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浙江省档案馆档案库房安全管理规程(试行)
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为加强档案库房安全管理,确保档案安全,依据档案法律法规及有关标准规范,制定本规程。

一、总则

1.档案库房安全管理应坚持“以防为主、防治结合”的方针和“坚固实用、安全防范、科学管理、方便利用”的原则。

2.档案馆库房建筑应符合《档案馆建设标准》、《档案馆建筑设计规范》。

3.档案库房应保持相对独立,与工作用房、阅览室应进行隔离。

4.档案馆应明确档案库房安全管理分管领导,落实专人负责库房安全管理。

二、制度建设

5.档案馆应建立档案安全管理机构,明确库房安全责任人,制定库房安全管理制度,制定档案入库、库内档案整理和保管、各类设施设备配置与使用、库房环境保护、档案出库、消防安全、特藏室管理、档案利用、温湿度监测、应急预案等制度,明确工作内容、流程和要求。

6.建立档案库房安全工作责任制,明确主体责任、主要责任和相关责任,将安全管理制度的执行纳入岗位职责,实行岗位考核,开展安全培训。建立应急队伍并每年开展应急演练。

7.违反档案库房安全管理制度的,应严肃问责。

三、设施配置与使用

8.档案库房应设立门禁系统。档案库房出入口等重要区域应安装门禁系统。门禁系统应当具备目标识别和授权、出入记录保存等功能,可设定出入等级,限制非授权人员出入。

9.档案库房应安装火灾自动报警和消防灭火系统。火灾报警系统应具备火灾报警功能,具备自动和手动两种方式启动消防功能。消防灭火系统装置应符合消防有关规定。消防设施配置的规格、数量、类型、位置、维修保养符合要求。

10.档案库房应安装视频监控系统。档案库房四周、大门、库房内、过道等关键部位应安装监控探头,避免出现监控盲区和死角。重要区域或面积较大的区域使用多个探头或使用带有云台的探头。在夜间不具备灯光照明的区域,应使用带红外的探头。有异常情况,探头能够自动校对、自动捕捉,具备发现非法侵入即刻报警功能。已录制的监控视频应具备查询复核回放功能。视频图像画面清晰,视频图像资料保存期不少于3个月。

11.档案库房应安装温湿度调控设备,并建立温湿度自动检测控制系统,定时测量。要求库内温度控制在14℃-24℃、相对湿度控制在45%-60%范围内,温度每昼夜波动幅度不超过±2℃,湿度每昼夜波动幅度不超过±5%,特殊载体库房应按有关规定控制温湿度。温湿度调控设备应具备实时记录以及统计等功能。温湿度信息资料保存不少于3年,每年要对获得的数据进行汇总分析。

12.档案库房变配电设施、供电线路符合规范要求,库房照明灯具符合要求,电器设备操作安全规范。库区内电梯运行安全,按规定定期做好安检维保,并做好记录。

13.库房给排水管网设计施工符合规范,管道畅通,无锈蚀、渗漏现象。每月检修1次并做好检修记录。

14.密闭的档案库房应安装有通风设施。通风设施应根据档案库房内外温湿度情况适时开启,并做好通风设施使用记录。

15.档案库房内档案柜、架排列整齐有序,应避免阳光直射,便于通风,便于档案的搬运和取放。

16.每月1次对库房的防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施进行检查,做好记录,发现问题及时处理。

四、实体管理

17.严格执行档案出入库登记制度,建立健全登记手续和登记台账。接收入库档案须按档案移交批次填写《档案交接文据》,并附档案移交目录。履行档案接收入库手续过程中形成的材料,入全宗卷归档。

18.对首次入库档案应采用真空充氮,低温冷冻,臭氧消毒等措施进行除尘、消毒、杀虫、灭菌等处理。

19.档案出入库必须严格执行档案清点制度,确保档案实体数量、内容与记录相符。纸质档案以案卷或单份文件为清点单位,照片档案以册或张为清点单位,特种载体档案以件、块、盘、张为清点单位。录音带、录像带、光盘、磁盘在清点数量的同时,必须通过相关设备的检测,确保文件的可读性。在档案利用、档案修裱、档案数字化等工作中,档案每一次出库入库,都应严格清点、检查,办理登记手续。档案利用完毕归还时,档案利用接待人员应认真核对归还的档案。每次检查情况在利用登记上要有记录。对于次日须重复利用的档案,可暂存保密柜,次日提取。

20.库内档案应纳入全宗管理,档案管理、分类、变动、利用、病档检查和修复等台账齐全。库房内档案要整理规范,依照档号分类有序排列存放。档案库房设置档案存放位置索引,档案密集架、柜应有统一的反映存放档案内容的标识标牌,且指向明确。

21.对馆藏档案每五年进行一次安全状况普查,每年进行一次抽查,每三年对馆藏所有全宗完成一轮检查。安全状况普查内容包括:库房安全设施情况、档案数量、档案缺失情况、档案变动情况、案卷质量、档案病变及修复情况、档案进出登记、监控记录、温湿度记录、常规检查记录等。检查记录完整齐备。

22.特种载体档案实行专库管理,并配有防磁柜、底图柜等专用档案装具。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子文件,应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。录音带、录像带每3-5年进行一次倒带,并完成数字化复制。每隔两年对底片、照片进行一次抽样检查,不超过五年进行一次全面检查,若温、湿度出现严重波动,应缩短检查的间隔期。

23.符合条件的已经完成数字化加工的档案,原件原则上不对外提供利用。

五、库房管理

24.库房管理人员要有严格的安全、保密意识,离开库房要及时关门上锁,每日下班前要进行安全检查、切断照明电源、关好门窗。不得让未经允许的其他人员进入库房。库房管理人员工作岗位调整时,须做好分管范围内档案管理情况的介绍和相关档案目录的移交,以及对重点档案的清点,严格办理交接手续。特藏室钥匙由库房管理人员负责保管,做到专人管理、双人双锁。

25.保持库房、档案装具的清洁卫生,整齐美观。库内不得存放同档案及其保护设备无关的物品。严禁存放易燃、易爆、易霉变的物品。

26.建立档案安全检查制度,定期进行库房常规巡检,检查档案保管状况、档案保护设施设备的完好状况。在节假日和台风、暴雨、冰冻等灾害性天气前,应对库房进行专项安全检查,做好防范工作。发现档案安全隐患,须及时整改。做好档案安全检查记录和整改工作记录,相关材料归档。

27.建立档案安全管理台账,内容包括:1.《档案目录》;2.《档案出入库登记》;3.《设施设备目录》;4.《设施设备使用情况记录》:5.《库房温度湿度记录》:6.《档案安全检查记录》;7.《风险点消除情况记录》;8.其它。

28.本规程适用于浙江各级各类档案馆库房安全管理。档案室库房安全管理参照本规程执行。档案信息安全的有关规定另行制定。

附表:1. 档案出入库登记表

2. 档案安全检查记录

3. 库房日常巡检记录表

4. 档案风险点消除情况记录

5. 库房温湿度登记表

6. 档案设施设备情况登记表

7. 档案设施设备使用情况记录表

 附件下载
附表1 档案出入库登记表.docx
附表2 档案安全检查记录.docx
附表3 库房日常巡检记录表.docx
附表4 档案风险点消除情况记录.docx
附表5 库房温湿度登记表 (2).doc
附表6 档案设施设备情况登记表.docx
附表7 档案设施设备使用情况记录表.docx
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