为了加强档案文化建设，打造“浙江记忆”工程，增强档案馆馆藏优质资源的吸纳能力，更好地为经济社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和《浙江省国家档案馆管理办法》的规定，特制定本办法。

一、档案征集

（一）档案征集对象和范围

省档案馆档案征集的对象和范围主要是具有永久保存价值的散存在各单位、部门或个人手中的珍贵档案资料。

1、历任党和国家领导人在浙江从事革命活动或视察工作时形成的讲话稿、题词、信函、照片、录音（像）等资料及使用过的实物。

2、历任和现任省级党政军领导同志(副省级以上职务、少将以上军衔)及相当级别的民主党派和工商联负责人、无党派代表人士，从事公务活动中形成的重要信函、讲话稿、题词、照片、印章、录音(像)等资料及使用过的实物。

3、我省各个历史时期，各行各业知名人士（具有重要影响和名望的企业家、实业家；中国科学院院士、中国工程院院士；有较深造诣、突出成就的专家、学者、文学家、艺术家、教育家；著名教练员、运动员；省级以上劳动模范；宗教界著名人士；有声望的华侨领袖、外籍华人；著名民间艺、匠人；有社会声望的社会贤达），在生活、工作中形成的具有历史意义和社会保存价值的信函、自传、学历证书、回忆录、演讲稿、著作、研究成果、书画作品、获奖证书、谱牒、照片、录音(像)等资料及实物。

4、我省各个历史时期开展的各项重大活动、发生的重大事件、省级以上的重点建设工程、重大科研成果、重大典型案例的档案资料，名企、名店、名品档案资料等。

5、我省各个历史时期，社会生活风俗、人文地理、自然风貌、建筑艺术、文化艺术、民族宗教等文献资料。包括各种有价值的照片、票证、证章、商标、契约、图案、小报、传单、家谱等。

（二）档案征集方式

1、省馆档案征集的方式主要有接受捐赠、接受移交、接受寄存、征购、复制原件等。

⑴对国家和社会具有重要保存价值的，非国家所有的档案资料，鼓励档案资料所有人主动向省档案馆捐赠。

⑵机关、团体、国有企事业单位及工作人员（包括领导同志）保存的各类珍贵档案资料属于国家所有的，须按规定向档案馆移交。

⑶对于确实具有较大社会保存价值但属个人所有的档案资料，收藏者愿意出售的，档案馆可视具体档案资料的价值，经双方协商定价，进行有偿征购。

⑷对于比较珍贵的档案资料，收藏者本人不愿意捐赠、出售的，但由于其保管条件差，愿意将档案资料寄存在省档案馆的，可采取接受寄存的方式进行征集。

⑸对于特别珍贵的档案资料孤本，经向所有者做动员后仍无法征集到原件的，可采取对原件仿真复制的方式进行征集。

2、向档案馆移交、捐赠和档案馆购买的档案资料，所有权归国家；寄存在档案馆的档案资料，所有权归寄存者。

（三）权益保护

档案捐赠者对捐赠的档案资料享有优先利用权，可以无偿使用；对捐赠的档案资料可提出限制使用的意见，档案馆必须维护他们的合法权益。档案馆开放个人捐赠的档案，应当征得捐赠人同意。同时，为了鼓励社会捐赠档案，档案馆应当向捐赠者颁发捐赠证书，并视情况可给予一定奖励。

对于寄存的档案资料，档案馆在根据寄存协议提供优质安全保管服务的同时，应严格保护寄存者的隐私权，除国家法律法规另有规定外，一般只提供寄存者自身利用，其他单位或个人需利用时，须先征得寄存者同意。  

 二、 档案价值鉴定与等级评定

（一）建立档案评审机制，对征集到的档案资料进行价值鉴定。

省档案馆为了确保征集到的档案资料之真实性、完整性和不可替代性，正确判定其价值，必须严格馆藏档案准入制度，建立专家评审机制，成立评审委员会，对档案资料进行鉴定。评审委员会可由档案馆资深专家、高校教授、史地、民俗、文博、图书、收藏界的专家学者、社会科学者、民间学者等组成。档案馆可建立档案价值鉴定专家库，根据所鉴定的档案资料的价值属性，确定参与鉴定的专家人选。鉴定档案资料，应当由三名以上相关专家共同进行。

评审委员会在召开鉴定会议时，根据档案的形成年代、数量、原始性、特殊性、完整性来综合分析入馆档案的史料价值和收藏价值，确定保管等级，并指导整理编目和数字化工作，提出科学管理的合理化建议。评审结果形成书面材料放入相关的全宗卷内保存备查。

