|
文 / 楼惠勤
基本建设档案的利用，对城市建设、社会发展以及建设单位拓展事业等，都具有积极意义。实践表明，基建档案利用在追溯过往、获取凭证、确保经济利益等方面，发挥着不可替代的作用。然而，当前基建档案管理普遍十分薄弱，基建档案利用更是问题重重。
一、基建档案利用现状堪忧
（一）“管理不善”导致档案缺失
一些改造和新建相结合的项目，通过城建档案馆查找原有的建筑和管线资料，以便为后续改造设计提供依据时，发现档案严重缺失，地下管线查找无果而终。一些基建项目的使用单位，在缺乏档案资料的时候，通常凭借经验进行日常维护和管理。项目后续改造设计人员在没有确凿档案依据的情况下，不敢冒险“借力”，只好放弃利用原管线的打算，全部重新设计、重新敷设管线。这种因档案缺失造成的利用困窘，使得建设投资大大增加。
（二）“管而不用”导致险象环生
有些迁建项目，涉及历史文物保护建筑。对于这些重要的建筑，改造原则是“修旧如旧”。然而，由于设计阶段没有充分查找档案资料，对原建筑了解不透，经常会在改造加固过程中发现险情，给建筑改造工程带来隐患。这种档案“只管不用”带来的问题也很突出。
二、利用工作薄弱的原因分析
一是档案管理与项目管理脱节。在项目管理中，虽然有档案管理的相关规定和制度，但项目建设方对基建档案管理和利用工作思想上不重视、认识上不明确，致使资金保障、硬件配备和人员保障不到位，档案资料收集和整理工作十分薄弱，“整理归档的目的只是为了向档案馆交差”的思想很常见，档案的完整性、准确性得不到根本保证。
二是档案管理与档案利用脱节。大多数情况下，档案管理部门和基建管理部门彼此独立，信息不沟通。档案部门的管理和基建部门的利用互相不衔接，管用分离现象突出。档案部门即使提供档案利用，其手段和方法也十分陈旧，使得利用者感到很不方便。
三、改进工作的应对措施
一要充分认识基建档案利用工作的重要性。例如：2004年，某区在土地整理过程中对我集团在该区的广播电台发射中心的占地面积进行重新核定。虽然实际使用面积为8亩，但凭据上显示，只有4亩地归属我集团，而4亩地在当时该区的划拨价是几百万。根据保存的档案资料，我们查找到了1985年建发射中心时的立项文件、土地补偿协议，并找寻当时该区块的负责人了解情况。据此该地块被确权归属我集团，取得了土地使用权证。实践表明，基建档案具有无法替代的历史凭证和法律依据作用，可以直接为企业带来经济效益。
二要提高档案人员的专业性和稳定性。档案基础管理是一项专业性较强的实践性工作，需要档案员具有相当的专业技能，这是确保其科学有序地开展档案收集、整理、归档、鉴定以及开发利用工作的重要前提。一般来说，基本建设项目周期长，做好基建档案管理工作，需要档案工作人员相对比较稳定，以使该项工作更具有延续性，从而提高档案管理和利用的质量与时效。因此，在项目建设的领导班子中，分管档案的领导需要具有一定的专业水平，这有利于提高对基建档案工作的重视度，也便于对基建档案工作展开具体的指导，确保档案工作的有序开展贯穿整个基建过程。应该说，做好基本建设档案工作，人员的稳定性和专业性是必备的两个基本条件。
三要建立健全基建档案利用制度。在基建档案利用中，突出的一个问题是，档案管理人员由于种种原因，不重视基建档案利用工作，其工作态度、服务意识和服务水平都有待提高。因此，必须建立健全档案利用制度，把开展档案利用工作纳入档案员岗位职责中，加强监督与考核。
四要优化档案提供利用方法。首先，编制检索目录。除开展手工检索外，还要结合实际建立智能化检索系统，实现数字化档案与实物档案的同步检索、利用和服务。其次，提升档案员的信息组织和处理能力。档案员要具备熟练掌握档案收集、鉴别、筛选和利用检索工具的能力，要经常参加信息技术和网络技术的培训。第三，强化基建档案的数字化管理水平，对于无保密要求的档案，利用时可直接提供数字化成果，以提高其利用效率。
基建档案的利用成效，关系到人们对基建档案的价值认可度和重视程度。如今，在社会各方对基建档案利用的需求日益增强、利用成效不断凸显的新形式下，档案管理部门加强基建档案利用工作的探索实践正不断推进。
|