应台湾中华知识管理协会邀请，2011年8月11日-17日，浙江省档案访问团一行6人，由浙江省档案局鞠建林局长带队，赴台湾进行访问考察。由于考察目的明确，主题突出，准备充分，安排紧凑，成效明显，达到了预期目的。考察团成员都觉得，这是一次开阔眼界、增长见识之行，是一次查找差距、拓宽视野之行，虽然时间不长，但感触很深、收获很大、启发很大。

一、基本情况

浙江省档案访问团高度重视这次赴台访问考察活动。10日下午，组织考察团全体成员召开行前会，专门邀请台办有关领导作赴台访问考察规定要求与注意事项，部署考察工作任务，重申组织纪律，对访问相关事宜进行了周密安排。

在台访问考察期间，我们先后走访了台北、高雄、南投等城市，考察了“国史馆”台湾文献馆、台湾中央研究院近代史研究所档案馆、高雄市新兴区卫生所档案室等，拜会了台湾中华知识管理协会并与有关人员进行了交流座谈。整个行程按照既定计划进行, 访问考察团组织纪律性强,没有发生意外情况。访问考察中，团员们互相交流，互相照顾体谅，加强了相关业务的了解，也增进了感情。在与台湾各方接待人员沟通、接触与交流中，做到以礼相待。严格执行安全保密与档案安全制度，未出现违纪或不愉快事件，较好地完成了访问考察任务。

二、考察重点

（一）国史馆台湾文献馆

文献馆位于南投市，原为台湾省文献委员会，典藏日治时期台湾总督府殖民政府原始档案史料，负责台湾文献史料的采集、整理、典藏、文献书刊的出版及史志的纂修，2002年改隶国史馆，更名为“国史馆台湾文献馆”。台湾国史馆文献馆典藏诸多珍贵日治时期与战后官方文献，其中台湾总督府档案13,146册、台湾总督府专卖局公文类纂12,815册及台湾拓殖株式会社文书计2,871册，是世界上唯一完整保存的日本殖民时代官方史料，数量庞大、系列完整、原件孤本，真实记录当时日本在台占领过程与结果，具有十分珍贵的史料研究价值，对还原日治时期历史形貌，提供最直接的依据，深受学术界重视。光复初期台湾省行政长官公署档案5,226册，及台湾省级机关档案是研究台湾在战后之第一手史料。

上述珍贵史料，十之八九为手稿式史料，文书纸张自然老化的现象无法避免。运用数字典藏科技，除可达到永久传承原始史料文物的消极目的外，更可利用因特网提供广泛、重复使用的积极目标，使档案保存与利用得以两全。为此，台湾国史馆文献馆开展了善用科技资源将典藏史料数字化行动。早在1993年就制订了“日据时期档案制作光盘计划”，拟以15年时间逐步将典藏珍贵文化遗产系统数字化。1997年与中研院等多家机构合作，五年时间完成了“总督府档案”第2,000册，“专卖局档案”等A3以下档案扫描数字化共656万余页、目录28万余笔，建成“台湾总督府公文类纂查询系统”数据库开放应用。2002年起，文献馆加入数字典藏全台湾科技计划，数字化“台湾总督府档案”、“台湾总督府专卖局公文类纂”之附件大图及战后初期台湾省行政长官公署档案。经过多年努力，将馆藏文献加以整理、分类、编码、扫描数字化、内容分析建置后设数据库，已完成了“日治时期与光复初期档案整合查询系统”，初步实现了“网络无国界，史料随手得”。

（二）中央研究院近代史研究所档案馆

近史所于1988 年2月设档案馆，外交与经济档案成为其馆藏核心。收藏的主要是自清末、北洋到国民政府的外交、经济部门的档案，包括清总理衙门、外务部和北洋政府外交部的档案及清末至民国的商部、农商部、实业部、经济部等单位的档案，共保管档案19 642函,7万多册,将近100万件。近史所档案馆的外交与经济档案，是研究清末与民国历史的第一手资料。近史所档案馆依托强大的学术资源，运用全所研究人员的集体力量参与外交档案和经济档案的整理、编目工作，富有成效地解决了档案整理的问题。

给我们留下深刻印象的是他们为用户服务非常到位，体现了一种社会责任和人文关怀。近史所档案馆档案服务免收一切费用（除了复制工本费），极大地满足了社会对档案的利用需求。工作人员的服务态度都很热情，对业务也很熟悉，用户提出的合理要求或咨询，一般都会得到圆满解决。近史所档案馆负责人向我们介绍说：历史文献就是要向大家公开，不要怕别人利用这些材料而影响自己的研究工作。近史所历年编纂出版多种“中国近代史资料汇编”，经由档案的整理、编纂与出版，造就出不少史学专家。每份档案经过整理都形成一张著录卡片，分档案馆藏号、资料类别（每份文件的题名，以及所在全宗、系列、宗和册的标题）、档案描述（时间、产生者、收文者、文种、语言、页数和版本）和权威控制（涉及的主要人物及其职务）。此外在检索系统中注明是否有原文影像，还为读者反馈意见提供渠道。该馆在查阅外交和经济档案时，提供关键词检索和人名检索，其中人名检索是将全部档案所涉人物按姓氏笔画排列，一经点击即可列出所有相关档案，非常实用。

