郑巧露/温州市城市建设档案馆

摘  要：信息技术进步使城建档案工作的管理对象、管理范围在发生改变，城建档案工作的管理理念、管理手段、管理方式等面临信息时代的机遇与挑战，建设数字城建档案馆有利于提高城建档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现城建档案信息资源的社会共享。

关键词： 数字城建档案馆  建设  效益分析

数字城建档案馆是指各级各类城建档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。建设数字城建档案馆，有利于提高城建档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现城建档案信息资源的社会共享。

1、数字城建档案馆建设现状

随着国民经济信息化的总体要求，我国城建档案事业正处于由传统档案管理向现代化管理转型的时期，城建档案信息化逐渐开展。当前，我国的数字城建档案馆建设，主要呈现出以下特征：

1.1、以数字城建档案馆建设为信息化建设的主要标志

目前，除珠海城建档案馆建立数字城建档案馆外，其他不少城市，如广州、上海、深圳等地的城建档案馆已基本完成馆藏档案的数字化，在步入电子档案接收与管理阶段后，已启动了数字城建档案馆工程。此外还有武汉、杭州等更多的城市开始了数字城建档案馆的建设筹备工作。当然，已在实施的数字档案馆项目中，绝大多数是在开展数字化工作，建设电子文件归档比例不高，但整体而言，数字城建档案馆建设工作已经启动。

1.2、“数字城建档案馆”建设的技术条件已经具备

“数字城建档案馆”建设所应用的网络技术、3S技术、海量数据存储与管理技术、元数据技术、数据共享与互操作技术、可视化与虚拟现实等关键技术已经基本成熟，有些部门已在利用这些技术建设专业信息系统，并初获成功，从而为“数字城建档案馆”的建设积累了丰富的经验。
    2、数字城建档案馆建设的必要性

2.1、城建档案事业发展“十二五”规划基本要求

为推动浙江省城乡建设档案事业健康持续发展，按照国家档案局《全国档案事业发展“十二五”规划》、国家住房和城乡建设部《全国城乡城建档案事业发展“十二五”规划》的有关部署，结合我省实际，制订浙江省城乡建设档案事业发展“十二五”规划，其中明确指出：“城乡建设档案信息化建设取得明显成效。搭建城市地下管线综合信息平台、建筑物信息数据库和声像媒体资料数据库等，完善数字档案馆建设……” “各市、县（区）城乡建设档案馆要在完成档案信息目录数据库建设的基础上，加快馆藏传统载体城乡建设档案数字化的步伐，完成城市规划、建设管理以及重要工程等全文专题数据库和多媒体档案数据库的建设。建立地下管线综合数据库、建筑信息数据库、城市规划审批成果数据库、声像资料数据库等各种城乡建设档案基础数据库……”体现了国家对城建档案信息化建设的重视和支持，也明确了未来几年需要完成的纸质档案数字化和完善数字城建档案馆的任务。

2.2、信息化、电子政务发展的必然要求

城建各部门信息化建设、电子政务建设尤其是建设系统信息化的建设等等方面，建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等单位基本上都已应用计算机制作档案，这样就产生了大量的建设电子文件。建设工程在勘察、设计、施工、监理各工程环节中计算机辅助施工、计算机出图等等形成大量的建设电子文件；勘察设计行业ＣＡＤ技术得到普遍应用；甲乙级设计单位计算机出图率达到100％；计算机辅助施工技术（ＣＡＣ）也在建筑施工领域得到应用；建设工程管理中已普遍实现了计算机辅助管理。城建档案部门不能再按原来的方式去整理和保存它。同时，城建各部门有相应的档案室，档案的分散管理使城建档案的查询统计变得困难，远没有发挥城建档案应有的利用价值。因此加快数字城建档案馆的建设是大势所趋。

3、数字城建档案馆的建设

3.1、软、硬件基础设施建设

根据数字档案馆的功能需要，数字城建档案馆需要大型数据库管理系统；高可靠性的数据安全系统； 高速交换机、路由器、光端设备、高性能服务器和其他网络设备等。网络环境建设：分为三个层次：馆内部网、与政府连接的政务网、与互联网连接的公众网，并实行三网物理隔离，形成三个相互独立的网络。

