我国朝廷档案机构的设置与管理历史久远。早在商周时期就出现了甲骨文档案等。唐宋时，档案的存放与管理得到了健全与完善，并制订了档案管理的律令。南宋朝廷档案管理与架阁库的建立已相当完善，至今仍有启发与借鉴作用。
一、三省枢密院架阁总库
南宋朝廷的三省（包括中书、门下、尚书）与枢密院，是北宋神宗皇帝在元丰五年（1082年）推行官制改革后朝廷的最高政务机关与军事机关。凡军国大事，由三省与枢密院共同议事后再进呈皇帝圣断。
三省枢密院所属机构众多，其中有关文籍档案管理与保存的专门机构，称为“三省枢密院架阁库”。根据南宋《咸淳临安志》卷4《行在所录•朝省》载，三省枢密院架阁总库，共有四库十六间，初期地址在制敕院后面。
三省枢密院架阁库的官长，全称是“主管三省枢密院架阁文字”，简称为“监当官”，其职责是管理架阁文案及修葺库房等。由于史书缺载，关于担任过“主管三省枢密院架库文字”的官员，笔者只能选择数人记述，如李韶、綦更生等。
李韶（约1177—1251年），字元善，宋苏州吴县（今属江苏）人，“嘉定四年（1211年）进士，调南雄州教授……以廉勤荐，迁主管三省架阁库文字，后官历太学博士，殿中侍御史、起居舍人等，敢于直言上奏。”理宗皇帝称说：“李韶真有爱朕、爱国之心。”淳祐五年（1245年），升权礼部尚书。官至翰林学士兼知制诰兼侍读。淳祐七年（1247年）因言事不被采纳而辞官。享年七十五岁[1]。
綦更生，《宋史》无传，生平不详。他在嘉定九年（1216年）曾撰《三省枢密院架阁文字题名记》一文，记述了宋代朝廷架阁文案管理与保存的历史与现状。其文迄今保存完整，显得十分珍贵，今引录如下：
“皇朝景德中置金耀门书库，贮三司文案，隶尚书省。架阁有库、盖尝先省而未始及部也。崇宁大臣初贰天官建议置吏部架阁官，其后六曹（六部）皆设；继西省去。迨宣和再置、再省。绍兴三年（1133年），六部悉有架阁库。绍兴十五年（1145年），置官四人、礼兵一人、刑工一人，吏、户各一人，曹（部）始备官，特诏于部，而无复。及于省矣。省有留牍，藏在诸房（部门），虽两岁一遣架阁，然屋室颓漏，上两旁风，掷弃地间，谁与顾省，鼠噬蛛丝，蒸郁糜溃，不可收拾。吏有绝无才艺，他司弃而不收者，始窜名是间，虚沾名俸，而其身未始一到，间有检讨，漫然不知所存，不得已而下取之部，回环曲折稽缓后时，卒不可得。朝廷深察其弊，及议建官，即省闼（闼，左右小夹屋）之申维，创以为库。初立厅事，后植阁三间，旁为两翼，盖因修省之余材，瓦疎寝，既卑且漏，不足以备充栋之藏。架阁官綦更生首叨是选，力请于朝，得缗钱二千有奇，增其阁十三，共为十六间，列三省密院为四库；衍厅之宇，挟而五门，内之右为爨室，直房以便细事；外门之左，本库地也。今省府贷以为计簿房，右复借为溷圊，皆未敢请复。库之门盖直东出，西则吴山，右墙向南，为户部度支；左墙枕北，当民居之道。异时书多地狭长尚可相其便者而图展焉。
“三省密院之书，既已各列一库，库列诸房，自未置官以前为一书，置官以后其方来者为一书。岁月可稽，门例无杂。凡有前朝御笔者，则箱金锁，炷香而藏于阁中，所以见尊君之义也。扃鐍（指门锁）森严，出纳有籍，规式祥备，吏不得欺，是真有益于官，不可谓缓而不切者也。尝观《唐六典》书载亭长掌固两属于尚书省，亭长主守省门，通传禁约，掌固与亭长皆同番上，悉为省属。
“今嘉定甲戌七年（1214年），朝廷既谓部有司门，省则並置。明年乙亥八年（1215年），以部有掌故，省亦建官，是唐朝之亭长掌固，与景德之省有书库者，今皆举而復之矣。传曰：‘修废官，四方之政行焉，是不容无纪，用取架阁官姓名，由今泊后，刻于下方。嘉定九年（1216年）三月吉日记。’”[2]