近史所积极引进信息化技术，档案数字化工作起步早、成效明显。所有制作完成的数字档案，除刻录两套保存外，同时通过网络存储在“中央研究院”计算中心的存储器中。近史所档案馆除了考虑如何解决庞大的数字资料在网络上传输的速度和安全问题以外，还非常关心档案的检准率。他们认为元数据的分析非常重要，如何兼顾档案本身的属性而又能符合国际交换标准，是档案数字化努力的方向。在近史所的档案库房里，我们看到，经过数字化的档案原件不再装订，而是依原来的文件顺序直接放到档案装具里，这不失为保护档案原件的好办法。

（三）高雄市政府卫生局新兴区卫生所

新兴区卫生所档案室被台湾档案管理局授予金档奖，是台湾档案管理示范单位。他们对于档案工作高度重视，实现了档案管理的制度化、标准化。近年，该卫生所多次接待北京、天津、广西、湖南等访问团。该院院长亲自介绍了医院档案工作基本情况，对其资讯系统、网站等工作成绩一一做了演示，通过实地进入档案室、库房进行参观，并与档案人员进行咨询与交流，我们感到作为一个基层单位，他们在档案安全管理、精细化管理、信息化等方面都做得非常到位，对档案工作的重视令人钦佩。

（四）台湾电子文件管理

电子文件管理是世界文件管理热点话题，每到一个地方考察，我们特别关注这一问题。目前台湾50%-80%的文件是电子文件，台湾档案管理者做了大量研究与实践工作。在电子档案管理相关法规方面。台湾已经形成了较完整的电子档案管理法规架，其“文书及档案管理计算机化作业规范”中就规定了十个附录，包括“文书相关流程”、“ 传输档案格式”、“ 中文字码处理说明”、“ 代码清册”、“ 公文电子交换架构”、“ 公文电子交换附件格式”、“ 档案管理系统功能说明”、“ 电子档案格式表”、“ 电子媒体规格表”、“ 机关电子档案统一命名原则”，具体规定电子文件管理过程与要求。实行在线签核作业。台湾在各机关单位推行在线签核作业有多年了，目前线上作业贯彻电子档案管理“真实性”、“完整性”、“可及性”的原则，达到了“可判别文件签章人、可标示公文时效性、各会签人会签意见、全部修改批注文字”的效力。针对当今迅速发展的信息技术情况与电子档案长期保存的要求，台湾档案工作者拟订了电子档案长期保存策略。

三、收获与感受

（一）加强两岸档案工作交流很有必要。利用海峡两岸档案文化的记载、民间传播等丰富的档案文化资源，把对档案文献的整理、挖掘、研究，扩展到进一步研究两岸档案文化发展的历史，从而培养两岸人民统一的思想意识，具有非常重要的意义。可以采取多种形式，进一步扩大海峡两岸档案文化交流的力度。积极建立介绍、宣传中华五千年优秀传统的网站，充分利用网络手段，建立具有简体字和繁体字两个版本的档案网站，便于上网浏览，同时支持繁体字的使用，便于上网者留言、交流，让更多的台湾民众，尤其是青少年，更好地了解大陆。建立关于两岸各项档案文化交流的专题论坛，为两岸的档案文化交流献计献策，携手促进两岸档案文化交流。

（二）台湾的档案工作值得学习借鉴。通过访问考察，我们觉得台湾在档案安全管理、信息化建设、档案文化建设、基层档案室建设等方面积累了不少好的经验和做法：一是台湾信息化起步早，他们对档案特别是电子文体安全管理的法规、策略等举措，成效明显，值得学习借鉴。二是台湾省同行正在进行的档案数字化、网络化工作，无论其思路构想还是运营模式，对我们开展这方面的工作有启发，可以避免少走弯路，省去摸索的过程。三是台湾省同行对档案作为一种文化资源和载体的广泛认同，对档案文化建设的重视，对传统文化的传承保护，给我们很大启发。四是他们对基层档案工作思想之重视、基础之扎实、成效之明显，值得我们学习。

（三）实施“两个推进”发展战略，推进档案事业跨越式发展。“他山之石可以攻玉”。借鉴台湾档案工作的经验，结合我省实际，在“十二五”时期落实好“两个推进”发展战略的各项任务显得尤为关键。要全面推进档案与电子文件登记备份，建立设施齐全、功能完备、运行有效、管理科学的档案与电子文件登记备份工作长效机制，健全制度、创新手段，档案安全体系进一步完善，确保档案信息安全。要大力推进档案文化建设，档案文化理论研究和实践创新大力推进，“浙江记忆” 工程全面实施，富有特色的档案文化品牌知名度和影响力不断提升，档案文化引领力、亲和力、影响力、竞争力显著增强，对经济社会和档案事业自身发展的提升作用达到新水平。着力构建起监管有力、文化彰显、服务高效、机制完善，与全省经济社会发展水平相适应，具有浙江特点，走在前列的档案事业体系，为全面建成惠及全省人民的小康社会作出更大贡献。

2011年8月