徐晶/岱山县档案局

内容摘要：本文通过对电子文件和数字档案登记备份工作的含义及主体职责的描述，引出笔者在本地实际状况下，对基层档案登记备份建设工作初期的一些看法和体会。

关键词：基层  档案  登记备份  初期工作

随着信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动的战略资源，与此同时信息技术的高速发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，信息技术的日新月异也给基层档案工作带来了新的课题——这就是电子文件和数字档案登记备份工作。

2009年底，中共浙江省委办公厅、浙江省政府办公厅结合浙江实际，联合印发了《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》，在全省部署开展电子文件和数字档案登记备份工作。如何在基层开展此项工作，本文从本地实际出发，对档案登记备份工作的三个不同工作主体在初期工作阶段，谈谈自己的粗浅看法。

一、档案登记备份工作的含义及主体职责

要做好此项工作，首先就要理解它的含义，就是要我们基层档案部门和档案工作者具体要做些什么？从字面上看，档案登记备份工作其实就涵括了两项内容：一是登记认证；二是安全备份。归结到具体实施单位，共牵涉到三个工作主体：县级档案行政管理部门；县级档案馆；电子文件和数字档案形成单位。

1、县级档案行政管理部门的工作职责就是确定范围，鉴定登记。既对本地区有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记，以加强档案监管并确定移交备份范围；在登记时借助一定技术和管理手段获取档案认证信息，实现档案的“证据锁定”，并在必要时以可信第三方身份提供可靠性认证。

2、县级档案馆的工作职责就是备份保全，认证服务。既由设在县级档案馆的电子文件和数字档案登记备份中心，集中对区域内经过登记认证的电子文件和数字档案进行备份，并在发生安全事故时提供数据恢复和证据保全服务。

3、电子文件和数字档案形成单位工作职责就是建立数字档案室，向县级档案行政管理部门和县级档案馆进行登记备份。既各机关、团体、企事业单位要加强对本单位主要电子文件的归档和管理，加快主要传统载体档案（包括纸质、声像、音像、照片等）的数字转换，推进数字档案室建设进度，并向县级档案行政管理部门和县级档案馆进行登记备份。

二、档案登记备份工作初期阶段相应措施

根据电子文件和数字档案的权属关系和进馆要求，列入登记备份范围的档案主要包括：法定进馆单位的重要电子文件和数字档案；相关重点领域形成的重要电子文件和数字档案。从以上范围看，登记备份工作牵涉的面广量大，以我县目前专业技术人才匮乏，资金短缺等具体现状看，不管从软件还是硬件方面想一步到位，根本是不可行的，因此各个实施主体相应地就要因地制宜，定位准确。

1、县级档案行政管理部门应确定重点，以点带面。对于法定进馆单位的重要电子文件和数字档案，目前还无法做到在线传输的，可采用光盘移交的方式，并在档案年检时把好质量关。对于相关重点领域形成的重要电子文件和数字档案，一般都是以各单位的业务档案为主，可优先开展涉及民生领域的重要档案，如人力资源和社会保障、建设、医疗卫生、民政、农林、统计等，并在初期可选择几家单位作为试点，突出重点，统筹进行。

2、县级档案馆应对电子文件和数字档案登记备份中心建设做到看条件、有规划、分步骤。备份中心的建设需要在软件和硬件上的大量投入，软件上要人，硬件上要钱，在当前软硬件到位都困难的情况下，可先从基础工作做起，如受理各单位的登记备份表格，建立试点单位备份工作机制等。

3、电子文件和数字档案形成单位在硬件设施设备不完善，尚未建有数字档案室的情况下，可先从本单位的重要业务数据备份着手，将电子业务数据按规范格式刻录成光盘，妥善保管；早期的纸质档案还未数字化的，可先从近几年已产生的电子文件备份起，为将来建立数字档案室，向县登记备份中心登记备份打下基础，特别是一些涉民重点单位的民生数据应首先考虑进行登记备份并移交。已具备一定条件的单位，可考虑进行数字档案室的规范化创建工作。

档案登记备份工作是一项复杂、长期的系统工程，在基层推进实施档案登记备份制度还需要各级档案部门在档案数字化建设、硬件设备设施建设、专业人才队伍建设、条件保障机制建设等多方面进行投入和探索，以推进档案登记备份工作在档案事业转型升级中取得更好的成效。

参考资料：

《电子文件和数字档案登记备份工作指导手册》  浙江省档案局