积极推进审计档案信息化 为提高机关工作效能服务
随着国民经济的快速发展，审计工作在政府工作中的职能地位日益突出。为适应新形势下审计工作发展的现实需求，省审计厅从提高审计档案工作效能入手，积极推进审计档案信息化建设。不断在计算机辅助审计、办公信息化和文档一体化管理的应用软件开发等方面开拓创新、勇于实践，使审计档案管理在内容上已从有形实体扩展至数字代码，管理方式上从传统模式转换为网络模式。基本达到了管理现代化、操作智能化、传输网络化。日前，已将1984年建厅至今的档案文件级条目90472条，全部输入计算机，同时，2002年以来的档案15000份，已全文输入，形成电子文件。
一、加快档案信息化建设是适应新形势下审计工作的迫切需要
近几年，审计工作承担了大量经济监督任务，如何应对日益繁重的审计任务，成了审计部门的一项急迫课题，可以说加快审计档案的信息化建设，就是被形势“逼”出来的。
1、审计工作的信息化迫切要求档案管理改变传统服务模式
过去很长时间内，审计档案工作由于受传统管理模式的束缚，自身的定位并不很准，服务手段也非常有限，常常是等着上门，被动服务，为审计工作者提供简单的资料查询等任务。随着国民经济的高速发展，许多行业、企业、政府机关大量使用计算机，“金税”工程、“金卡”工程、“金关”工程等，财会信息化、会计电算化普遍实行。原有的纸质会计资料变成了计算机数码资料，传统审计手段已不适应审计环境、审计对象的深刻变化，审计机关对原有的审计经念、审计思路、审计方法和审计手段进行了更新，审计档案工作面临着前所未有的挑战。如果档案工作跟不上信息化建设的步伐，不回应电子时代的挑战，将会制约审计工作的发展，严峻的现实把审计档案信息化建设推上了审计工作的前台。
2、审计信息化需要有文档信息化的强力支持
电子文件和档案是支撑审计信息化的关键性技术，审计信息化开发成功与否与文档信息化开发的优劣有极大的关系，文档信息化是审计信息化的重要组成部分。首先，文档信息化必将使审计系统的信息传递加快，使分散的信息能得到进一步聚合，促进审计信息资源共享，让信息资源发挥更大的作用。第二，文档信息化能进一步加强审计机关内部和审计系统的交流、合作，是提高机关工作效率的一个通道。第三，审计质量监管部门能在审计实施过程对审计形成材料实时监控，是改进审计工作质量的一个途径。审计工作需要有文档信息化的支持，搞好文档信息化是审计工作发展的客观需要。
3、搞好文档信息化也是档案工作自身发展的迫切需要
档案工作之所以成为审计工作者的得力助手,是因为他是机关核心信息资源中心，担负着为机关各项工作提供信息服务的重要岗位。 随着办公自动化的推进，电子革命带来的震荡与冲击，使档案工作也“遭遇”前所未有的被改造。面对网上的信息资源，传统的档案管理方式已一筹莫展，面临着许多的困惑，形势逼使档案工作必须抓紧信息化建设的有利时机，使自身工作实现信息化的同时更上一层楼，为审计工作提供全方位、多功能的服务。
二、审计档案信息化建设需要把握的几个重要环节
随着审计信息化建设工程---“金审工程”（被国家批准为第一个电子政务建设项目）的推出，2002年初，按照审计署提出的统一领导、统筹规划、分步实施的原则，我厅正式启动审计信息化工程项目。在厅领导的高度重视下，将电子文档中心建设项目，列入审计信息化建设五年规划，与审计信息化建设同步实施。厅里成立了以档案人员、计算机人员并联合杭州飞软软件开发公司组成的“电子文件管理与电子档案管理”研制开发小组。目前，《飞审文档管理软件VER1.0（网络版）》已开发成功，该软件解决了局域网中文件管理与档案管理的无缝衔接，保存了电子文件制作过程及公文办理过程的原始记录，对审计机关的各类电子文档和实体文档进行综合利用和管理。在实施文档信息化建设过程中，把握住了几个环节：