北宋金耀门书库保管着朝廷三司（指主管朝廷的财政大权的最高机构，以盐铁、度支、户部合称三司）唯一的文牍档案。北宋末崇宁年间（1102—1106年），尚书省吏部首先建了架阁库，设置架阁文字官，其他五部也仿效，各建架阁库，设官管理。但到宣和年间废置多变，靖康之难时，架阁文案全废。
绍兴三年（1133年）和十五年（1145年）寝扩架阁库。尚书省重建六部架阁，吏部、户部各设架阁，其余两部设一架阁。此后沿袭三省未置，文案堆之于地，鼠噬蛛丝，不可收拾；要寻找档案十分困难。
嘉定八年（1215年），綦更生呼吁扩建架阁库，得到朝廷二千缗钱，增其阁十三，共16间，分为四库。扩建后的三省枢密院架阁库，背靠吴山，朝东开门，南为户部度支房，北为民居之道。
二、尚书六部架阁
尚书省，下辖吏、户、礼、兵、刑、工六部，史称尚书六部，是朝廷中执行办事的机关，事务之繁杂、部门之众多，为三省之最。其文案数量自然也是最多的。为方便查档，架阁必须依情况而分设。
尚书六部架阁库，是尚书省六部的总档案馆。北宋时的长官称“管勾尚书六部架阁库”，南宋时改名为“主管尚书六部架阁官”。
据《朝野杂记》乙集卷十三《六部架阁库》载：六部架阁官者，崇宁间（1102－1106年）始置，迄宣和（1119－1125年）再置、再省。绍兴三年（1133年）立六部架阁库。十五年，復置官四人。六部架阁库的沿革与官长的选择：“旧制，成案留部二年，然后畀而藏之。又八年，则委之金耀门文库。今金耀门无復曩司，则悉藏之架阁矣。主管官号掌故，择选有时望之人为之，例为编删学官之选……嘉泰末[3]（1204年），有旨非阙官不除……”对于架阁官长的选择，文中还记述一件有人行贿宰相、希望担任六部架阁官之职的趣事：
“有选人家闽中（指福建），其父与陈勉之（即右丞相陈自强[4]）有旧，至是入都（城）见勉之，求为掌故。勉之对众厉声曰：‘外间岂不知近旨见阙方除，此何可得。’众人为之踧躇（恭敬而不安的样子）。后旬日，竞除掌故。”其原因是他家送上以四千缗买来的赠品即“粟金台盏十具、重百星”而得此官。“闻者叹息而去。”
宰相周必大《周益国文忠公全集》卷138《论架阁库文字》载：六部架阁库规定，各部的架阁库的文案保存二年以上文书，以时间先后分类编排目录与文案号码，再送至六部总架阁库保存。
关于选择六部架阁官员，朝廷规定：必须由进士出身、有政绩的人担任。《咸淳临安志》卷5《六部架阁》载：“国家官人以才，储才有地，其始进而需于部者有二焉。由京秩则为门官，由小选则为架阁。”
南宋朝廷六部架阁的地址，据地方志《咸淳临安志》卷五载，六部架阁，在天水院桥（约今中山北路与体育场路交界的地域之名，是因南宋有天水院桥而得名；其桥在建国后，因拓宽体育场路而拆除。今附近有条小巷名天水巷，也因桥而名。）架阁库初建时，房屋狭小仅数十楹，嘉定八年（1215年）扩为百十楹。当时礼兵部架阁官周紫芸还撰《六部架阁记》，至今保存在《咸淳临安志》中。
（一）尚书吏部架阁库
尚书吏部架阁库，是宋代尚书省六部中最早建立的架阁库，它始建于北宋崇宁元年（1102年），也是南宋六部中最早重建的架阁库。
吏部为六部之首，也是六部当中最重要的部门，元丰官制改革后，成为主管任命六品以下官员的人事部门，并兼管品、阶、爵、勋、俸禄、选官、考绩功赏等事务。下辖左选与右选两大官署系列，共分二十余部门，有吏员五十六人。
北宋初年，并无主管尚书省吏部架阁文字官。元丰官制改革时始新设架阁库，由六部监门官兼管；宋徽宗崇宁元年（1102年）吏部尚书兼侍读何执中[5]建议始设专门官员，称为“管勾架阁库文字官”。南宋时沿置，改“管勾”为“主管”，全名是“主管尚书吏部架阁文字”。朝廷规定，此官必须由进士出身、有才望的人担任。简称“主管吏部架阁”。
