浙档〔2007〕32号

各市档案局、知识产权局，省直有关单位：

专利档案是一种具有法律意义的专门档案，是保护专利权的重要凭证。为贯彻全省自主创新大会精神，加强专利档案的管理，使档案工作更好地为提高我省自主创新能力服务，我们制定了《浙江省专利档案管理办法（试行）》，现印发给你们，请结合实际贯彻执行。

浙江省档案局   浙江省知识产权局

2007年5月10日

浙江省专利档案管理办法（试行）

第一条  为加强全省专利档案的管理，提高专利档案科学管理的水平，有效地利用专利档案，充分发挥专利档案在我省经济建设和自主创新中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国专利法》、《中华人民共和国实施专利法细则》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等法律、法规，结合我省专利档案工作的实际，特制定本办法。

第二条  本办法所称的专利档案，是指各企事业单位专利申报、授权、维持、代理、诉讼、转让、保护等活动中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同门类和载体的原始记录。

第三条  专利档案是国家和社会的宝贵财富，是记载专利的重要依据。按专利申请和授权的不同阶段，专利档案属于专利申请人或者专利权人所有（另有约定的除外）。专利申请人或者专利权人负有保护专利档案的义务。

第四条  各有关单位对由本单位形成的专利档案的管理应遵循集中统一管理的原则，确保档案的完整、安全，为本单位经营、管理、产品研发等各项工作服务。个人所有的专利档案，档案所有者应妥善保管。

第五条  各有关单位应将专利档案工作列入本单位档案工作计划和检查、考核内容；各级档案行政管理部门、专利行政管理部门要加强对专利档案工作的监督和指导。

第六条  各单位的专利事务管理机构应配备兼职档案管理人员，负责本部门专利文件材料的积累、整理和归档工作。

第七条  各有关单位应建立健全专利材料的归档制度，并把专利文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、相关人员的岗位职责，作为考核的重要内容。

第八条  各有关单位在专利工作中形成的应归档的文件材料，必须按照规定，及时向本单位的档案管理机构移交，任何个人不得将归档文件材料据为己有。

第九条  一般情况下专利档案应包含以下归档范围：

1、专利获得材料：包括授权通知书、登记手续通知和登记表、公告文本、专利证书等；

2、专利委托材料：委托书等；

3、专利申请材料：申请书、权利要求书、说明书及其摘要、附图、请求书、相关证明、技术问卷等附加文件（具体可参照受理通知书相关内容）等；

4、专利受理材料：受理通知书、补正通知书和补正材料、初审合格通知书、初审合格通告、实质性审查请求书和补充材料、进入实审程序通知书、实质性审查意见等；

5、专利缴费材料：缴费通知书、缴费发票复印件、费用减缓通知书、每年的年费发票复印件等；

6、专利实施运用材料：专利技术转让合同、许可实施材料等；

7、专利奖励（资助）材料：享受国家各级政府有关专利方面的优惠政策的申请、批准和取得的材料；

8、专利诉讼材料；

9、其他与专利活动有关的材料。

第十条  实用新型专利和外观设计专利档案保管期限应为短期，发明专利应为长期，如属于获得国家发明专利金奖或优秀奖的，应延长为永久。

第十一条  在专利工作中形成的全部应归档的文件材料，原则上应于本次专利活动结束后1个月内将整理后的文件材料移交本单位档案管理机构，集中管理，以保证专利档案的完整与安全。

第十二条  归档工作由专利材料形成者或兼职档案员承担，档案管理机构负责指导和协助。其中综合性文件材料和跨部门联合承办的文件材料应由牵头部门负责归档。

归档文件材料应完整、准确，字迹工整并具有原始性，载体和书写材料要符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用纯蓝墨水笔、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件。

第十三条  专利档案的整理要求

专利档案应以项目为单位进行整理。一般一项专利为一卷。

卷内文件排列顺序依次为：专利获得材料；专利委托材料；专利申请材料；专利受理材料；专利缴费材料；专利实施运用材料；专利奖励（资助）材料；专利诉讼材料；其他。

有关卷内文件材料的情况说明、整理人、检查人和时间应逐项填写在备考表内。

专利档案可在同一类目内按专利活动结束时间顺序进行排列编号，编制专利档案案卷目录。

各单位应根据本单位专利档案实际编制相应的检索工具。

第十四条  专利档案中特种载体档案的整理应依照现有相关标准执行。

第十五条  各有关单位的档案管理机构要通过各种方式和途径，积极主动地开展专利档案利用工作，为本单位、本系统的各项工作提供服务。

第十六条  各有关单位建立和健全专利档案借阅制度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。正确处理好利用和保密的关系。外单位利用专利档案必须经单位领导同意。

第十七条  各有关单位应建立专利档案统计台帐，对专利档案的收进和移出、保管数量、销毁等情况进行及时、准确的统计和登记。

第十八条  在专利开发过程中形成的技术原始记录可参照《科学技术研究档案管理暂行规定》进行管理。

第十九条  本办法适用于各企事业单位，党政机关和人民团体可参照执行。

第二十条  本办法公布实施前已整理的档案，可维持原状，也可按本办法要求逐步调整。

第二十一条  本办法由省档案局、省知识产权局负责解释。

第二十二条  本办法自发布之日起施行。