首先，按照现代管理要求梳理传统的档案管理模式。在传统办公环境中，档案工作与文件管理缺乏有效衔接、统筹兼顾，在一年一移交的过程中，导致大量的重复劳动，给档案工作留下了许多“补丁”。在审计信息化和文档信息化同步建设中，我们采用全程管理模式，档案管理中的各种需求诸如分类、组合、鉴定等可以在电子文件生成之际和运转过程中便设计在系统中。比如，我们将档案的分类类目嵌入在收发文软件中，将审计项目审计过程中形成的各种公文模板设制在每个审计项目管理监控软件中，使形成文档问题集中化。档案工作提前介入到文件工作之中进行前端控制，使最后形成的档案符合系统化、完整化、规范化的归档要求，能使档案人员真正享受到计算机信息管理给档案工作带来的高效和便利。
其次，在文件形成的流程中抓好档案的质量。我们重点抓了行政办公的收文、办文、发文、核稿、签发、归档等环节的规范与标准，由于办公信息技术在很大程度上往往只重视文件的办理过程，容易忽略档案的凭证作用和参考价值，难以保证文档的质量。在同步建设中，我们既考虑到信息的采集、接收、传递的便利，又考虑到信息生成、传输、保存的特殊需求。比如，我们在电子文件诞生之时便对不同文稿生存时间、运转处理过程、修改人姓名及修改时间、归档时间等动态情况予以记录和追踪，保证转化文件的真实性、凭证性和合法性。
第三，根据信息化发展趋势要求，抓好电子文件与电子档案之间的无缝衔接。在审计信息化与文档信息化同步建设中，不必像以往软件开发那样，先预留软件接口，然后经过物理衔接，通过数据转换来实现，简化了重复环节，节省了资金投入，促成办公软件与文档管理软件之间的有机融合，也为将来升级版本打好基础。
三、加快审计档案信息化建设有利于提升档案信息为审计工作服务层次
文档信息化管理软件的开发成功，提升了我厅档案信息开发利用服务层次，也给档案服务工作带来了新的契机。
1、增加了档案信息的内容。如今一进入文档管理软件系统，通过网络办理查阅手续后，就可查阅所有的当年收文、本单位发文、法规库文件及已归档文件，简便易行。改变了以往如要同时查阅当年文件、法规及归档文件，要受制于不同管理环节等因素，而带来的不方便、不及时、不全面的情况。
2、提高了档案信息的质量。在审计档案库内各种信息应有尽有。一、二、三级信息为审计监督提供了科学而翔实的信息资料。其中，一级信息包括：被审计对象的基本情况信息、历年国家、社会和公司内部的审计结果情况信息、产权关系信息、历年资产情况信息、历年开户银行信息；二级信息包括：各类审计的时间、类型、资料、审计报表、内控制度、经营考核指标等；三级信息包括：审计结果的信息，包括审计报告，审计主要问题等。为审计工作的开展提供优质服务。
3、促进了机关办事效能的提高。文档信息化使审计工作的信息传递加快，促进资源共享，同一份电子文件可供多人同时查阅，改变了以往纸质文件需通过人工传递流转的过程。由于网络查文档不受地点和时间的限制，利用者可以在各自的办公桌上，不受八小时内外的限制，随时可上网查阅文档信息，时效性强。如审计厅经常遇到加班情况，由于网络查寻文档信息不受时间的限制，给晚上加班的同志带来极大的方便，提高了工作时效。
四、加快档案信息化建设有待转变观念搞好深入开发
文档信息化建设涉及全省审计系统，事关审计档案工作长远发展的大事，而文档信息化有赖于审计信息化的建设。所以，必须采取积极、稳妥的方法和措施。
1、要加强领导，形成齐抓共管的良好局面。信息化工程是一项“领导”工程，“一把手”必须给予高度的重视和必要的督促检查。为此，加强领导，调配力量，分工协作，才能将信息化建设落到实处。
2、档案人员的作用不可忽视。一般单位在文档软件的开发过程中，往往疏忽档案人员在开发过程中起的作用。由于软件开发人员对档案管理的深层次认识不足，仅凭自己有限的了解和“设想”构制软件，不能开发出高质量的文档信息系统，只能慨叹“英雄无用武之地”。因此，档案人员应主动参与文档信息化软件的开发工作。
3、重视调研，做好文档信息需求分析工作。文档信息化建设是一项长期投资，立足于机关工作的长远发展，因此在编制规划、方案前，必须作充分调研，明确文档信息化的需求，需求分析越充分，开发工作就越顺利，网络也越有使用价值。
几年来，我们从审计信息化大局出发，从审计档案工作自身发展的必然要求出发，对审计机关的文档信息化进行了开发探索和实践，积累了一些经验，取得了一定成绩，重塑了网络时代档案工作者新的职业形象，激发了审计档案工作活力，同时也给审计档案工作带来勃勃生机。