浙江省档案学习考察团（团长：何力迈）

2011年10月10日

应台湾中华知识管理协会邀请，2011年9月22日-29日，浙江省档案访问团一行18人，由浙江省档案局何力迈处长带队，赴台湾进行访问考察。此次考察虽然时间不长，但我们收获颇多，在领略宝岛沿途美丽风光的同时，加深了两岸间的档案工作交流，开阔了眼界，增长了见识，达到了预期的考察目的。

一、基本情况

浙江省档案访问团高度重视这次赴台访问考察活动，前期做了大量准备工作。21日下午，省档案局组织考察团全体成员召开行前会，专门邀请台办有关领导作赴台访问考察规定要求与注意事项，部署考察任务，重申组织纪律，明确责任分工，对访问相关事宜进行了周密安排。

在台访问考察期间，我们先后走访了台北、高雄、花莲等城市，拜会了中华两岸关系促进会、台湾中华知识管理协会、台湾中央研究院近代史研究所档案馆、高雄市新兴区卫生所档案室，听取了台湾档案管理局专家关于档案信息化和档案文化建设方面的讲座。整个考察期间，我们团的行程严格按照既定计划进行， 访问考察团组织纪律性强，没有发生意外情况。访问考察中，团员们互相帮助，交流业务心得，既加深了业务了解，也增进了彼此感情。在与台湾各方接待人员沟通、接触与交流中，以业务学习和交流为目的，严格执行安全保密等制度，未出现违纪或不愉快事件，较好地完成了访问考察任务。

二、考察重点

（一）中央研究院近代史研究所档案馆

近史所于1955年2月成立筹备处，1965年4月正式设所。为加强档案管理，近史所于1958年12月设立档案室，于1988 年2月设档案馆。近史所于1955年开始接收清总理衙门、外务部和北洋政府外交部的档案，1966年开始接收清末至民国的商部、农商部、实业部、经济部等部门的档案，此后有逐步整合了近史所下属的图书馆、院室资料室等档案，以及接收个人和团体捐赠的档案。目前馆藏的主要是外交与经济方面的档案，共保管档案19 642函，7万多册，将近100万件，是研究清末与民国历史的第一手资料。

近史所档案馆在档案管理方面积累的丰富的经验，特别是在档案的整理、分类方面，充分借助研究所的人才优势，较好解决了历史档案整理中普遍存在的业务难题。同时，他们也非常注重做好服务工作，及时公布和开发档案资源，满足研究人员和社会公众的档案需求。近史所历年编纂出版了大量资料汇编，为研究人员和公众利用档案提供方便。在档案馆内部管理规范，各项制度健全，档案排架、存放非常有序，并为每份档案建立了详细的著录卡片，标明其存放位置及检索所需的相关元数据信息，并可通过计算机进行方便快捷地查找。近史所比较注重档案信息化建设，在较早开展对重要档案进行数字化的同时，在档案目录数据库的标准著录及规范化建设方面下了很大功夫，并注重做好安全保障和备份工作。

（二）高雄市政府卫生局新兴区卫生所

新兴区卫生所档案室是台湾基层档案室的典型代表，其基础业务建设非常扎实，曾被台湾档案管理局授予金档奖。该单位领导非常重视档案建设，积极保障开展档案工作所需各项条件，注重档案基础业务建设，在档案收集、整理、安全管理和信息化建设等方面下了很大功夫，基本实现了档案工作的制度化、标准化、精细化管理。在卫生所考察期间，我们受到了该所领导及档案同仁们的热烈欢迎，该院领导亲自向我们介绍了卫生所档案工作的基本情况。随后我们对档案库房进行了实地参观，详细了解了该所的档案编目、整理、安全管理及信息化建设等情况，并与该所档案人员进行了业务交流。

（三）台湾档案管理体制及信息化建设情况

台湾实行的也是局馆合一的档案管理体制。不同的是，各县、市没有地方性综合档案馆，各基层单位形成的重要现行档案主要由形成单位负责长期保存，但在业务上接受档案行政管理部门的监督和指导。在这种分散式保存的管理体制下，加强基层单位自身的档案工作规范化建设就非常重要。为此台湾档案行政管理部门在档案行政指导方式了有很多创新，如开展“金档奖”评选活动，就是加强行政指导的一种有效方式。同时，档案行政管理部门高度重视档案工作标准化建设，出台了一系列业务规范和政策指南，从宏观上指导基层单位档案工作开展。

在台考察期间，台湾的档案信息化及电子文件管理也给我们留下了比较深刻的印象。由于台湾的信息化起步较早，目前各单位已形成大量电子文件，约占现行文件总量的一样以上。为了加强电子文件这种新型记录和载体形式的档案管理，台湾档案管理部门做了大量研究与实践工作，出台了一系列业务规范和标准，如“文书及档案管理计算机化作业规范”，详细规定了“文书相关流程”、“ 传输档案格式”、“ 中文字码处理说明”、“ 代码清册”、“ 公文电子交换架构”、“ 公文电子交换附件格式”、“ 档案管理系统功能说明”、“ 电子档案格式表”、“ 电子媒体规格表”、“ 机关电子档案统一命名原则”等电子文件管理所必须明确的一些基础性内容。同时，为确保电子文件真实性、完整性和有效性，对现有的公文处理系统进行改造和完善，加入了在线签核等功能，对电子文件的形成、运转过程中产生元数据信息进行有效留存，并在电子文件的长久保存和安全管理方面采取了有效的策略和措施。

三、几点体会和建议

（一）开展两岸档案工作交流非常有必要。这次考察对我们而言是一次很好的业务学习和交流机会，增进了彼此间的了解和信任，为下一步加强两岸档案文化交流，建立彼此之间的共同文化纽带打下了基础。在考察交流期间，我们积极宣传、介绍中华民族优秀传统文化及当前经济、文化发展情况，让更多的台湾民众更好地了解大陆，增强文化归属感。

（二）台湾档案工作的不少思路和做法值得我们借鉴。考察期间，团员们对台湾的档案信息化建设、档案文化建设、档案基础业务建设、档案安全管理档案标准规范建设和档案行政指导等方面印象颇深，对他们的一些做法进行了较深入的了解。大家纷纷表示，要把此次考察的一些成果积极应用到工作实践中，特别是争取在档案数字化、电子文件管理和登记备份等当前业务工作方面积极借鉴，少走弯路。

（三）采取多种形式，进一步扩大两岸档案文化交流。尽管近年来两岸间的经济、文化交流渠道不断拓宽，力度不断加大，但通过此次考察，我们认为今后还要利用档案文化载体，进一步加大文化交流力度。一是建议设立专门的两岸档案文化交流机构，建立长效联系、机制。二是充分挖掘档案文化资源，创新档案文化交流载体，拓宽档案文化交流渠道。要充分利用各级档案馆的丰富馆藏资源，加快中华传统文化遗产等专题的开发利用，并通过举办展览、建立网站等方式，面向台湾人民传播大陆档案文化，让台湾同胞了解祖国丰富悠久的历史档案文化遗产，进一步增强台湾人民对祖国人民的档案文化归属感。