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档案文化 Archives Culture / 2017年2月
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在融合共享中激发创新活力——“嘉兴档案”微信平台建设实践侧记
慈  波/嘉兴市档案局

    编者按:近年来,嘉兴市档案局充分借鉴和运用互联网思维,积极探索协同面广、融合度深、持续性强的档案工作发展新举措。通过建设“开放共享的档案馆”“百姓家门口的档案馆”“公众口袋里的档案馆”,有效延伸了档案利用服务新渠道,推进了以“创新、互联、融合、共享”为理念的档案工作实践。

    2013年,嘉兴市档案局通过信息化、网络化、智能化的手段开发建设了民生档案远程利用服务平台,让人民群众就地就近方便快捷地利用档案,实现了“查档不出村(社区)、当场能出证”的目标,受到群众普遍欢迎,这项工作还得到国家档案局主要领导的高度评价和充分肯定。2014年,市档案局充分借鉴现代化信息技术,明确提出“一部手机就是一个档案宣传窗口”“一部手机就是一个档案利用平台”的工作目标,努力将档案服务到村(社区)延伸至服务到人,把建设“嘉兴档案”微信平台作为做好档案服务、加大档案宣传、实现档案工作“公众参与、共建共享”的切入点和突破口。
以往的档案宣传主要依赖于展览、报纸、广播、电视、网站等形式,手段比较单一、互动效果不强,存在着“档案宣传小众化”的弊端,一定程度上制约和影响了档案功能的充分发挥。对广大群众而言,档案“藏在深闺无人识”,档案工作“披着一层神秘的面纱”。在几乎“人手一部智能手机”的时代,微信传播形式多样、传播速度快、传播范围广、互动性优、时效性强、便捷性好等优势十分明显,整合利用微信的传播共享优势和档案馆的资源优势,将档案和档案工作推向公众、走向社会,努力打造“公众口袋里的档案馆”,对于助推档案工作“公众参与、共建共享”的创新实践具有积极意义。

    一、“嘉兴档案”微信平台的运维特点
    (一)定位特色化。“嘉兴档案”微信平台由“微网站”和“微信推送”两部分组成,其中“微网站”分为“嘉兴记忆”“网友晒宝”“微服务”三个主栏目。微信平台建设的定位是立足嘉兴地方特色、传承嘉兴历史文化,让用户感到“一样的平台、不一样的体验”,它推送的图文消息种类丰富、内容新颖,并以百姓喜闻乐见的形式表现出来;微网站建设的目标是结构合理、便于操作,能原汁原味地反映嘉兴地域特色。2014年端午节前后,“嘉兴档案”微信连续推送了“嘉兴端午习俗民间故事”消息20余条,展示了嘉兴的丰厚人文底蕴,以接地气的方式丰富了嘉兴人民精神文化生活;推送的“嘉兴历史上的今天”图文消息,让人民群众从一张老照片、一段文字中回忆、追寻历史足迹,感受嘉兴历史文化魅力和社会变迁;推送的“嘉兴方言小测试”图文消息,让“纯正老派”嘉兴方言焕发出全新生命力。
    (二)运作制度化。“微信推送”由6名“80后”人员组成的工作小组具体负责,“微网站”由相关业务处室具体承办。市档案局严格执行日载制、周审制、季评制等三项制度,年底根据上传微信质量和关注度等进行考核评比和综合排名,着力调动干部职工参与微信推送的积极性,增强干部职工参与全局重点工作的能力和水平;与相关著作权人签订《嘉兴档案微信平台推送内容协议书》,确保著作权人的合法权益得到应有尊重和保护;在微信推送过程中,对文字和内容的规范性提出具体要求。
    (三)内容多样化。市档案馆馆藏档案已经全部完成数字化并实现数据共享,这为微信平台图文消息推送提供了有利条件。在此基础上,市档案局紧密结合档案特色、地域特点、时政热点以及市民关注点,大力建设内容丰富、形式多样的档案微信资源库。市民通过手机关注“嘉兴档案”微信公众号,即可随时查阅档案资料,进行查档咨询、在线提问和评论,实时浏览推送的档案文化图文信息。微信平台开通两年多以来,社会关注度、公众参与度越来越高,平台被美誉为“公众口袋里的档案馆”。
    在2015年中国人民大学信息资源管理学院开展的“社交媒体平台上档案利用创新模式研究”项目课题组调查中,“嘉兴档案”位居我国档案界微信公众号订阅号发文总数第一。同年10月,“嘉兴档案”微信平台在中国人民大学主办的“首届数字记忆国际论坛”上作为典型案例介绍,受到与会者好评。2016年,“嘉兴档案”微信平台建设经验和做法获得第十七届长三角城市档案局长联席会议与会人员的充分肯定。
    (四)服务人性化。评价一项工作的好坏,人民群众最有发言权,让群众满意才是工作的最终目标。“嘉兴档案”微信推送工作小组人员利用“自主查档”“预约查档”“就近查档”“网上晒宝”等双向互动栏目提供咨询服务,及时详细解答用户提出的问题,为社会公众提供多形式、多角度、多效果的档案体验,并实施跟踪反馈机制,不断了解群众对服务的满意程度。“嘉兴档案”微信平台努力为公众提供优秀档案文化服务,弘扬主旋律,传递正能量,在“以人为本”的服务中作出档案人应有的贡献。
    目前,“嘉兴档案”微信平台建设虽然形成了许多有益经验,但也存在一些有待改进之处。一要扩大社会影响。平台运行以来,宣传力度不够、推广方式不佳、关注人数增长比较缓慢,这一现状与市档案局提出的“建立和完善群众自主参与度高、互动性强的移动服务新方式,力争在全省档案系统和当地文化传媒中形成较高影响力”的总体目标还有较大差距。二要增加互动效果。平台建设侧重“我推送、你浏览”的循环模式,对人民群众的关注点、需求点、共鸣点了解不多,和社会大众的互动交流较少。三要完善整体功能。微信推送小组人员的本职工作非常繁重,在微信工作中不同程度地存在着完成推送任务即可交差的想法,创新能力、团队协作能力等有待提升。

