摘 要：《归档文件整理规则》是以业务优化改良为主的整理规范，但在实践过程中存在管理、检索精度不足等缺陷。本文立足于《归档文件整理规则》的应用现状，提出应对归档文件进行精细化管理，即通过子件、附件、人名要素等，对归档文件进行深度管理，以达到深化检索的目标，该精细化管理思路同样适用于案卷内文件级管理。
关键词：归档文件 管理 规范
为了更好地适应文件材料归档及管理的需要，国家档案局于2000年出台《归档文件整理规则》（简称《规则》），开始实施立卷改革。《规则》发布后，很多单位以此为工作指导，按照相关要求管理文书档案，并辅以具有强大辅助管理及检索能力的计算机，逐步实现了简化整理流程、提高检索效率的目标。
从本质上讲，《规则》着眼于简化立卷整理的流程，强调的是业务整理优势，而对于其本身极度依赖的计算机数据检索环境和文件材料著录项目等并未提及，也未重新修订或出台新的《档案著录规则》，这种手工整理与计算机辅助管理的相互脱节，使得归档文件整理规则呈现出精细化管理的不足；越来越多的单位在工作中片面追求流程简化，实现了工作量的减少，却忽视了检索的便捷性及实际的利用需求，这显然与《归档文件整理规则》制定的“简化整理、深化检索、注重兼容”的目标背道而驰了。
鉴于《归档文件整理规则》的应用现状，必须要加强对归档文件的精细化管理，可以探索通过子件、附件及人名要素对归档文件进行深度管理，以此达到深化检索的目标。该精细化管理思路同样适用于案卷内文件级管理。
一、归档文件管理的应用现状
《规则》开创了以自然件或组合件为管理单位的全新管理模式，在业务流程上避免了撰写案卷标题、制作案卷目录、分卷组卷等繁琐操作，减少了一定的工作量，受到很多单位的欢迎。但在实际工作中，存在以下问题。
（一）以小代大，忽视组合件。组合件概念的提出及相关实践的开展，是对文件之间内在有机联系进行维护和对自然件管理形式的有益补充。从档案的社会属性来看，组合件属于管理及利用上的较高层次。但很多单位在管理的过程中，因为各种原因，如组合工作量大、随办随归疏于穿插等，往往强调自然件、忽视组合件，甚至没有组合件的管理，这都违背了组件管理的初衷。
（二）以偏概全，著录不完整。《规则》的基本管理单位是文件，著录和检索也都深入到文件层级。但相当多的归档单位在应用组合件进行管理的时候，往往仅对盖有归档章的排头件进行著录，而对于排后的文件大多草草应付，甚至直接忽略，从而造成了大量项目的缺失。
（三）存在件中卷。件中卷是在以“件”为单位的管理形式无法满足细致管理需要时出现的一种变形，主要表现为：成组文件在组件数量较多的情况下，直接采用标题概括的形式对组合件进行题名著录，另外通过对成组文件附着目录的形式进行管理。但基于数据库管理的结构只能对组合件层次进行管理，本质上类似案卷级的管理形式，还达不到案卷级管理的细度。
（四）“遗忘”隐藏检索项目。有相当一部分文件材料反映了重要的主题或内容，但由于需要遵守行政管理或公文运转等的要求，只能通过附件等附属形式来体现；对于这一部分材料，很多单位往往直接忽略，只把关注重心放入公文的正文当中，管理时只留意公文文号、时间、页数、责任者、标题等基本因素，而对附件的重视程度不够，导致很多重要的附件没有入账、无法检索，如文件中关于奖惩、职务、资格等主题往往针对多个人名，在题名只能反映部分人名的情况下，其他人名就属于典型的隐藏信息，“遗忘”隐藏检索项目则难以提高管理效率。
二、开展精细化管理的措施
