社区建设发展到哪里 档案工作就延伸到哪里
——杭州市上城区社区档案管理创新实践

文/黄苏红

    社区档案是社区工作的基础，是社区服务居民的真实记录，是社区服务和完善社区功能的重要依据。做好社区档案工作，对于完善社区管理、保持社区安定有序，推动社区居民自治与和谐社区建设具有十分重要的意义。
    上城区小营巷社区档案工作作为上城区乃至全省社区档案工作的一个先进典型，多次受到领导的肯定和褒奖。2007年8月25日，国家档案局局长杨冬权率队视察小营巷时，对社区档案工作也给予了充分肯定，他指出“档案工作要上为社区决策服务，下为居民群众利用服务，依照档案法律法规的规定，进一步规范社区档案”。2008年，小营巷社区档案室以综合评分98.5分的好成绩成为浙江省首家“省级示范社区档案室”。
    2011年初，《杭州市上城区档案管理规范》被列为浙江省级地方标准。 今年2月23日，由上城区档案局草拟，具有全国首创意义的浙江省地方标准《社区档案管理规范》审评会在杭召开，审评委员会对该标准的制订给予了高度肯定。到2011年底，全区52个社区完成建档工作，6家社区达到省级示范档案室，19家社区达到省级规范化档案室，47家社区达到市级规范化档案室。

    一、领导高度重视，制度日趋完善
    近年来，上城区委、区政府非常重视社区档案工作，从组织上保证全区建档工作的健康开展。为使社区建档工作在科学、规范的程序下运行，作为上城区政府管理与公共服务标准化建设实施单位的上城区档案局,在充分深入基层街道、社区调研和征求相关部门意见基础上，于2008年至2012年相继制定了《杭州市上城区社区档案管理规范》、《组织机构档案管理规范》、《数字档案室建设管理规范》、浙江省地方标准《社区档案管理规范》以及社区档案保管、保密、利用等一系列工作制度，不断加大档案标准化执行力度，稳步推进全区档案工作走向规范化、数字化、标准化，努力提升档案工作服务社会、服务公众、服务和谐社区的能力。

    二、利用典型引路，彰显工作成效
    作为社区档案管理规范的试点单位，上城区小营巷社区干在实处、走在前列，争当全省社区档案工作的领头羊。其试点工作成效主要体现在以下方面。
    一是健全组织。为确保社区档案工作严谨有序，档案材料收集完整，小营巷明确由社区党委书记为档案工作第一责任人，社区党委副书记为档案工作具体责任人，建立了档案管理网络小组，健全了档案工作组织体系。
    二是完备设施。结合设施设备的要求，在办公条件相对比较紧张的环境下，社区挤出40平方米房子作为社区档案室，用于存放档案。根据档案保管有关规定，将木柜换成档案铁箱；按现代化要求，配置了计算机、打印机、照相机、空调、温湿度计、除湿机、灭火器等设施设备，积极改善档案管理环境，确保档案安全。
    三是建章立制。以《杭州市上城区社区档案管理规范》为范本，建立“社区档案管理人员岗位职责”、“社区立卷归档制度”、“社区档案保管制度”等规章制度。明确档案管理人员岗位职责、权利和义务，分清职责按章办事。并在《组织机构档案管理规范》、《数字档案室建设管理规范》实施中不断修改与完善。从收集、整理、录入等方面入手，严格执行各种规章制度。
    四是加强收集。结合社区档案的收集要求，以社区党组织、居委会、公共服务工作站为依托，及时收集在服务居民、开展自治活动中形成的、具有查考保存价值的文字、图表、声像、电子文件、标志性实物等不同载体的材料。特别是社区党委换届选举、居委会换届选举、社区“四会”和影响较大的民生议题，以及涉及社区居民切身利益的听证决定事项，社区都按照有关规定形成规范的会议记录或书面材料加以归档管理。结合小营巷卫生特色工作，以小营巷社区卫生服务站为主，发动社区党员和行政小组长上门入户，在社区范围内进行全面的卫生、健康调查，为社区常住人口统一建立健康档案。同时，利用辖区单位资源，为社区居民建立家庭档案，把居民在家庭生活和社会活动中形成的具有保存价值的档案材料，分门别类妥善整理，并积极发挥其在家庭事务和社会活动中的查考作用。
    五是科学分类。结合社区档案管理要求，设立文书档案、科技档案、重大活动档案、居民档案、声像照片档案、荣誉实物档案、开放档案、现行文件、政府信息公开、法律法规等专题库。将文书档案分为社区党建、居民自治、保障服务、环境卫生、综合治理、文教体育、人口计生等类目。在居民档案中建立了居民健康、居民基本情况（户籍信息）、低保困难家庭、优抚对象、退伍军人、退休人员、60岁以上老人、归正人员、婚姻档案、家庭档案、志愿者信息、危旧房统计信息等专题信息库。
    六是服务公众。加强社区档案利用，通过查阅档案，协助有关部门合理、妥善处理邻里纠纷、突发性事件、信访事件以及各种疑难问题和历史遗留问题，努力把矛盾和纠纷解决在萌芽状态。针对社区接待任务比较重、档案利用率较高的现状，严格遵循档案借阅登记制度，规定5个工作日必须归还档案，未及时归还的由社区领导在每周碰头会上予以批评。社区档案室除了现场提供档案资料、已公开现行文件和各类公开政府信息的查阅服务外，还建立了档案资料和现行文件专题数据库，对外公开提供查阅利用服务。

