火电企业档案登记备份管理实践研究

文/冯萍萍

   《火电企业档案登记备份创新管理实践研究》是2011至2012年浙能萧山发电厂开展的一项研究课题，它作为浙江省档案局和浙江省能源集团（简称“浙能集团”）在全省推广实施能源企业档案登记备份的一个试点课题，于2012年12月通过了浙江省档案局专家组的鉴定。本课题为浙能集团乃至全国火电企业推广实施档案登记备份工作提供了有益的借鉴与经验。

    一、研究背景
    以重大建设项目档案为主体的火电企业的档案登记备份工作，因为档案种类多、数量大、信息系统复杂，工作开展难度较大。浙江省能源集团（简称“浙能集团”）作为火电企业重大建设项目密集的大户，是开展档案登记备份工作的重点对象。
    在实际工作中，我们发现当前出台的登记备份业务规范主要针对机关事业单位，对企业特别是能源企业的登记备份工作要求不够明确。尽管此前已在室藏传统载体档案和重点建设项目档案的登记备份方面开展了一些探索，但缺乏对火电企业档案登记备份的整体框架和具体业务技术路线的研究，特别是对火电企业信息系统电子业务数据的登记备份研究仍处于空白。
    当前，火电企业档案管理普遍存在的问题是：首先，档案与电子文件安全监管不到位，一些单位或部门因人员流动性强或档案人员责任心不强，档案散失、损毁的现象时有发生；企业信息系统的安全隐患尤为突出，信息化建设不断推进，但信息的安全缺乏有效保障。其次，档案信息资源整合困难重重，因部门利益不同而造成的档案资源分散保存现象普遍存在；各个部门在信息化建设中存在各建一套系统、各存一套备份的现象，信息系统特别是备份系统管理分散。再次，档案登记备份工作处在初级阶段，大多数火电企业档案登记备份仅限于档案数字化成果的刻盘存放和电子业务数据的简单备份，未对档案资源进行科学规范梳理，也没有在此基础上进行登记备份。
    针对以上情况，《火电企业档案登记备份创新管理实践研究》课题研究应时而出，成为推进火电企业档案登记备份工作良性发展的有利契机。

    二、研究方向
   《火电企业档案登记备份创新管理实践研究》的主要研究方向为：根据火电企业档案价值评估标准，全面界定档案登记备份范围；以重点工程档案为主体实现传统档案（科档、文档、特种载体档案）数字化成果登记备份；企业信息系统电子数据的多种登记备份方式；通过数字档案室，实现企业信息资源的全面整合与共享，实现档案登记备份成果利用的最大化。
   《火电企业档案登记备份创新管理实践研究》从全局的高度研究了各门类传统档案与企业各业务系统电子文件如何实现档案登记备份（离线脱机备份与数字档案室电子归档式备份两种方式），内容涵盖了从档案登记备份的范围选定到档案登记备份的实现，填补了多项国内空白。与此同时，课题的研究还改革了数码照片与视频文件等特种载体档案管理与登记备份的管理法则，解决了新时期特种载体档案的流程式管理问题。

    三、研究核心
   （一）首次界定了火电企业档案登记备份的范围及策略
    档案登记备份的内容和范围界定，是档案登记备份工作首先需要解决的问题。本课题在火电企业整体框架下，对各门类档案与各业务系统进行了登记备份范围、备份策略与流程的系统性研究。
    提出了火电企业档案登记备份的价值性筛选原则，即“法律凭证价值”、“参考利用价值”、“企业文化保存价值”。确定具有永久或30年（长期）保存价值的原始档案原则上列入档案登记备份范围。提出了火电企业档案登记备份的筛选流程图。确定了列入和不列入档案登记备份的一般范围，形成了“火电企业档案登记备份范围一览表”（火电企业均具有参考价值）。确定了档案登记备份的策略（如下表）。 
       
档案信息类别        备份策略
传统纸质档案        扫描数字化成果
实物档案        拍照数字化成果
数码照片、视频        电子文件整理
企业信息系统        MIS生产管理系统        接口关联——“MIS归档库”、数据库脱机备份与数字档案室电子归档式备份
        SIS生产监控系统        数据库脱机备份与电子归档式备份
        OA办公系统        数据库脱机备份与电子归档式备份
        门户网站        数据导出——“档案专题库”、数据库脱机备份与电子归档式备份
        基建MIS系统        

   （二）研究并确定了火电企业大项目档案登记备份的规范化流程
    重大建设项目档案是火电企业档案的主体，也是档案登记备份工作的重点。本课题首次提出了火电企业重大建设项目档案登记备份内容研究流程图。模清家底，建立火电企业重大建设项目基础数据库，科学梳理并提出了火电企业大项目档案登记备份的分类体系，有效解决了目前火电企业新项目档案分类问题。 首次系统地提出了火电企业大项目档案的登记备份方法。大项目档案通过构建分类体系和价值鉴定，建立科学规范的火电企业大项目档案数字化成果；然后通过归档式登记备份至企业数字档案室，同时脱机备份至企业综合档案室，并定期（一般为每年）异地备份到当地的档案登记备份中心。
   （三）首次尝试并成功构建了火电企业电子业务数据归档式备份的新流程和新方法
    火电企业信息系统覆盖各个专业，如何保障名目繁多的信息系统业务数据和数据库信息的安全，是本课题研究的又一重点。通过全面评估企业各业务系统的信息情况，对各系统数据的重要性、归档的必要性、归档实现的可行性作出系统评估。以业务系统数据安全保存和档案信息整合为目的，使企业内部业务系统的重要电子数据通过可行的方式归档备份到数字档案室，实现电子式归档备份。
    MIS生产管理系统电子归档式备份实现流程与方法（同步关联）。办公OA系统、基建MIS系统、门户网站电子归档式备份实现的流程与方法（电子文件归档备份）。企业信息系统定期整体备份（数据库）实现的流程与方法。
   （四）革新了火电企业特种载体档案的登记备份流程与方法
    在数字时代，数码摄影摄像设备越来越普及，火电企业各种大小会议、活动等事件场景的记录都依赖于数码设备，由此产生了数量庞大的数码照片、视频档案。本课题以萧山发电厂为研究对象，系统制订了数码照片与视频档案登记备份的全新方法与流程，解决了职能部门照片与视频文件保存难、整理难的问题，同时也极大地减轻了档案人员的工作量，成为全国首创。
   （五）分析了档案登记备份在火电企业中的价值与功能
    保障档案信息安全，有效提高企业档案抵御风险的能力。企业信息资源全面整合与共享，实现档案登记备份成果利用的最大化。开辟一条数字化火电企业信息集成、企业文化电子记忆传承的新路子，在实现全面集成数字化火电企业的目标方面迈出了坚实的一步。

    四、研究价值与意义
    通过课题研究，我们实现了以档案管理系统平台为依托，科档、文档、特种载体档案以及生产MIS系统、基建管理系统、门户网站等各门类档案和电子数据资源的全面整合与网络共享的目标，提高了档案部门的服务能力，使档案登记备份的成果利用实现最大化，也为集团系统区域内档案信息的集成与共享奠定了基础，有助于企业档案工作实现跨越式发展。
    该课题成果具有突出的创新价值和实用意义，对火电企业的档案登记备份工作有较大的推广价值和借鉴意义，也为档案登记备份的研究者提供了理论依据。目前，火电企业档案登记备份的范围选定原则与方法、大项目档案登记备份的内容与分类原则、数码照片和视频文件档案登记备份的全新方法等已应用于萧山发电厂和浙能集团的其他兄弟单位，应用效果良好，成效十分明显。

作者单位：萧山发电厂