    二、“嘉兴档案”微信平台的前景思考
    第一,进一步加大支持力度,以合力促发展。将微信平台建设列为全局年度重点工作项目,编制工作专案,明确目标任务、工作载体、工作措施、时间节点、相关责任人等。建立健全微信平台建设工作领导小组,分析省内外档案微信平台发展形势,摸清档案微信平台发展脉络,取长补短、查漏补缺,并采取借力、借机、借势、借智的方式,动员和组织社会力量参与档案微信平台建设,共同将微信平台建设得更好。
    第二,进一步明确工作定位,以坚持谋发展。档案微信平台有别于商业微信平台,需要结合工作职能,明确工作定位,不求“大而全”,专注“小而精”。要在提高档案部门与用户之间的互动交流上下功夫,进一步了解和吸引用户的关注点与需求点,增加用户活跃度。要立足长远、深耕细作、久久为功,积极构建与用户之间的稳定关系,以不懈的坚持、优质的服务、独特的内容、良好的口碑赢得用户青睐。
    第三,进一步探索运营方式,以创新赢发展。加大微信平台宣传力度,积极借助报纸、杂志、网站等进行宣传推广,确保关注人数稳中有升。充分利用微信社会化营销属性进行传播推广,使微信图文消息得以成倍扩散。积极探索实行社会化运作模式,建立健全以绩效考核为中心的合同激励机制。
在大众创业、万众创新的时代大潮下,档案工作唯有牢牢把握发展机遇,主动作为,在理论创新、制度创新、实践创新中,不断提升科技引领、借势借力、融合融入、共建共享的能力和水平,才能更好地激发档案工作活力,更好地参与到全面高水平建成小康社会的大局之中,并有所作为。

参考文献:
[1]李持真,黄永红.异地查档 跨馆出证——浙江嘉兴实现区域内民生档案远程利用.中国档案[J],2013(2):28—29.
[2]慈波.红船旁的微档案.中国档案报[N].2014—06—30(01).
[3]王健.社交媒体平台上档案利用的创新模式.数字记忆国际论坛[R].2015—10—24.
[4]魏智武.“数字记忆国际论坛”热议社交媒体.档案学研究[J],2015(6):94.
[5]宋鑫娜.档案公众微信平台应用模式探析.中国档案[J],2014(11):34—35.
[6]李玉芬.微信公众平台:档案宣传利用的又一个机遇——以“嘉兴市档案局”微信公众账号为例.城建档案[J],2015(3):72-74.
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