电子文件归档计划构建

文/戴旭春

    与传统档案保管期限表相比，电子文件归档计划更为复杂、科学和全面，对文件的处置更为宏观和批量化，可操作性更高。制定完善的电子文件归档计划，可以帮助我们有效记录和保留业务活动信息；更为重要的是，利用电子文件归档计划，电子文件管理系统（或者档案管理系统）能够自动化、持续、批量地对文件进行价值鉴定，对文件进行安全合理的处置，并且使得文件管理符合相关法规和业务管理要求。所以，国际上将制定完善的文件归档计划作为开展电子文件管理的基础，并视其为工作的关键步骤。
    文件归档计划是一个综合性的文件归档大纲，其核心通常由文件的分类方案、归档范围、保管期限以及文件的最终处置行为构成。通过归档计划可以有序地组织文件、确定文件的价值并进行有效维护、处置。如何构建电子文件归档计划，我们可从以下方面考虑。

    一、建立职能分类方案
   “职能分类法”根据机构职能和所从事的业务活动对电子文件进行分类。凡是在业务活动中产生的任何形式的且属于归档范围的电子文件，都纳入归档计划中。在文件归类时，要按照文件所反映的职能范围进行。职能分类法是一种较为科学的文件分类法，其优点是有利于进行前端控制，因为某一组织机构的职能是提前设定且稳定的，所以按照职能进行分类，可以明确归类范围，便于操作。
    进行职能分类首先必须对职能活动进行分析，一般采用“职能—业务—具体事项”这样的三层结构来梳理业务活动。还可以根据实际需要对职能作进一步细分，但要避免类目过于复杂，实践中一般不超过三个层级为佳。为能够自动地让电子文件管理系统对文件的分类编号进行自动标引，每个层级的类目应当事先定义类目编号。分类编号可以是字母、数字或者两者混用，尽量简单明确地反映出分类层次。归档后文件可根据自己所处的类目层级和类目编号组合形成自己的分类编号。

    二、确定文件归档范围
    根据职能分类方案，结合对业务工作的分析，确定每项业务工作的每个业务环节所产生的文件及其业务背景信息。一是在对单位内部监管环境、业务需求以及因文件缺失带来的风险进行分析的基础上，结合单位类型以及所处的法律、社会背景的不同，判断哪些文件应当被记录归档。二是将形成于不同时间段的有保存价值的文件纳入归档范围，保证电子文件与物理文件管理规则上的一致性。三是业务活动应以文件形式记录下来，并与描述各种特征的元数据链接。元数据应当反映出组织在进行业务活动时的业务背景，并完整记录办理或者决策的全部过程。

    三、设定文件保管期限
    根据单位业务活动的监管环境、业务需求和问责要求以及风险评估，由特定业务活动的管理部门、指定的文件管理人员以及其他人员，根据文件管理方针或标准以及特定业务活动的文件要求，来共同确定文件的保管期限。一是制定以职能分类为基础的文件保管期限表，文件的保管期限来自于所属类目上所设定的保管期限；二是更为精确地描述保管期限的起始时间和保存时间。如项目文档的保管期限是在总体项目完成终验后保存5年。

    四、确定文件处置方案
    当文件保管期限届满时，文件的生成机构要根据已经确定的业务职能的重要程度，对文件重新进行鉴定，并根据鉴定结果，采取继续保管、销毁或移交等处置行动。在电子文件管理系统中，通常要将处置动作与保管期限结合起来，按照文件的保管期限由系统直接作出处置行为。
总之，电子文件归档计划是一个以实现“职能鉴定”为管理目标的综合性文件管理工具。它以“职能分类法”为核心，确保单位业务活动的完整性，有效维护文件之间的有机联系。文件归档计划不但可以直观地反映单位所承担的业务职能及其具体的工作和活动的重要程度，亦可以清晰地表明文件如何被接收、创建、维护和处置。所以文件归档计划是开展电子文件管理最基础、最重要、最困难的工作，也是符合电子文件管理“前端控制”要求的重要工作环节。

                                                 作者单位：杭州市司法局