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文件处理单的扫描,一个不是问题的问题 [复制链接]

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发表于 2014-7-30 17:59:03 |显示全部楼层
文件处理单归档是必须的,一般在业务指导中,甚至对于归档后的排序都有不成文的规定,放在正文的前面。
在档案数字化过程中,遇到“文件处理单”该如何办?如果跳过不扫,似乎又怕遗漏重要信息;但是扫了,又带来新的问题:一是今后利用或上网发布,每份文件打开时,首先见到的是文件处理单,次页才是正式文件的开始,与现有网上所有档案的开放公布形式很不相称;其次,有的文件处理单上确实有一些领导的重要批示,在开放解密过程中,往往文件本身可以开放,而领导批示却不允许开放,从而导致该文件的开放受阻。
所以,“文件处理单”的扫描虽然属于数字化中的一个细节问题,但处置不当,其后果,也是很严重的。

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发表于 2014-7-31 13:26:21 |显示全部楼层
本帖最后由 ll 于 2014-7-31 13:47 编辑

这个问题在理论上是有解决方案的,也就是OAIS参考模型。该模型中提出信息包的概念,并归纳出分别与收、管、用环节相对应的三种数据包:SIP(提交信息包)、AIP(存档信息包)、DIP(分发信息包)。我觉得扫描的时候全部扫描,所形成的包括文件处理单在内的完整的信息可以作为SIP或AIP,进入档案管理系统进行管理,系统管理员或者档案管理员可以查看整份档案的内容,如果查档用户需要查看,可以在系统中事先或动态实时形成只包括文件正文内容的DIP,由管理员授权或分发给用户。如果要发布到互联网站、政务网站或档案共享平台等利用系统中,也只要发布DIP即可。

只是目前看来,实践中这么去实现的案例还没怎么听说。这可能也是有多方面原因的,第一可能这样的应用需求没有明确提出来,软件开发公司也没有这么去做;第二可能以前考虑的时候认为正文才是最主要的,文件处理单以及草稿等利用需求不高因而不必要扫描;第三(这项不是可能,而是肯定,也是在技术实现上起关键作用的)数字化加工的方案中没有考虑“件”内成分的区分,档案扫描的时候最小的处理单元就“件”为止,“件”内的所有页都是按照一个流水号排下来的,不加以区分(估计也是出于成本的考虑),无论是目录上还是图像文件上都没有标识哪一部分是正文,哪一部分是草稿,哪一部分是文件处理单,所以软件公司做出来的管理软件是无法(在不依靠人工识别和挑选的情况下)自动生成一件或一批档案的DIP的。

点评

hlm  非常赞同这个分析。现实中,至今还未发现有一个单位的数字化,是作件内成分区分的,所以,就不知道还有什么办法,能够实现分包利用的梦想!同时,如果实施件内成分区分法,那么,目录是否也要区分,如何分等,请指教  发表于 2014-7-31 17:32:34

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发表于 2014-8-4 12:02:17 |显示全部楼层
本帖最后由 ll 于 2014-8-4 13:34 编辑

指教着实不敢当!有一些个人初步的想法可以探讨一下:

对于有文件处理单的这一类档案,一般都是文书类档案,所以我们仅就文书类档案的件内成分区分进行讨论。
如果是单页扫描,可以在原来存储的每个“档号”文件夹下分设“文件处理单”、“正本”、“定稿”、“草稿”、“附件”等子文件夹,实体扫描的时候分别把有关图像存放进对应的子文件夹;
如果是多页扫描,原来通常是以档号来命名生成的多页Tiff文件名,要进行件内成分区分我们可以以“档号_文件处理单.tiff” 、“档号_正本.tiff” 、“档号_定稿.tiff” 、“档号_草稿.tiff” 、“档号_附件.tiff”等形式分别存储对应的内容。

这么做势必会增加数字化加工时的人工处理成本。

至于目录要不要细化,到是要看档案管理员有没有检索需求,如果档案管理员能够接受先检索到件,再看不同成分内容,再按照实际情况进行查档授权的工作方式,那目录不细化也可以。如果档案管理员认为经常需要有一些和件内成分有关的情况进行查询的需求,那么目录也可以进行进一步的细化。目录细化实际上也就是把单页扫描的各个底层文件夹名或者多页扫描的各个多页TIFF文件名(可以通过程序软件的方式)全部提取出来,存在一张数字化对象明细表里,这张数字化对象明细表的字段结构为“档号、成分名称、页数...”,其中档号字段与文件级1的目录表的档号字段相关联。

当然,对于按照这种模式加工的数字化成果的检索利用,应用软件也应该作一些相应调整。

关键在于有没有这样的利用需求以及是否值得这样高强度的投入。

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发表于 2014-8-5 09:51:56 |显示全部楼层
ll 发表于 2014-8-4 12:02
指教着实不敢当!有一些个人初步的想法可以探讨一下:

对于有文件处理单的这一类档案,一般都是文书类档 ...

利用需求肯定有,件内区分也很有必要,但是全面推广,人工处理成本确实也是一个问题,文件处理单也没必要全部扫描,对一些重要领导批示,特别是一些敏感的信息,运用OAIS参考模型分类处理还是很有必要的。

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发表于 2014-8-7 13:01:46 |显示全部楼层
小问题藏着大道理。
“文件处理单”实际仅仅是一种形式,还有许多种类似的小件,都包含在大件之中。如果把我们通常的“件”比作分子的话,那么,每个归档的“件”实际是由若干个“小件”所组成,这个“小件”就好比是分子中的原子。“文件处理单”是一个原子,“定稿”也是一个原子,“草稿”又是一个原子,“正本”也是其中的一个原子。当然,这仅仅是规范的文件,如果,非公文类档案,“件”内的情况更加复杂。
在纸质管理阶段,我们通常用各种整理的理论,把“小件”通过内在的有机联系,排列组合在一起。是用线把小件串成了大件。管理和利用都有一整套的办法。
但是,纸质档案经过数字化,变成图像文件,其管理和利用已经发生了质的变化。利用中的原来一对一的可控利用,现在变成了一对多的不可控利用(共享),它要求,数字化的成果必须是以小件为单位的,只有这样,才能适合网上的公开与共享,才能做到可公开的真正公开,不需要公开的,不予公开。
我国已出台的数字化标准,对于小件的处理,采用举例法,提出什么扫,什么不扫。由于举例很有限,只对“草稿”“重复副本”等作了规定,挂一漏万,所以,缺乏可操作性。而绝大部分单位,仍然按照传统的大件管理模式进行扫描,对此,将来的管理和利用,将成为绕不过去的坎。

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