吏部架阁文字官的职责是掌吏部文书档案库，即本部各案已了结二年以上的文书档案被送入架阁库；由架阁编制目录，逐一登记入册，妥加保管，按手续以备检索、咨询，防止吏员舞文作弊等。
担任过吏部架阁文字官的有多人，今仅列举《宋史》立传的张磻、皮龙荣、李宗勉、王万能等数人：
吏部架阁官张磻[6]，字谓老，福州人。嘉定四年（1211年）进士，历官辟点检赡军激赏酒库所主管文字，差主管尚书吏部架阁，迁太常博士、宗正丞兼权兵部郎官……后官历国子祭酒、国史编修、权吏部尚书等，官至参知政事。卒赠少师。
吏部架阁官皮龙荣[7]，字起霖，一字季远，潭州醴陵（今属湖南）人。淳祐四年（1240年）进士。历官主管吏部架阁文字，迁宗学谕、授诸王宫大小学教授兼资善堂直讲，多次入对内殿，受到皇帝称赞。后升兵部侍右郎官兼资善堂赞读、迁吏部员外郎、吏部侍郎及景定二年（1261年）官至参知政事。《宋史》评论说：龙荣少有志略，精于《春秋》。性亢伉直，贾似道当国，不肯降志。
吏部架阁官李宗勉（？－1241年），字强父，临安府富阳人（今属浙江）人。开禧元年（1205年）进士。官历黄州教授、浙西茶盐司、江西转运司斡官。嘉定十四年（1221年），主管吏部架阁……宝庆三年（1227年）升秘书郎，因入内殿对事受到皇帝称道。后官升迁，历监察御史左司谏兼侍讲、谏议大夫兼侍读等，官至左丞相兼枢密使。卒谥文清[8]。
吏部架阁官王万，字处一，家世婺州（今浙江金华市）人。少忠伉有大志，究心当世急务，尤精于边防要事。嘉定十六年（1223年）进士。调和州教授。端平元年（1234年），主管尚书吏部架阁文字，迁国子学录。多次上书言政，受到理宗皇帝好评，官升至大理寺少卿、崇政殿说书等。力辞乞休。为官廉洁，刚正不阿。理宗表彰他说：“……闻其老家贫，朕甚念之，赐新会五千贯、田五百亩，以赡给其家。”[9]
（二）尚书户部架阁库
尚书户部，是六部中仅次吏部、位列第二的机关。它的职责十分重要，是掌管全国户口、土地、钱谷、赋役等的机关，涉及国家经济命脉之事。户部机构下辖左曹、右曹、度支、金部、仓部五大部门，吏称“户部五司”。
户部也是单独设户部架阁库。北宋时始设架阁库，初由六部监门官兼管，至崇宁元年（1102年）才专设管勾户部架阁文字官；南宋时改“管勾”为“主管”，其官长全称为“主管尚书省户部架阁文字”，简称主管户部架阁或户部架阁等。
主管户部架阁官的职责与吏部架阁一样，是将本部各司、案机关处理好且已存二年以上的文书档案送入部架阁库；户部架阁库要编制上档、逐一登记入册，分门别类放置在架阁上，以便随时检索查阅，防止胥吏舞文作弊等。
担任主管户部架阁的官员，非科举出身不授，或以曾任县令，政绩显著者担任。
史书记载担任户部架阁官的有十多人，今简介如下：
李祥，字元德，常州无锡人。孝宗隆兴元年（1163年）进士。官历钱塘县（今杭州市）主簿、濠州录事参军。后主管户部架阁文字、国子博士、军器少监、宗正少卿、国子祭酒等，以直龙图阁致仕[10]。
戴庆炣，字彥可，温州永嘉人。淳祐十年（1250年）进士。以《周礼》为业，宝祐二年（1255年）官差主管户部架阁文字官。后官历秘书省正字、秘书郎、侍御史等，开庆元年（1259年）后官至参知政事[11]。
王伯大（？－1253年），字幼学，福州人。嘉定七年（1214年）进士。历官主管户部架阁文字官，迁国子正、国子监丞等。端平三年（1236年）进对言事，受到皇帝好评。淳祐八年（1248年）官至参知政事。宝祐元年（1253年）卒[12]。
徐清臾（？－1262年），字直翁，嘉定七年（1214年）进士。历主管户部架阁文字官、迁籍田令。几次入对内殿，得到皇帝称道，官历太常博士、秘书郎、军器少监、殿中侍御史兼侍讲、权兵部尚书兼侍读。淳祐十二年（1252年）官至参知政事。景定三年（1262年）致仕，卒。