（一）子件管理。《归档文件整理规则》明确了文件的组合规则和排序规则，确认了文件材料能够以因果、转承、接续、成套等因素进行集中，并按主次进行排序，如“正文与附件为一件，正本与定稿为一件，来文与复文为一件，原件与复制件为一件”等、“正本在前、定稿在后，复文在前、来文在后，正文在前、附件在后”等。此处笔者提出的子件管理就是充分利用这些规则，将集中组合为一件的组合件拆分为小的平行子件，并按一定规则依次偏号。在实体整理时，各立档单位可以组合件为单位进行装订，但下属的每个平行子件都要加盖归档章，并赋予子件号；目录制作时，也应该以最低的管理层级进行输出，以确保信息的完整；在数据管理操作时，则要对数据库和档号结构略作调整，增加子件号这一项目，并将档号结构调整为“原档号+子件号”，之间以“-”或“•”分隔，如批复与请示为一件时，批复为子件1，请示为子件2，档号组织时标识成为“2013-XZ-Y-001•01，2013-XZ-Y-001•02”，这样就可以清晰地反映出文件与文件的联系，且原档号结构不会被打乱，同时也可以深化检索。
（二）附件管理。附件是公文的重要组成部分，是对公文未尽部分的详细补充，这个管理单元很容易被忽视。档案管理的最终目标是便于管理和利用，因而不能忽视任何可能会导致管理盲区的因素；但同时也绝不能一刀切，即不能武断地认为所有附件都是包含关键信息的。在附件管理上，笔者提倡“具有检索价值的附件管理”，即挑选附件中内容较为独立、有直接利用需求或潜在利用需求的附件进行管理，如随文制度（管理细则、规范、标准）、计划、明细、名单、报告等，而对于没有实际内容的申请表、申报表等，因其利用的内容相对需求较少，故而可以不作著录。在实体管理中，归档单位务必保证正文与附件的完整性；在进行著录和数据管理时，应对具有检索意义的附件进行著录标引，且必须保证附件题名的可理解性，切不可简单地用“计划”、“明细”、“名单”等生硬的单义词来表述附件主题和类型；如遇文件材料附件名过于简单的，可以自行概括；若数据库未设置这一项目，各单位可以自行添加，数据类型即为文本，长度可以适当地设置得大一些，著录多个附件之件以分号分隔。
（三）人名管理。在进行著录标引时可以发现，一份文件材料的主题一般都会围绕主体、通用、时间、地点、人物等因素展开，主体、通用、时间等因素一般可以通过分类号、主题词、标题、日期著录等方式作一定的揭示，较为单一和稳定。但人物因素与其他因素不一样，一份文件材料可能涉及相当多的人物，且数量并不一定。对人名进行管理需要建立索引，从而建立起快速检索人名和文件的渠道。在日常工作中，会形成很多直接与个人利益相关的文件材料，这些材料大多较为分散；通过人名检索建立起来的查询渠道可以以人为单位，形成一条完整的数据链条，方便快捷。人名、地名之类含有隐藏性检索需求的文件管理都是如此，即把检索项独立出来建立索引，从而加快查找速度。在业务管理时，我们可以以人名（地名）为单位，输出独立的人名（地名）索引目录；必要时，可基于人名管理等成果，建立专题索引或目录。
三、结论
本文是基于《归档文件整理规则》，对现行管理方式提出了改良措施，并非终极模式。各立档单位应当根据本单位的实际情况组织文件材料的归档及整理工作，不断创新管理方式、努力提升档案管理的精细化程度。
精细化管理本质上并不是一种具体的工作方式，而是一种革新档案管理方式，精细化管理程度的提升意味着创新型档案管理业务的开展，也意味着档案管理主动性的提高。从实务的角度而言，精细化管理举措一方面可以适应《规则》中组合件管理的需要，提高档案的查全、查准率，提升服务效率；另一方面，它对于档案数字化工作、电子文件管理工作等，也有一定的指导意义。
作者单位：南昌工程学院档案馆