:全宗名称、年度等必备项,保管期限、机构(问题)等选择项(见图2)。、封面用纸幅面采用国际标准A4(×宽为297mm×210mm)

453归档整理说明内容包括:本年度立档单位概况,内设机构及党、政主要领导人变化情况;本年度文书档案整理归档情况。

454归档文件目录内容包括:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注(见图3)

4541件号:填写室编件

4542责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

4543文号:文件的发文字号。

4544题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[]"号。

4545日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909

4546页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

4·5·4·7备注:注释文件需补充和说明的情况。

46装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

4·6·1根据分类方法的不同,应将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中,即不同形成年度、保管期限和机构(问题)的归档文件,不能放入同一档案盒。

462档案盒

4·6·2·1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(×)、盒脊厚度可根据需要设置为20mm30mm40mm(见图4a)

4·6·2·2档案盒应根据摆放方式不同(档案盒横放排列,即档案盒的宽作为脊;档案盒竖放排列,即档案盒的长作为脊),在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图4b、图4c)。其中,起止件号是填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。

4623档案盒应采用无酸纸制作。

463备考表

备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(见图5)

4·6.3.1盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

4632整理人:负责整理归档文件的人员姓名。

4633检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

4634日期:归档文件整理完毕的日期。

5.本办法由浙江省档案局负责解释。

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