乔行简，字寿鹏，婺州东阳（今属浙江）人。绍熙四年（1193年）进士。历官知通州（今），条上便民事，主管户部架阁文字。此后历官起居郎兼国子监司业、兼国史编修兼侍讲。宋理宗即皇位后官至左丞相。《宋史》评论，行简历练老成，识量弘远，居官无所不言，好荐士，多至显达[13]。
杜范，字成之，黄岩（今属浙江）人。嘉定元年（1208年）进士。绍定三年（1230年），主管户部架阁文字，六年迁大理司直。端平元年（1234年），授军器监丞，因入殿奏对言政，受到皇帝称道，后历官秘书监兼崇政殿说、权吏部侍郎兼侍讲。淳祐四年（1244年）官拜参知政事、右丞相[14]。
张虑，字子宓，慈溪（今属浙江省）人。宁宗庆元二年（1196年）进士。后主管户部架阁文字，改太学正。因上奏言事，受到称道，官升国子监丞、秘书丞等。端平初年召为国子监司业兼侍讲，以《礼记》、《月令》进读，升国子祭酒。诏令刚下而他病卒[15]。
马廷鸾（约1223－1289年），字翔仲，宋饶州乐平（今属江西）人。淳祐七年（1247年）进士，调池州（今属安徽）教授。宝祐二年（1254年）主管户部架阁文字。后官历校书郎、太子右谕德、左谕德、国子司业、中书舍人、礼部侍郎等。宋理宗遗诏、宋度宗登极诏书，均为他所起草。咸淳五年（1269年），官至右丞相兼枢密使。后因权相贾似道视为异己而罢政。著有《碧梧玩芳集》等。
杨文仲，字时发，眉州彭山人。宝祐元年（1253年）进士。官历復州教授、沿海制置司干办公事，召为户部架阁文字。此后官又历宗学博士、将作监、秘书少监兼崇政殿说书。德祐元年（1275年）宋恭帝瀛国公即位，升国子监祭酒[16]。
陈宜中，字与权，温州永嘉人。宝祐（1253－1258年）中，在太学与黄镛等六人上书攻丁大全，号称“六君子”。景定三年（1262年），廷试第二。官历绍兴府推官、户部架阁文字、校书郎、监察御史、刑部尚书，因附权相贾似道，于咸淳十年（1274年）官至权参知政事。不久又升右丞相兼枢密使。元兵至，他遁回家乡。后陆秀夫召之入闽，益王立，复为左丞相。宋亡后的至元十九年（1282年），他逃至占城（今越南境内）、暹罗（今泰国境内）而死[17]。
陈晦，于庆元五年（1199年）五月，担任户部架阁文字时，曾撰《六部架阁续记》，指出六部架阁文字官的选择是“诏非科目及人材卓异与县令之著绩弗授。”并说不少架阁文字官员最后还升为执政官宰相。
许应龙，字恭甫、福州闽县人。年少聪明，五岁通经旨。嘉定元年（1208年）进士，调汀州教授、差浙东宣抚司掾，差户部架阁文字。宋理宗即位，他上奏言事，受到称道。端平初年（1234年）入内殿奏对，又得称赞，以礼部郎官兼荣文恭王府教授，又历国子祭酒、权吏部侍郎兼侍讲、兼权直学士院、试吏部侍郎，升侍读、权兵部尚书。官至吏部尚书[18]。
此外，据《攻媿集》卷39《主管户部架阁文字孙元卿太学正》载：“尔以甲科自奋，用以‘掌故’之官。”周必大《周文忠公全集》卷138《论架阁文字》载：“六曹（部）文书鳞次山积。绍兴十五年（1145年）五月，初复主管架阁官，逐部置库。”
（三）尚书礼兵部架阁
尚书省六部中，礼部与兵部合设一处架阁库。
礼部，是掌管礼乐、祭祀、朝会、宴享、科举、印记、图书及祥瑞等政令的机关。元丰官制改革后，设官十人，吏胥35人，分为四司（本部司、祠部司、主客司、膳部司）与十案：礼乐、贡举、宗正、奉使帐、封册、表奏、宝印、检法、知杂、开拆等案。祠部司因工作不多，给人以“清冷”之感，故时人称为“冰厅”。
