浙档【2007】57号

各市、县（市、区）档案局、民政局：

    为了加强和规范我省民间组织档案管理，使民间组织更好地服务于社会，我们制定了《浙江省民间组织档案管理办法（试行）》，现印发给你们，请结合本地区、本部门实际情况，认真贯彻执行。

附件：1.《社会团体档案归档范围》

      2．《民办非企业单位档案归档范围》

      3．《基金会档案归档范围》

      4．民间组织档案盒封面（样式）

      5．民间组织档案盒脊（样式）

      6．民间组织档案盒内目录（样式）

      7．民间组织档案件内目录（样式）

      8．民间组织档案目录（样式）

浙江省档案局   浙江省民政厅

二○○七年八月十三日

浙江省民间组织档案管理办法（试行）

总  则

    第一条  为加强和规范民间组织档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》、《社会团体登记管理条例》、《基金会管理条例》、《民办非企业单位登记管理暂行条例》、《浙江省社会团体管理办法》、《浙江省民办非企业单位管理暂行办法》等有关规定，结合我省民间组织工作实际，特制定本办法。

    第二条  本办法所称的民间组织是指社会团体、民办非企业单位和基金会。

    第三条  本办法适用于全省各级民间组织登记管理机关（以下简称登记管理机关）、业务主管单位及民间组织对民间组织档案的管理工作。

    第四条  本办法所称的民间组织档案是指登记管理机关、业务主管单位依法对民间组织及其分支机构、代表机构进行成立登记、变更登记、注销登记，办事机构、实体机构备案，年度检查及行政处罚等登记、监督管理过程中直接形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

    第五条  民间组织档案是登记管理机关、业务主管单位及民间组织等各单位档案的重要组成部分，其档案分别归属于该民政部门、业务主管单位及民间组织全宗，不得分散保存与管理。

    第六条  民间组织档案工作是民间组织管理工作的重要组成部分，各级登记管理机关、业务主管单位及民间组织应当重视档案工作，依法加强管理，列入工作计划和工作职责，维护民间组织档案完整与安全。

    民间组织档案工作的具体内容包括档案的收集、整理、保管、统计、利用及档案信息资源的开发与管理等。

    第七条  各级登记管理机关、业务主管单位及民间组织应建立健全档案管理制度，并配备具有一定专业知识、工作责任心强的档案工作人员，承担档案工作任务。各级档案行政管理部门应当对同级登记管理机关、业务主管单位的档案工作进行监督和指导。各级登记管理机关和业务主管单位负责对各民间组织的档案工作进行监督和指导。

第一章  档案的收集与归档

    第八条  各级登记管理机关、业务主管单位及民间组织应当制定民间组织档案整理归档制度，明确归档范围、归档时间和归档要求，确定整理归档工作任务分工。

    第九条  凡是反映民间组织管理的登记、变更、年度检查、行政执法等活动的文件材料均属归档范围。登记管理机关、业务主管单位应当将已办理完毕的、具有保存价值的文件材料经初步整理及时移交单位档案部门，民间组织应当将已办理完毕的、具有保存价值的文件材料经整理后，做好保存。单位档案部门在接收档案时，应当检查档案材料是否齐全完整、整理是否规范。接收档案时应当办理移交手续。

    具体归档范围分别参见《社会团体档案归档范围》（附件1）、《民办非企业单位档案归档范围》（附件2）、《基金会档案归档范围》（附件3）。

    第十条  以下材料形成后，登记管理机关、业务主管单位以及民间组织应当及时进行收集、整理和归档：（一）民间组织及其分支机构、代表机构申请成立登记、变更登记、注销登记的材料；（二）民间组织申请办事机构、实体机构备案的材料；（三）各级登记管理机关和业务主管单位对民间组织进行年度检查、行政执法等形成的材料。

其余文件材料应在每年的第一季度归档。

    第十一条  归档的档案载体与书写材料应符合耐久性要求和有关技术标准。严禁使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔、水性笔等不耐久书写材料。

