高校基建档案管理实践

    高校基建档案包括高校在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表及声像等材料，它是高校基建工作最真实的原始记录，具有专业性、广泛性、成套性等特点。近年来，我国高等教育快速发展，高校招生规模不断扩大，高校基础设施建设项目也日益增多，形成了大量的基建档案。如何管理好基建档案，充分发挥其在学校建设中的作用，需要认真思考。

 

    一、基建档案管理中存在的问题

    （一）综合档案管理人员缺乏

    目前，高校普遍缺乏既熟悉基建业务又熟练掌握档案知识的综合档案管理人员。一般来说，高校现有的档案员包括基建部门的兼职档案员和本校档案室的专职档案员。在这其中，兼职档案员大多对档案专业知识一窍不通，并且没有实际的档案工作操作技能，加之从未接受过正规的档案业务培训，往往不能有效地配合专职档案员开展基建档案管理。而专职档案管理员大多不熟悉基建业务，不清楚基建材料的归档范围，导致基建项目完成之后该项目的档案材料收集不完整的现象频频发生。

    （二）基建档案归档质量不高

    基建档案要求永久保存，对于归档质量的要求相对较高。但从已归档的档案来看，普遍质量较差或不符合归档要求。如，有些归档图纸被随意涂写；有些归档图纸不是原件，而是复印件。另外，基建档案的信息化管理程度也普遍较低，一般高校的档案信息管理系统只能检索到基建档案的目录，而没有与之相对应的电子文件。

 

    二、解决的对策及方法

    （一）加强沟通与合作

    基建档案材料的收集必须与工程项目建设同步，在整个过程中，学校档案室的档案管理员需要与学校基建部门的兼职档案员加强沟通与合作。第一，工程项目立项时，兼职档案员要书面告知档案室的档案管理员该项目可能涉及到的档案材料，如项目建议书、立项报告、可行性研究、方案阶段的文件等。第二，工程项目建设中，由于学校基建部门在移交材料时，并不是在某个项目的所有工程全部结束后才向档案室移交，而是完成一部分就移交一部分，这就需要档案管理员及时了解项目的进展情况，并做到对下一阶段需要移交的基建材料心中有数。这样在整个项目完工时，如若出现档案遗漏的情况，档案管理员便可督促兼职档案员及时补交。第三，工程项目竣工验收后，档案管理员要协助兼职档案员核对各项档案材料，并且要在移交清单上签名；对材料编制不完整或不符合归档要求的，要提出整改意见，以保证基建档案的质量。

    （二）加强制度建设

    高校应完善基建档案工作制度，确保内容详细、责任明确、可操作性强，并且能够涵盖基建档案工作的方方面面。基建管理部门作为基建档案的归档单位和档案使用单位，应该主动配合学校开展基建档案工作，并自觉提高责任心和及时归档的自觉性，形成人人尊重制度、个个按章办事的好风气。档案管理员还要经常性地开展督促检查，确保基建档案工作做好、做到位。

    （三）提高档案人员综合素质

    基建档案管理工作是一项专业性较强的工作，作为专职档案管理人员，一定要熟悉工程项目建设的全过程，需要具备扎实的档案管理业务知识、拥有一定的建筑工程知识以及较强的工作能力和责任心。为此，档案管理人员必须努力学习档案业务知识，积极进修基建工程方面的课程，不断优化自身知识结构。同时，学校应组织档案管理人员和基建部门的兼职档案员定期参加业务培训，提高他们的综合素质，以适应基建档案管理工作的需要。

    （四）重视基建档案信息化建设

    信息技术和网络技术的广泛应用，使得档案管理从传统的人工方式向现代化方式转变，从经验管理向科学管理过渡。在基建档案工作中，要充分利用计算机网络平台，将信息技术应用到基建档案的管理之中，实现档案的缩微化和数字化。还可以采用先进的信息技术将OA系统与档案管理软件系统进行对接，实现信息的远距离传递，并将档案的检索、查询与先进的信息技术相结合，实现远程访问，使用户足不出户就可以查询到自己所需要的档案材料。

    高校基建档案对于高校发展有着不容忽视的作用，只有不断研究、探索高校基建档案管理工作中遇到的新情况、新问题，不断更新思想观念，积极运用科学方法加强对基建档案的管理，才能促进高校基建档案工作健康发展。

 

作者单位: 合肥职业技术学院