档案馆在征集工作中拟购买的档案资料，也必须经档案评审委员会鉴定、评估后，依据鉴定、评估结果确定收购价格。

（二）建立档案分级管理机制，确保征集进馆档案资料的安全管理。

实行分级管理，可以使不同价值、等级的档案得到相应级次的保护，有利于加强对珍贵档案的监管及安全保护力度。档案馆在确认所鉴定档案资料符合进馆标准后，根据其价值划定管理等级（分一、二、三级管理）。符合一级管理标准的档案资料进入特藏室管理，符合二、三级管理标准的档案资料归入相应的全宗或资料内，并在目录中加以标注。一级档案入选后，其管理根据现有的特藏室管理制度执行，实现科学管理；二、三级档案入选后，其管理根据省馆现有的库房管理制度执行。

 三、档案资料的征集、整理、保管和开发利用

（一）档案资料的征集

征集人员借助媒体、网络和其他方式，发现、捕捉线索，与征集对象建立联系并跟踪关注，向征集对象详细说明各项规定和其享有的权利，做到以情动人、依法征集，并及时将有关情况向档案评审委员会汇报，初步确定征集意向。档案馆在将征集到的档案资料接收进馆时，应当有2名以上具备档案专业知识的档案征集人员共同进行。

（二）档案资料的整理

征集进馆的档案资料数量较多时，一般须先行通过整理。在尊重捐赠人意愿、充分利用原整理方法的基础上，编制文件目录，确定档案资料的内容与数量，并记录整理情况，为签订交接手续做好准备。为方便整理，可要求被征集方提供相关的背景材料或书面说明，即以简短的文字说明档案形成的时间、地点、人物、事由、责任者或摄影者等相关内容。整理时，按照人物档案全宗或载体形式、专题内容等确定档案所归属的全宗和目录。在完成常规整理后，可对档案资料进行全文扫描、拍摄、介质转换等工作。将形成的电子文件刻制成光盘后，赠送给捐赠人，其中特别珍贵的档案资料可制作仿真件赠送，方便他们自己留存和使用。

（三）档案资料的管理

入选一级管理的档案资料，遵照《浙江省档案馆特藏档案库房管理制度》的有关规定进行管理，实行人员出入审批登记和双人双锁管理制度；在利用、展览、修复等工作流程中执行登记、交接手续；定期清点检查，做好清点记录，形成书面材料；单独安装、配置监控、恒温恒湿控制及记录设备、自动报警和灭火装置，确保特藏档案的安全。

入选二、三级管理的档案资料，遵照《浙江省档案馆档案库房管理制度》的有关规定进行管理。

（四）档案资料的开发利用

档案馆必须借助优质档案资源原始性的特征进行传播工作，挖掘档案文化价值、打造档案文化精品。根据征集到的珍贵档案资料的数量、内容和载体，通过报刊、图书等出版物和广播、电视、网络等媒介以及陈列、展览等形式，向社会公布已开放的档案资料。在向社会和公众展示的同时，宣传档案工作，提升档案馆的地位及文化形象，推进档案文化建设。

 四、档案征集工作程序

（一）办理交接手续

在办理交接手续或签订寄存协议时，必须规定双方的权利和义务，对档案资料的所有权和处置权做出明确认定。写清捐赠或寄存档案资料的数量和内容，档案馆开具目录清单交对方签收，寄存档案还应明确寄存期限及寄存期满后档案的处置方法。

由于名人档案具有增补性的特点，建档后，档案馆还应与名人及其家属保持联络，了解名人的最新动态，及时补充新的档案资料，使名人档案不断得到充实和完善。

（二）颁发证书

接受捐赠后，档案馆应向捐赠人颁发捐赠证书。对其中经过鉴定属于一级管理和部分二级管理的档案资料，档案馆除向捐赠人颁发捐赠证书外，还应颁发收藏证。同时根据捐赠档案的价值和数量对捐赠人给予物质奖励。   

（三）举行捐赠仪式或新闻发布会

对于经过鉴定属于一级管理和部分属于二级管理的档案资料，档案馆可举行捐赠仪式或新闻发布会，邀请相关领导、新闻媒体、档案馆有关人员及捐赠人及其家属或捐赠单位参加。在会上感谢捐赠人、捐赠单位对档案工作的大力支持，肯定捐赠行为的意义及所捐赠档案资料的重要价值。

五、档案征集工作保障

根据《浙江省档案馆档案资料征集经费使用管理试行办法》的规定，档案资料征集经费使用实行专项预算、专款专用、权限审批、严格管理、合理使用的原则，确保档案资料购置费、接受捐赠奖励（表彰）费、专题档案资料征集广告宣传费、档案资料征集工作活动费等经费的支出，使档案征集工作顺利进行。