    三、工作重点突出，档案服务到位
    社区建档要结合社区实际，注重内涵、讲究实效、把握整体，突出重点。围绕社区各项工作的特点、服务的重点、居民群众关注的热点开展工作，突出各类文件、会议资料、重大活动材料等的收集整理。同时，根据档案内容结合社区特点、居民需求，有针对性地整理、汇编社区人员基本状况名册、党员登记簿、社区低保人员、两老帮教人员、物业管理等方面的基础台帐，加强档案资源利用，增强社区服务功能，为推进城市社区建设进程，及时化解邻里纠纷，维护社会稳定和谐、保障居民合法权益提供优质服务，取得了明显的社会效益。

    四、加强队伍建设，确定工作目标
    一是加强组织队伍建设。《杭州市上城区社区档案管理规范》实施后，为加强对档案标准化工作的领导，确保档案标准化工作在全区顺利开展，建立了由区档案局领导总负责，3名具有执法资质人员密切配合、分工负责的工作机制，建立了《杭州市上城区社区档案管理规范》，实施“区——街道——社区”三级网络，并在社区确定档案人员专兼职网络。此种模式在《组织机构档案管理规范》、《数字档案室建设管理规范》实施中不断得以深化与应用。
    二是确定工作目标任务。每年年初及时对全区档案重点工作进行部署与分工，促进档案标准化工作落到实处。依托《杭州市上城区社区档案管理规范》实施，推动全区各社区创建省市级社区规范化档案室；依托《组织机构档案管理规范》实施，促进全区机关、企事业等组织机构创建省市级档案工作目标管理先进单位；依托《数字档案室建设管理规范》实施，推进各组织机构开展省级数字档案室创建。

    五、完善培训制度，强化年度检查
    根据“五五”普法要求，每年4、5月，上城区档案局在区社区学院举办全区档案员参加的业务培训班，区机关团体、企事业单位、学校、社区专兼职档案员每年参加培训。每年9月，区档案局、档案学会以不同的档案学术主题举办档案学术周专题讲座，在吴山广场设立档案宣传咨询点，向市民发放宣传资料，为市民提供咨询服务。
为有效开展对全区档案标准化工作的监管，将《杭州市上城区社区档案管理规范》实施列入全区和谐社区测评考核；《组织机构档案管理规范》、《数字档案室建设管理规范》实施列入全区目标管理考核与档案年检；区档案局开展年检，认真进行自查、互查和抽查，对各受检单位档案工作的人、财、物投入、落实档案管理制度、开展数字化档案室建设等情况进行全面检查，对年度档案工作没完成的单位及时提出整改意见，跟踪督促落实。
随着改革开放和经济社会发展进程的加快，社区管理已经成为城市管理的一种崭新模式，成为诸多工作的依托和落脚点，这就为社区档案工作的发展提供了广阔的空间。接下来，上城区档案局将进一步拓展档案工作广度和深度，努力做到社区建设发展到哪里，社区档案工作就延伸到哪里。充分发挥社区档案在建设和谐社区中的独特功能，努力为社区管理的规范化、标准化、科学化及建设和谐社区提供全方位服务，为推动上城经济社会发展作出积极贡献。

                                                        作者单位：杭州市上城区档案局