安全保障与资源整合并举
——浙江省首个规范化档案登记备份中心创建综述
文/倪永春 王 丽
近年来，绍兴市档案局认真贯彻落实省“两办”《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》，根据浙江省档案局的统一部署，把档案与电子文件登记备份工作列为全局重点工作，结合绍兴实际，突出重点，夯实基础，通过强化认识、搭建平台、健全制度、稳抓实施，全力推进档案登记备份工作，努力实现档案证据锁定、证据保全、档案信息安全保障、档案信息资源整合等功能，积极构建档案安全保障和档案信息资源兼具的体系。2012年11月，市档案局通过省档案局组织的规范化登记备份中心创建验收，全省首个规范化登记备份中心由此诞生。
一、认清形势，加强部署
2009年，浙江省档案局提出实施档案与电子文件档案登记备份重大战略后，市委、市政府高度重视，成立了由市委常委、秘书长魏伟任组长的登记备份实施工作领导小组。魏伟秘书长召集市级机关有关部门领导专门召开专题会议，进行动员部署，多次强调登记备份工作是全市的一项重点工作，要求各部门积极配合，将登记备份工作摆上单位工作议程，制订本单位登记备份工作方案，落实人员、经费等保障。并将电子文件和数字档案登记备份工作列入市委市政府对各县（市、区）岗位责任制考核目标和市级各部门目标考核内容。
同时，市委分管领导指示档案局，必须跳出档案工作的传统思维模式，积极适应信息化时代对档案工作的新要求，切实提高对档案登记备份这一重大制度创新的认识。绍兴市档案局以召开动员会、座谈会等形式，多次组织干部职工学习登记备份工作相关文件、规定、标准，深刻领会电子文件和数字档案登记备份工作的重大意义，树立做好档案登记备份工作的信心，增强迎难而上、攻坚克难和争先创优、大干快上的决心和勇气。
二、搭建平台，夯实基础
档案登记备份中心软硬件平台建设是整个中心的核心部分，是顺利开展登记备份工作的重要基石。2011年4月，市本级电子文件和数字档案登记备份中心建设项目成功立项，总投资额1725万元，建设资金全部由市财政安排解决。立项后，市档案局抓紧完成方案制定，并召集相关专家进行专题论证，当年6月份完成招标，7月份进场施工，进行机房改造和整理、软硬件集成、开发了登记备份管理平台。该管理平台是根据档案与电子文件登记备份工作的业务需求和档案信息安全管理的相关规章制度开发，与赛门铁克先进的备份软件集成，科学地设计了一整套登记备份工作操作流程，既能确保系统平稳运行和数据安全可靠，又能保证方便的人机交流，特别是呈现了登记备份非常清晰的流程。2011年9月底召开项目竣工验收会，邀请省档案局、市电子政务中心、市电信公司、华汇设计院、绍兴日报社等单位的10余名信息化专家，对该项目进行了全面验收，大家普遍认为登记备份软硬件平台设计合理，功能全面，人机交流便捷，系统运行稳定，在档案与电子文件登记备份中心的软硬件建设上是一个十分成功的案例。2012年上半年，我们根据省档案局《档案与电子文件登记备份工作规范（试行）》的要求，对登记备份系统平台进行了全面升级改造，实现了年度登记上报和年度备份模块，实现了数据自动化封装打包、数字摘要自动生成、加密压缩上传、检测审核功能。
三、健全制度，强化保障
在登记备份工作开展之初，市委、市政府“两办”就及时出台了《关于开展电子文件和数字档案登记备份的通知》和《实施意见》，明确了档案与电子文件登记备份总体要求和工作原则，提出了“十二五”期间的主要工作目标和任务，明确了市级相关部门（单位）的电子文件、数字档案以及电子业务系统的登记备份时间。同时，市编委正式发文确认建立绍兴市电子文件和数字档案登记备份中心，作为档案局（馆）正科级内设机构，并增加了3名工作人员编制。为加强中心内部业务建设，进一步规范登记备份工作，市档案局制定了绍兴市登记备份中心工作人员岗位职责、工作流程、保管利用、保密、鉴定销毁、统计及中心台账管理等各项制度，并注重在工作中贯彻落实。制定了《绍兴市电子文件和数字档案登记备份中心安全保障应急预案》，每年定期开展档案与电子文件突发事故与灾害应急演练。根据省档案局要求，2012年首次开展了年度登记和年度备份工作，全市36个市级部门和3个重点建设项目完成了年度登记备份。
四、善借东风，助力工作