    第十二条  已经产生电子文件的应实行纸质文件、电子文件双套制保存。归档的电子文件应同时储存描述生成电子文件的职能活动、作用、办理过程、办理结果、形成环境等辅助信息，并转换成标准格式后以光盘形式储存。具体参照《浙江省省直单位电子公文归档管理暂行办法》执行。

第二章  档案的整理

    第十三条  民间组织档案应当区分全宗，按民间组织分类整理成相对独立的保管单位。一个民间组织的档案可整理为一盒或若干盒，但两个或两个以上民间组织的档案不得合并整理成一盒。

    一个社团的档案分别由筹备成立、成立登记、变更登记、注销登记、分支机构和代表机构设立登记、分支机构和代表机构变更登记、分支机构和代表机构注销登记、年度检查、行政处罚及其他需归档材料等十类组成。

    一个民办非企业单位的档案分别由名称预登记、成立登记、变更登记、注销登记、年度检查、行政处罚及其他需归档材料等七类组成。

    一个基金会的档案分别由设立登记、变更登记、注销登记、分支机构和代表机构设立登记、分支机构和代表机构变更登记、分支机构和代表机构注销登记、年度检查、行政处罚及其他需归档材料等九类组成。

    每类文件以件为单位进行整理，每件档案由若干份文件材料组成。

    第十四条  民间组织档案跨年度按登记证号顺序排列、编号，盒内文件材料按件依形成的时间顺序排列、编号。每件内文件材料按正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；结论性文件在前，论证性文件在后；汇总性文件在前，基础性文件在后的顺序进行排列，并按件装订。

按件装订好的档案装入盒内，并填写盒封面（附件4）和盒脊（附件5）。民间组织档案逐盒内放置盒内目录（附件6）和备考表。

    第十五条  民间组织档案盒内档案可依归档范围所列各类文件材料排列顺序编制件内目录（附件7），件内目录包括序号、文件题名、日期、页号、备注等项目。

    第十六条  民间组织档案的编目：

    （一）民间组织档案档号的编制应与所属机关或组织内全宗档案编号一致，并编写档案目录（附件8）；

    （二）民间组织档案盒内文件材料应逐件编件号；

    （三）民间组织档案盒内以件为单位编件内文件页（张）号，件内有图文的页面逐页在文件正面的右上角、反面的左上角以两位阿拉伯数字编写；

    （四）每件按文件材料排列顺序和内容填写件内目录。

第三章  档案的保管与利用

    第十七条  民间组织档案的保管期限定为永久。民间组织注销登记后，各级登记管理机关、业务主管单位及民间组织应向当地综合档案馆移交注销民间组织的档案。

    第十八条  各级登记管理机关、业务主管单位及民间组织对民间组织档案的内部使用，要建立有关制度，对借阅档案的权限、程序、时限等作出明确规定。

    对社会开放民间组织档案时应严格执行以下规定：

    （一）利用的方式应限于阅览、复制和摘录；

    （二）中华人民共和国公民和组织查阅民间组织档案时，须持介绍信或工作证、身份证等合法证明；

    第十九条  登记管理机关应根据有关规定，为社会各界阅览、复制、摘录民间组织档案提供便利条件，发挥民间组织档案的价值，为社会经济建设服务。涉及保密内容的，应严格执行《保密法》和有关保密规定。

    第二十条  查阅者应遵守档案利用的有关规定，办理规定的手续。查阅时严禁对档案勾划、涂改、标记号、折叠、抽取、撕毁、污损、撤换、添加内容等。

    第二十一条  各级登记管理机关应利用各种现代技术手段，建立民间组织档案数据库，为登记管理、统计汇总、决策咨询、查找利用等创造条件和提供支持。

第四章  附  则

    第二十二条  本办法由浙江省档案局和浙江省民政厅负责解释。

    第二十三条  本办法自发布之日起实施。2002年12月12日由浙江省档案局、浙江省民政厅联合印发的《浙江省社会团体登记档案管理办法》（浙档〔2002〕91号）同时废止。