兵部，元丰官制改革后，兵部的职责是只掌民兵、厢军名籍、蕃官加恩等事，主要军政要事却在枢密院掌握之中。故时人说宋代兵部“名存实亡”。兵部分兵部司、职方司、驾部司、库部司，设官十员，有吏胥47人。
两部架阁合为一库。南宋绍兴十五年（1145年）设置礼兵部架阁库并主管架阁文字官一员，主管两部档案。今列举主管官员如下：
杜莘老（1107－1164年），字起莘，宋眉州青神（今属四川）人。是唐代大诗人杜甫的十三世孙。绍兴十年（1140年），省试合格，以亲老不赴廷对，赐同进士出身。秦桧死后，魏良臣当政，莘老疏天下利害以闻，受到良臣称赞，推荐其为主管礼兵部架阁文字。后官历秘书丞、监察御史、殿中侍御史等，多有奏劾，不畏权贵。孝宗即位，他又进定国是、修内政、养根本三议[19]。
程元凤（1200－1269年），字瑞甫，一字申甫，徽州歙县（今属安徽）人。绍定元年（1228年）进士，官三陵府教授、江西转运司干办公事等。淳祐元年（1241年）为礼兵二部架阁文字官。因奏对时政受到称赞，此后官历秘书丞、监察御史兼崇政殿说书、右正言兼侍讲、侍御史兼侍读。咸淳三年（1267年），官至右丞相兼枢密使，进封吉国公，不久被劾罢官[20]。
周紫芝（1082－？），字少隐，自号竹坡居士，宣城（今属安徽）人。家贫而苦学不辍。绍兴十二年（1142年）进士。十五年（1145年）为礼、兵两部架阁文字官。他撰文指出：朝廷设官以主吏曹之牍旧矣，后废而不置者几十年。常以司门之官兼掌其事，往往书无机阁，户无缄滕，甚者委而投诸地，其积如山，岁久辄蠹腐、缺落，漫漶而不可考……其弊不可胜言者。于是诏复旧官如故……《咸淳临安志》卷5《六部架阁》）载：他善诗，为南宋诗人，然多谄媚秦桧父子，为时人不齿。
（四）尚书刑工部架阁
尚书省刑部与工部的架阁合为一库，称为尚书省刑工部架阁库。其官长称为“主管尚书省刑部工部架阁文字”[21]。
担任刑工部架阁文字的官员，大多是秘书省正字兼职为多。据《南宋馆阁续录》卷九《官联》载，有刘天定、蔡抗、陈有宗等多人。
刘天定，字德用，乙未（即端平二年1235年）进士。淳祐九年（1249年）十月，参加主管刑工部架阁文字召试而授。次年十月升校书郎。
蔡抗（1193—1259年），字仲节，宋建州建阳（今属福建）人。绍定二年（1229年）进士[22]。据《南宋馆阁续录》卷9《官职》载，其担任尚书刑、工部架阁文字是在淳祐五年（1245年）五月，刑工部架阁召试，七月正式除授。次年二月升校书郎。兼任诸王宫大小教授时，上书理宗，建言权奸史嵩之不可复用，太子不可不早立。宋理宗“善其言”。召为国子司业兼资善堂赞读兼玉牒所检讨官，时暂兼侍立修注官等。后官至同知枢密院事、参知下政事。
吴柔胜，字胜之，宜州人，孝宗淳熙八年（1181年）进士，调都昌尉，丞相赵汝愚知其贤，差嘉兴府教授。宁宗嘉定初年（1208年），主管刑工部架阁文字，官历国子正、大学博士、直秘阁知太平州、工部郎中等。卒谥“正肃”[23]。
朱貔孙，字兴甫，浮梁人。淳祐四年（1244年）进士，授临江军学教授。由于丞相董槐称道他，主管尚书刑、工部架阁文字。理宗亲擢为监察御史兼崇政殿说书，首论丁大全误国之罪，迁司农少卿兼太子右谕德，诏许乘马赴讲。度宗即位，官至敷文阁学士、知福州、福建安抚使[24]。
董槐（？－1262年），字庭植，濠州定远（今属安徽）人。嘉定六年（1213年）进士。绍定三年（1230年）为主管刑工部架阁文字；秋兼权礼、兵部架阁文字。嘉熙元年（1237年）召赴都堂，迁宗正寺簿，出知常州。后官历工部侍郎、参知政事，宝祐三年（1255年）官至左丞相兼枢密使。卒于景定三年（1262年）五月，赠太子少师，谥文清[25]。
作者单位：杭州师范大学地方史研究所
杭州古都文化研究会