王奕义  余植林/义乌市国税局

内容摘要：本文通过对当前电子档案管理面临主要问题突出在三个方面加以分析阐述与透视，从而进一步确立了用抓创新载体促保障到位、抓设施完善促维护到位、抓信息安全促监控到位、抓队伍建设促巩固到位这“四抓四促”新举措来强化电子档案管理。

关键词： 电子档案  管理现状  模式选择

电子档案文件是通过电子计算机来阅读和处理信息，从其载体形式来看它不再是传统纸张和字迹，而是新型载体材料即磁性载体和光盘载体；电子档案文件必须依赖于电子化环境和特定应用程序才能展现其内容，与传统纸质文件有着本质区别。因此电子档案文件管理不能简单照搬传统纸质文件管理方式，应根据电子档案文件自身特点实行档案规范化管理。本文突出从实践中国特色理论和科学发展观出发对电子档案文件管理面临主要问题加以透视及其对策进行分析与探究。

1、当前电子档案管理面临主要问题透视

电子档案文件是信息时代信息记录主要形式，其载体与信息结合方式特殊性又带来了一系列管理上新问题。

1.1 从电子档案文件长期安全存取问题上分析。电子档案文件承载介质寿命相对较短与纸质载体相比相差甚远，电子档案文件载体寿命除与自身内部诸因素有直接关系外，环境对电子档案文件载体影响不容忽视。主要表现在：一是温度湿度影响。在温度过高或过低条件下，光盘载体会弯曲变形，从而影响数据读取；二是磁场和机械震动影响。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，但对于电子档案文件来说磁场和机械震动就会造成载体磁粉脱落、磁性减退或消失，使记录信号丢失与记录信息被破坏；三是灰尘影响。灰尘是影响电子档案寿命一种隐形杀手，灰尘对电子档案文件载体影响主要有物理、化学和生物三种损坏；物理损害主要是对电子档案文件载体表面污染或划伤；化学损坏主要是灰尘中有害化学成份对电子档案文件载体化学作用而产生腐蚀或降解；生物损坏主要是灰尘中酶和有机酸对电子档案文件载体腐蚀与损坏；这些损坏一旦发生就会造成电子档案文件载体上数据和信息部分或全部丢失而且无法修复；四是阳光和空气影响。阳光中紫外线对电子档案文件载体影响很大，紫外线长期照射能使磁性载体消磁或退磁；空气中有毒有害气体在一定条件下对磁体进行腐蚀氧化使磁粉脱落、磁性失去、数据和信息无法读取。

1.2 从技术过时和设备更新问题上分析。电子档案文件不同于纸质文件，纸质文件一旦形成，它所承担载体就把纸、文件内容和字迹三者永远结合在一体，而电子档案文件则不同，当人们使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料和光盘载体上之后，电子档案文件就永远离不开这种技术和设备，因此要处理、阅读电子档案文件必须借助于计算机将信息与载体结合在一起。随着电子技术日新月异和电子档案文件读写系统更新换代频繁，读写系统格式和功能兼容性与电子档案文件可读性永远处在不断调整与变化之中，如果计算机发生故障、系统瘫痪，电子档案文件就读不出来，不同软件环境形式电子档案文件存储在载体上有时难以互换，技术设备更新后若不及时解决格式转换问题也无法读取。

1.3 从信息安全与保密问题上分析。一方面电子档案文件与载体可分离性，使电子档案文件信息随时有被修改、窃取、销毁危险，而且也使长期处于共享计算机网络资源环境下使用者淡薄了对电子档案文件存储位置关心，从而影响了电子档案信息真实性、完整性和可靠性；此外互联网开放性又使电脑病毒和蓄意破坏电脑黑客对载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或黑客闯入，就可能造成信息数据无法读取或信息丢失甚至造成整个信息系统瘫痪。

