《出生医学证明》档案管理刍议

文/朱雯

   《出生医学证明》是具有法律效力的医学文书，其对于规范出生人口登记，依法加强母婴保健工作具有十分重要的意义。当前，随着《出生医学证明》在入学、出国、遗产继承等诸多方面的重要性逐渐被人们所认知，加强《出生医学证明》档案管理的紧迫性也日益凸显。

    一、《出生医学证明》档案的形成
   《中华人民共和国母婴保健法》第三章第二十三条规定：医疗保健机构和从事家庭接生的人员按照国务院卫生行政部门的规定，出具统一制发的新生儿出生医学证明。显然，《出生医学证明》是依据《中华人民共和国母婴保健法》出具的。1995年卫生部与公安部4次联合下发通知，规定从1996年1月1日起，凡中华人民共和国境内出生的人口，统一使用依法制发的《出生医学证明》，户口登记机关保留《出生医学证明》副页。2009年卫生部下发文件，规定《出生医学证明》换发后原证件由原签发机构归档保存，并做好编号和换发原因登记；签发机构应当按照档案管理的要求，将《出生医学证明》归档并永久保存。

    二、《出生医学证明》档案的管理
   （一）档案归属
    2003年以前，《出生医学证明》没有存根联，签发机构办理完《出生医学证明》之后，出生医学记录或证明就留在了签发机构。这些记录或证明属于病历的一部分，将其归档于单位的综合档案室，按照文书档案进行管理，还是并入病案室按照病历档案管理，并没有明确的规定。由于病历档案的保管期限是30年，若将《出生医学证明》档案归于病历档案，则不符合永久保存的规定，因此，《出生医学证明》档案以并入综合档案室存档和管理为宜。我院《出生医学证明》档案就归档于综合档案室，在一级类目“专门档案”下增设二级类目“出生医学证明存根档案”，并按首次签发、换发进行分类归档，永久保存。
   （二）档案收集
    收集内容包括：《出生医学证明书》、《新生儿出生医学记录》、《出生医学证明》存根、申领登记表、父母双方身份证复印件、证明材料等。
    收集时间规定：我院《出生医学证明》档案资料从1996年开始收集，档案室每个月进行收集工作。
    具体收集要求：《出生医学证明》档案必须按照科学组织、信息完整、结构优化、标准控制的要求进行收集，在收集过程中档案人员要积极主动地与办证科室人员协调配合，对每一份材料进行认真核对，核查无误后方可办理交接手续。
   （三）档案整理
    一是排序。《出生医学证明》档案采用“大流水排架法”排列。排架的顺序遵守一定的规则，即采取从左到右(横向)、从上到下(纵向)的形式， 按照年度、案卷号的顺序依次排列。
    二是编页号。《出生医学证明》档案在使用申领登记表之前，收集的资料主要为《出生医学证明书》、《新生儿出生医学记录》、《出生医学证明》存根等。要把存根粘贴在A4纸上作为资料进行保存，每一份资料均编写页号。使用申领登记表之后，每个孩子的表格加上其父母身份证复印件为一份材料，每一份的材料每张页面均编写页号。
    三是编档号。档号是档案室在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，包括全宗号、目录号、案卷号。由于《出生医学证明》档案分类是后来增设的，为了便于识别和管理，目录号采用“年度－出生”的形式，案卷号每年一个流水号，一个年度中的流水号不能重复。如1996年第一卷出生医学证明存根档案，其档号编制为：全宗号－1996－出生－001。
    四是填写卷内文件目录。分为首次签发和换发两种情况，其中首次签发以顺序号为件号，每件文件包括15份签发资料，文号为《出生医学证明》编号，文件题名为15位母亲的姓名。需要特别说明的是，由于2005年前婴儿刚出生大多没有取名，婴儿姓名不齐全，所以文件题名采用母亲的姓名，婴儿姓名记录在备注栏。如果是双胞胎、三胞胎或是多胞胎，在母亲姓名后用数字2、3等代表。换发时，文号为《出生医学证明》原编号和新编号，文件名为母亲和婴儿的姓名，备注栏内记录换发原因。
    五是填写卷内备考表：备考表使用通用的卷内备考表，内容有情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
    六是填写案卷封面：案卷题名为“××年××月出生医学证明存根（×）”和“××年出生医学证明换发登记”，保管期限为永久。

作者单位：宁波市妇女儿童医院