工程文件质量体现在文件的完整性、准确性、真实性、有效性和文档规范性等方面，工程文件质量控制是指为消除可能引起文件质量缺陷的因素，责任主体从文件形成到归档整个周期各个环节所采取的干预措施或行动。在工程质量控制体系中，上述工作往往由质控人员（英文简称为QC）承担。QC对质量计划选定的质量控制点进行检查，检查的侧重点在于施工记录的完整性和有效性，往往对文档规范性没有给予足够的重视。从2012年开始，三门核电档案人员充分发挥自身的主观能动性，尝试参与了工程文件全生命周期质量控制，重点检查质量记录关闭的及时性及文档的规范性，取得了良好效果。
1 档案人员参与工程文件质量控制的可行性和必要性
1.1符合文件生命周期理论的要求
档案是处理完毕的、具有查考价值的、集中保存起来的文件有机体，从文件到档案是一个继承的运动过程，从其内容和形式构成来说，两者是相同的，属于同一事物的两个不同阶段。从时效、价值、系统性上来说，档案是对文件“去粗取精、去伪存真”的结果。可以说，文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华。档案人员参与工程文件质量控制，可以为确保档案的真实性、完整性、系统性、规范性做充足的准备，有利于实现从现行文件到档案的一体化管理，符合文件生命周期理论的要求。
1.2符合档案升级考核的相关要求
“三参加”指档案部门一要参加重要计划工作会议，二要参加科研课题、设计项目及产品评审鉴定会，三要参加工程竣工验收和设备开箱；“四同时”指下达计划任务的同时提出文件材料的归档要求，检查计划进度的同时检查文件材料形成情况，评审鉴定成果的同时验收鉴定档案材料的完整性、准确性、系统性，上报等级和评审奖励科技成果以及科技人员提级考核时档案部门出具专题情况证明材料。“三参加”和“四同步”是保证案卷质量的控制措施，实质上体现了档案工作提前介入、档案人员加强文件前端控制的要求。为满足档案考核“三参加、四同步”的要求，顺利通过企业档案验收，档案人员必须参与工程文件质量控制。
1.3破解档案管理难题的需要
核电工程项目具有建设周期长、参建方多、接口复杂、文件保管场所相对分散、文件管理人员流动性较大等特点，又因工程参建方将工程实体质量和进度视为中心任务，故对文件收集整理工作往往重视不够，导致文件收集整理进度滞后于工程实体进度。上述主客观因素增加了档案管理的难度，容易造成文件缺失、原件下落不明、重要文件附件不齐、文件缺少有效签字等诸多问题。为此，档案人员参与工程文件质量控制势在必行。
2 档案人员参与工程文件质量控制的实现方式
2.1前端控制
2.1.1将档案整理要求写入合同文档条款中。档案人员起草编写合同文档条款（包括文件提交的质量与进度、文件归档范围清单、文件编码要求等）时，应将文件归档要求写入合同条款中，明确若文件归档质量不符合要求，结算时将扣除一定比例的工程款。
2.1.2档案人员参加工程开工会，向承包商宣贯项目工程文件管理制度，提出文件收集整理的要求，确定项目文档接口人。档案人员在工程伊始强化承包商的文档意识，能够为后续工程文件质量过程控制奠定良好的基础。
2.1.3提前准备竣工文件清单。合同签订后的60天内，承包商应以业主合同提供的标准归档文件清单为基础，按照过往的施工经验和项目特点，对标准清单中文件类型进行适应性删改后报业主审核。此举既有利于承包商预先做好准备，有的放矢地收集归档范围内的文件，也有利于业主明确该项目文件的大致范围，从而有针对性地检查文件。
2.2过程控制
2.2.1成立文档管理组织机构。文档管理部门应牵头组建项目文档管理机构——“施工文件检查工作组”。该工作组在施工过程中专门负责文件检查，成员由总包单位、监理单位、业主工程部门、质保部门和档案部门的人员组成，成员定期联合参加文件检查，从各自的专业角度发现问题，以提高施工过程中的文件质量。