2、进一步加强电子档案管理路径选择

2.1 抓创新载体，促保障到位。切实重视信息载体保护，由于电子档案文件形成时间短、缺乏实际贮存验证，因此电子档案文件中原始信息长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨。目前对于长久保存电子档案文件需要采取以下五个方面新措施：一是控制适合温湿度防止载体发生水解反应。一般来说16℃—20℃相对温度、40%—50%相对湿度是保管电子档案文件理想条件，不适宜温度和湿度会使磁性载体和光盘载体寿命减少导致制品发脆；光盘载体中使用塑料、铝和多碳材料在高温下很易变形，而光盘表面只要有稍微弯曲都会影响激光束精确定位和数据读写；湿度大，磁性载体涂层中粘合剂易吸水、粘连、脱落，使涂层移位和变形，造成记录信息丢失，还会使磁性载体材料中粘合剂长霉、水解而导致磁性氧化物分离变成许多碎片并产生斑点，使磁性载体材料变质，永远失去使用价值；湿度过低，则输片时盘基带基容易产生静电，吸附空气中尘埃而损坏载体；二是防止灰尘对载体表面损伤尽量减少人为直接接触载体。灰尘对电子档案文件载体有物理、化学和生物损坏除在第一部分透视中已进行了分析阐述外，灰尘还可作为有害生物主要是霉菌培养基不断地繁殖落在电子档案文件上，软盘磁带发霉后不仅会使数据丢失而且会污染驱动器读写磁头，甚至会不断传染给其它软盘磁带；三是远离外来磁场确保不受磁场破坏。事实上在我们周围环境里存在着多方面电磁干扰，如电动机、发电机、变压器、电视机、放大器等，经调查30奥斯特外磁强度就会对磁性载体产生磁化效应，外磁场强度超过50奥斯特能产生明显退磁，就有可能将磁性载体上信息抹掉，使磁性载体材料失去应有功效；四是防止有害光线照射。光线特别是太阳中紫外线，能与电子档案文件制成材料发生光氧化反应，使磁盘、磁带、光盘、盘基、带基老化，脆性增大，强度下降，耐久性降低，发生明显不可逆变化；五是定期进行复制。这样做，一方面以防止信息损失，另一方面也可为电子档案规范化管理和形成一系列有效保管制度取得主动权。

2.2 抓设施完善，促维护到位。加强计算机软、硬件设施管理已刻不容缓，对于电子档案文件管理，应积极开辟电子档案存储新途径。当前应从三个方面入手：一是配备必要计算机刻录设备。对应归档电子文件、数据资料采用通用格式光盘存储；二是及时修补管理软件上安全漏洞。尤其在硬件管理上，应进一步完善电子档案文件和计算机设备保管设施与环境；三是强化防磁设施完善和维护。有条件应及时升级硬件设施；暂时条件不具备应积极创造条件上档次。

2.3 抓信息安全，促监控到位。电子档案文件是高科技产物，信息安全技术对于维护电子档案信息安全至关重要。目前这方面技术主要有以下三个方面：一是信息加密技术。加密是实现电子档案安全重要手段，电子档案加密方法有很多种，最常用是双密钥码，即发方使用收方公开密钥发文，收方只用自己知道解密密钥解密，由于加密和解密使用不同密钥，因此第三者很难从中破解原文内容，从而确保传输中电子档案文件安全；二是信息认证技术。信息可认证性是信息安全重要方面，其目标在于验证信息发送者真实性和信息完整性；信息认证技术主要有数字签名技术、身份识别技术和消息认证；三是访问控制。访问控制是网络环境下电子档案信息安全防范和保护主要措施与手段，它主要任务是保证包括电子档案信息在内网络资源不被非法访问和非法使用，具体包括入网访问控制、权限控制、防火墙控制；只有这样，才能实现电子档案管理永远立于不败之地而确保信息安全万无一失。

2.4 抓队伍建设，促巩固到位。加强对档案管理人员培养，这是长久之计，从电子文件档案管理工作实践看，档案管理人员知识结构变革和更新已迫在眉睫；为进一步适应电子文件材料等信息技术和电子文件档案事业飞速发展，必须采取积极措施抓好档案管理人员知识更新，通过专业培训特别是对现代科技知识和电子技术培训，使其拥有广博现代科学技术专业知识；从而使电子档案管理进一步朝着科学化、精细化、专业化、规范化目标迈进和促进档案事业又好又快地发展。