浙档【2006】66号

各市、县（市、区）档案局、农业局（农办）：

    为加强我省农民专业合作社档案的规范化管理，更好地为社会主义新农村建设服务，我们制定了《浙江省农民专业合作社档案管理暂行办法（试行）》，现印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。执行中有什么问题，请及时告省档案局、省农业厅。

    附件：1、浙江省农民专业合作社档案管理暂行办法

         2、浙江省农民专业合作社文件材料归档范围和保管期限表（试行）

浙江省档案局     浙江省农业厅

二○○六年十月二十日

   附件1

浙江省农民专业合作社档案管理暂行办法

第一章  总则

   第一条  为加强全省农民专业合作社(以下简称合作社)档案管理，维护档案的完整和安全，更好地为社会主义新农村建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》、《浙江省农民专业合作社条例》等规定，制定本办法。

   第二条  本办法所称的合作社档案，是指合作社在社务活动、生产管理、经营管理等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

   第三条  本办法适用于在全省范围内依照《浙江省农民专业合作社条例》，经县级以上工商行政管理部门注册登记的农民专业合作社。

   第四条  合作社档案工作是合作社生产管理、经营管理的重要组成部分，也是推进效益农业、增加农民收入、维护社员切身利益的一项重要基础工作。各合作社要把档案工作纳入合作社的议事日程，切实解决档案工作中的实际问题，把合作社规范建档列入合作社规范化建设内容。

   第五条  各级档案行政管理部门应当加强对合作社档案工作的指导和服务，帮助合作社规范档案管理。

第二章  档案机构、人员和职责

   第六条  规模较大的合作社应设立综合档案室，对合作社档案实行集中统一管理，确保档案的完整、安全和有效利用。

不具备保管条件的合作社，其档案可暂由所在乡镇档案室代为保管，当地档案馆视情况可以提前接收，并指定专人负责本合作社档案的收集和移交工作。合作社可根据需要保存一套复制件。

   第七条  合作社应确定专兼职档案员负责管理本合作社各类档案，档案管理人员应经过档案业务培训。

   第八条  综合档案室档案工作人员的基本职责：

   （一）贯彻执行国家有关方针、政策和档案工作的法律、法规，建立健全本合作社档案工作的各项规章制度；

   （二）对本合作社各部门文件材料的形成、积累工作进行监督指导；

   （三）集中统一管理本合作社的档案，搞好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

   （四）编制各种检索工具，积极开发档案信息资源。

第三章  文件材料的收集、整理、归档

   第九条  凡合作社在筹备、成立、经营管理及产权变动等活动中形成的具有保存价值的，特别是关系社员切身利益的各种契约、协议、合同等文件材料，都应归档保存，任何个人不得将应归档文件材料据为己有或擅自销毁。具体归档范围参照《浙江省农民专业合作社文件材料归档范围和保管期限表（试行）》。

   第十条  合作社归档文件材料的来源：

   （一）合作社内部形成的文件材料；

   （二）合作社执行、办理的文件材料；

   （三）合作社引进项目形成的文件材料；

   （四）合作社参与的合作项目，合作单位按要求应向本合作社提交的文件材料。

   第十一条  归档的文件材料主要包括纸质文件、电子文件、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等。

   第十二条 归档时间：

   （一）管理性文件材料一般应在办理完毕后的次年六月底前归档；

   （二）合作社人员外出参加社务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档；

   （三）科研课题、基建项目等项目文件材料，应在其项目鉴定、竣工验收后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档；

   （四）外购设备仪器文件材料，应在设备开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档；

   （五） 会计文件材料在会计年度终了后由会计人员整理保管一年，于次年三月底前向综合档案室移交归档；

   （六）照片与底片在活动结束后的一个月内，由拍摄者编写说明后一并归档；

   （七）电子、声像和实物档案等其他门类和载体的文件材料，应在活动结束或办理完毕后随时归档。

   第十三条  下列文件材料应随时归档：

   （一）变更、修改、补充的文件材料；

   （二）合作社内部机构变动和社员股权变动形成的文件材料；

   （三）其他临时活动中形成的文件材料。

   第十四条  归档质量要求：

   （一）归档的文件材料应完整、准确、系统，字迹工整，载体和书写材料要符合耐久性要求，不得使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件；

   （二）归档的文件材料应为原件，特殊情况可用复印件或抄件归档。文件材料归档后不得更改；

   （三）归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档；

   （四）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

   第十五条  综合档案室的各种门类、载体的档案应进行统一分类、排列、编号和编目。

   第十六条 合作社各类档案按下列规则进行整理

   （一）文书档案按年度或年度——问题分类，以卷为单位整理。有条件的合作社可按件整理；

   （二）会计档案按年度和凭证、报表、账簿等形式分类整理；

   （三）科研档案按课题分类整理；基建档案按工程项目分类整理；设备仪器档案按型号分类整理；

   （四）声像档案按载体形式分类整理；

   （五）实物档案以件为单位，按时间顺序跨年度大流水编号整理。

   （六）其他各种专门档案按有关规定整理。

第四章  档案的管理和利用

   第十七条  合作社应配置专用的档案装具，有条件的应有专用的档案库房和必要的档案防护设施，档案库房应达到防盗、防火、防高温、防潮、防光、防尘、防虫、防有害气体等要求，保证档案的安全。

   第十八条  档案人员应定期对库房内档案保管情况进行全面检查，发现问题应及时采取补救措施。

   第十九条  合作社综合档案室应对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定销毁。禁止擅自销毁档案。

   第二十条  根据合作社的发展，积极采用先进技术，逐步实现档案管理现代化。

   第二十一条  合作社综合档案室要积极开发档案信息资源，通过各种方式和途径，积极主动地开展档案提供利用工作，努力为合作社的发展提供及时、有效、便捷的服务。

   第二十二条  合作社综合档案室应建立档案统计台帐，对档案的收进和移出、保管数量、销毁等情况进行及时、准确的统计和登记。

第五章  附则

   第二十三条  本办法由浙江省档案局负责解释。各地可根据实际情况制定具体实施细则和办法。

   第二十四条  本办法自发布之日起施行。

   附件2

浙江省农民专业合作社文件材料

归档范围和保管期限表(试行)