2.2.2定期召开文档例会。每月召开一次文档例会，参会者包括施工单位和“施工文件检查工作组”成员，会议固定议题应包括施工单位汇报当月文件收集与实体进展的同步情况、最近一次文件检查发现的问题及整改时间要求、各方在文件收集整理过程中需要协调解决的问题等。文档例会能督促承包商及时收集整理文件，并通过会议制度将监理、工程、质保人员汇集起来，促进参建各方重视文档工作，及时解决承包商组卷过程中遇到的问题。
2.2.3制定《工程文件整理检查计划》。三门核电要求承包商根据工程实体进展，在每年的11月25日前编制次年工程文件整理计划，形成《工程文件整理检查计划》并正式发布。此举有利于统筹安排次年的文件收集整理，便于按部就班开展文件移交工作。
2.2.4按照检查计划定期实施对施工文件的检查。根据工程文件整理检查计划，由“施工文件检查工作组”成员每月至少实施一次现场文件检查，检查要点包括以下几个方面：第一，施工文件收集的及时性，查看承包商工程技术人员是否在实体质量验收完成后关闭质量验收文件，质量验收文件关闭后是否及时移交到档案部门存档；第二，施工文件的完整性，重点抽查开停工报告、施工组织方案、原材料报审、质量检测评定记录、隐蔽工程验收记录、工程照片、竣工图等；第三，施工文件的规范性，重点检查文件材料和表格内容填写是否真实、数据是否准确、签章手续是否完备、是否为原件，载体和书写材料是否符合耐久性要求，竣工图折叠、标注、盖章是否规范。
2.2.5参与对承包商质保监查和专项监督。随同质保人员参与对承包商质保监查和专项监督，是档案人员参与文件质量过程控制的重要内容。质保监查涵盖的面较之于日常文件检查的内容更为广泛全面，监查内容除了上述第四点提到的三个方面之外，还包括承包商文档管理制度体系、文档组织机构建立及文档库房保管环境等。质保监查和专项监督中提出的问题须由质保人员全程跟进直至问题解决，因此这种检查形式对承包商具有更强的约束力。
2.3后端（验收）控制
第一，档案人员参与工程验收会，做好文件质量验收控制。项目结束后，档案人员参加工程验收会，在验收报告上签署竣工文件验收意见。文件验收意见是合同支付的依据，若竣工文件验收未通过，则承包商不能取得全部结算款项。
第二，对承包商进行绩效评价。合同执行完毕，档案人员根据承包商的文档管理水平（如文件收集整理的及时性、文档规范性、发现问题整改的及时性等）对承包商进行绩效评价，评价结果将直接影响到项目管理费的支付。
3 档案人员参与工程文件质量控制所取得的成效
3.1提高了项目文件收集、整理的及时性
三门核电档案人员通过参与工程文件质量控制，在提高文件收集、整理的及时性方面取得了较好成效，文件收集整理工作滞后于工程实体进度的问题得到了较大改善。2012年前，完工的实体质量验收文件关闭率仅为50%；而截止到2013年10月25日，完工的实体质量验收文件关闭率已经达到70%。
3.2提高了项目文件的准确性、规范性
档案人员参与工程文件质量控制，能够对项目施工文件的签署情况、字迹载体等问题进行检查，及时解决发现的问题，确保文档的规范性。2012年初刚实施过程文件检查时，每次检查发现的各类问题累积有100余项，而截止到2013年11月最后一次文件检查中，仅发现问题20余项。实践表明，过程文件检查使得文件的准确性和规范性得到了大幅提高。
3.3提高了档案人员业务能力
档案人员参与工程文件质量控制，除了提高了文件本身的质量之外，还提高了档案人员自身的业务能力。检查过程中，档案人员不仅要熟练掌握业务知识，还要熟悉土建安装、监理规范等相关知识，从而有效地提升了自身业务能力。
档案人员参与工程文件全生命周期的质量控制，遵循了文件形成规律、符合档案验收“三参加、四同步”的要求，又在一定程度上解决了文件收集整理滞后于工程实体的问题，提高了归档文件质量，成为三门核电项目工程档案管理的成功实践。接下来，三门核电档案人员还将不断探索工程档案管理的新方法，以期更好地开展工程档案管理工作。
作者单位：三门核电有限公司