一是借全国会议的东风。2012年4月17日，国家档案局在萧山召开全国档案与电子文件登记备份工作现场会，会后国家档案局局长杨冬权，国家档案局档案馆（室）司的领导及全国各省、自治区、直辖市（计划单列市）档案局的领导70余人来到我市档案局（馆）参观，听取我市组织开展档案与电子文件登记备份工作汇报并现场参观指导。借这次会议的东风，我们乘势推进，相继组织召开了全市档案与电子文件登记备份工作领导小组全体成员会议、市直卫生系统及下属各大医院登记备份工作座谈会、全市重要民生部门电子业务系统登记备份工作协调会，市委、市政府领导亲自主持会议、部署任务，协调有关部门，督查工作落实情况。在市委、市政府领导的高度重视下，一些涉及档案与电子文件登记备份的重点难点问题都得到解决，确保了全市档案登记备份工作顺利推进。
二是借馆室一体化项目建设的东风。2011年初，市“两办”下发了《绍兴市直部门、单位2010—2012年数字档案室建设工作计划》，对市级133个部门（单位）的档案数字化及数字档案室建设工作作出了统一部署。到目前，已全面完成市本级132个重点部门（单位）共计3800多万页传统档案数字化工作。市直部门（单位）已基本建成或初步建成数字档案室。市档案局结合数字档案馆室一体化项目实施，同时开展档案数字化成果的登记备份，实体档案数字化完成一家，登记备份落实一家，通过这种方式既提高了工作效率，又大大降低了工作成本，为各部门（单位）实施档案登记备份工作提供了便利，受到普遍欢迎。
五、稳抓落实，注重成效
一是民生为重，着力推进。在充分调研的基础上，2011年平台建成后，我们选择了公积金中心、市妇保院、市社保局、市民政局、市疾控中心、越城区政府等6个单位作为首批实施在线式登记备份试点单位，实现了公积金管理系统、婚姻管理系统等8个业务系统的在线备份。2012年，又实施完成了市教育局学生学籍管理和高中会考系统、市就业局就业管理服务系统、市水利局农村三防基层信息化系统、市安监局安全生产管理系统、市建设局行业管理系统、市卫生局居民健康档案管理系统、市药监局药品实时监控系统以及市卫生局下属市人民医院、妇保院、文理学院附属医院、中医院、第五医院、第六医院、第七医院等7家医院电子病历等重要涉民电子业务系统的登记备份。截止目前，已经完成了19单位28个电子业务系统的在线日备，对暂不具备在线日备条件的市农业局、市环保局、市工商局、市国土局、市财政局、市司法局、市交通局等7个民生单位的电子业务数据采取脱机备份，累计备份达52T，有效备份达4.6T。
二是优化服务，争取配合。登记备份工作在监管各单位档案安全的同时，也为各单位提供了数据安全保管服务。我们向备份单位提供登备方案、硬件配备、软件安装、网络条件、安全防范、日常监控等一系列支持和服务，并且每个月定期向备份单位提供详细的数据对账单，对备份中出现的如数据容量异常、数据未及时备份等问题，及时与备份单位进行沟通。由于认真规范，我们的登记备份工作得到了各备份单位的肯定，使他们对登记备份工作有了更深的了解，对档案局的技术力量有了更强的信心，对登记备份工作也就有了更积极的配合，从最初的登记备份中心向有关单位要数据，变为单位主动向中心提供备份数据。如卫生局就主动提出要对市属各大医院的电子病历系统进行登记备份的想法，市妇保院在已备份电子病历系统的基础上新增了新生儿出生管理系统的数据备份。
三是以点带面，全面实施。在着力推进民生档案登记备份的同时，市档案局全面开展了重点工程项目、电子公文、数字化成果、企业知识产权等各项内容的登记备份工作。积极开展重点建设项目档案登记备份工作，制定了市档案馆重点建设项目档案接收名册，并完成了曹娥江大闸建设项目工程、镜湖新区青岛湖组团工程、袍江大桥标志标线工程等重点项目档案登记备份。对OA系统应用较好的市工商局、市档案局、市交通局3个单位进行电子公文的登记备份。根据馆室一体化工作进度，开展各单位的传统载体档案数字化成果的登记备份工作。截至目前，已完成136个单位文书、业务、会计等各类档案的数字化副本的脱机备份，累计达1.6T。积极开展企业知识产权档案登记备份试点工作，选择了绍兴平水铜矿、中国黄酒集团等技术含量相对密集的国有大中型企业实施知识产权档案登记备份，市知识产权局登记的技术发明、外观设计等知识产权项目的部分档案数字化成果也已列入登记备份范围。
作者单位: 绍兴市档案局
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