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归档重复严重,宜加关注 [复制链接]

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发表于 2012-11-9 15:21:47 |显示全部楼层
近日做个PPT,无意间随便调一张光盘做测试.该机关,当年共归档文件889份,全部扫描成图象文件,发现有61份文件是重复的,其中,大部分是重复两份,也有个别重复3份以上的.重复件所编档号都不一样,但内容完全相同.说明,档案员在归档时并未发现重复问题.
在传统纸质档案管理时代,大家有重复的感觉,但很难精确统计.现在,有了计算机,重复现象一目了然,而且,在档案开放时,甚至给用户造成"数据质量太差"的错觉.
信息时代,要查找归档文件重复问题,实际非常简单.比如,浙江档案网上提供免费下载的质检软件,选择目录检测,立即就能把你室藏中的重复文件全部一网打尽.

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发表于 2012-11-9 15:54:34 |显示全部楼层
这是一个很严肃的问题

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发表于 2012-11-16 13:51:08 |显示全部楼层
由于不考虑效益,所以,也没有人在这方面进行系统的调查\统计与分析.

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发表于 2012-11-22 14:27:52 |显示全部楼层
admin 发表于 2012-11-9 15:54
这是一个很严肃的问题

有多严肃
收入不够花

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发表于 2013-1-30 15:05:34 |显示全部楼层
因为是材料形成部门立卷,上级下发的一个重要文件,相关部门都会留一份,这样进馆的时候,汇集上来的文件都有若干份。因为重复归档涉及不同单位、不同类别档案,这时如果要作剔除处理,工作量是非常大的,不但要拆卷、重组卷,还要调整目录。于是多一事不如少一事了。

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发表于 2013-2-1 14:15:38 |显示全部楼层
文件的编号非常重要啊,如果文件编号一样,那就一定重复啦。电子文件就更简单啦,就像楼主说的用软件就可以解决了,关键看用不用心喽

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发表于 2013-4-3 10:51:20 |显示全部楼层
浙江档案网上提供免费下载的质检软件在哪里可以找到?

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发表于 2013-4-3 11:12:57 |显示全部楼层
wwp 发表于 2013-4-3 10:51
浙江档案网上提供免费下载的质检软件在哪里可以找到?

产权保护需要,目前不能在在互联网上免费下,内网可以。如果你需要,请直接与我局科技处联系,让他们给你发个过去。

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发表于 2013-4-3 15:23:05 |显示全部楼层
好的,谢谢。

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发表于 2013-4-19 13:15:55 |显示全部楼层
这个软件倒是不错,不过我想现在一般的档案管理软件在平时收发文登记的时候应该就应该能识别出来进行提醒的

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