3.2、电子文件归档管理

电子文件归档是数字城建档案馆建设的一项重要内容，它可以减少通过扫描形成电子档案的劳动力的浪费，电子档案具有记录范围广、传递信息快、保存方便的优势。要做好电子档案的归档管理工作，首先必须解决好电子档案在接收管理上的几个关键问题。首先是做好前端控制，理顺管理程序，前端控制是确保电子文件真实可靠，完整安全，长期可读的有效策略。因此我们要在工程开工前提出对电子文件收集、接收、整理的标准化要求，要求使用电子文件归档系统，使建设、施工、监理单位在电子文件的产生阶段就加强管理，做好电子档案收集、保管、备份工作，实现对在建工程文件管理与工程进度保持同步，及时对在建工程资料文件进行数据整理，只有从“前端”进行控制，才能保证“后端”的电子档案的完整性、可读性和可靠性。系统将市城建档案馆及参与城市建设活动的建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等同时作用于建设工程，针对建设工程电子文件多种来源，统一归档渠道，实现对建设工程电子文件的前端控制和全程管理，实现建设工程电子档案的收集、管理和利用,为建成符合法律要求的建设工程电子文件真实性保障体系奠定基础。城建档案部门业务指导人员应不定期到施工现场对电子档案的管理工作进行指导和检查，并要求电子档案纳入档案专项验收范围，使其与纸质档案验收同时进行，保证电子档案的顺利验收和移交。最后还要保证电子文件真实、完整、可读性。保证真实性，新产生的文件，包括文件每一步形成、处理等过程都用元数据记录下来，将来可利用元数据来认证。完整性就是文件自身的完整，一是互相有紧密联系的文件作为整体收藏。可读性的检测是档案工作的重要内容，档案的迁移过程中会发生很多信息可能会丢失，这样就要保证迁移后文件仍可读，便要做记录、检测。实现建设工程电子文件的收集、积累、整理、归档与移交的全部功能，实现城建工程档案电子文件与实体档案的双套接收确保建设工程电子文件与实体档案在各个管理阶段的真实性、完整性、准确性、有效性与安全性。

3.3、城建档案数字化

城建档案数字化是数字城建档案馆的基础，传统档案信息资源数字化是数字档案馆的基础，是国家档案信息化的重要组成部分。数字化应包含两个层面的含义，一是指传统档案通过数字化技术（如扫描、OCR技术、多媒体技术等）形成可供网络浏览或检索的数字资源；二是为这些数字资源建立相关的元数据信息。

3.4、对城建档案信息资源进行深层次开发利用

城建档案信息资源的深层次开发利用是城建档案馆面临的一项重要工作。数字城建档案馆应基于移动数据通信、全球卫星定位（GPS）、地理信息系统（GIS）技术整合虚拟现实技术，再进一步结合城建档案信息资源的特性，设计发展出实时性动态的3D电子地图，通过构建（三维）电子地图查档，全面提升城建档案服务水平，为社会提供深层次的利用服务。数字城建档案馆还应建设专题档案信息资源库和进行管理的编研工具，借助计算机等先进的现代化设备和技术手段，对档案信息资源进行再加工与精加工，充分挖掘馆藏档案信息资源价值，以社会的需求为导向，开发较高质量的城建档案信息服务产品。拓展编研成果形式，使编研成果向多载体、全方位、深层次的发展,提升编研成果质量，促进学术研究的发展，通过编研，把城建档案有价值的信息集中、系统地展现在利用者面前，为利用者提供快捷方便的服务，为各级领导和全社会提供更有效的服务。

3.5、城建档案网站建设

加强温州城建档案网站建设，不断健全栏目，加大信息量，完善咨询服务功能，重点做好网上档案查询，最大限度地满足各类利用城建档案信息的需求。为了更好的建设城建档案信息的综合门户网站，可以从用户的需求和使用习惯出发，以个性化信息服务方式提供服务。提供不同用户的专门入口，上级主管部门、提交建设文件的建设单位以及寻求城建档案服务的社会公众，根据他们特点的需求定制相关的服务内容。积极探索和实现市区县各级城建档案馆馆际之间的互联。同时通过城建档案网站的建设，不断丰富网站内容，有计划地上传开放档案目录以及城建档案原文信息，实现档案网上查询、网上预约利用、网上报送，简化档案信息的报送和利用手续，为各建设单位、施工企业和公众提供准确快捷、便利、有效的服务。

4、数字城建档案馆的效益分析

4.1、全面提升城建档案服务水平，为社会提供高质量、高水准的档案服务。

城建档案资源的数字化是数字城建档案馆的基础，档案资料没有数字化的时候，由于档案以多种载体的形式存在，档案的查找很不方便、效率较低。建设“数字城建档案馆”，应用计算机技术和网络技术，实现档案的海量贮存，借助计算机可以方便地从不同检索途径对建设文件做到全文快速检索。档案利用者能够非常方便地查询到各类档案，更好地发挥城建档案工作为各级领导决策服务、为各部门工作服务、为社会各界和广大人民群众服务的作用。

4.2、节约档案库房空间和数字化加工经费

实现建设工程电子文件的前端控制管理，在文件形成阶段就开始采集从而实现直接接收电子文件，为城建档案管理职能部门节约了大量的数字化加工所需的繁重的工作和巨额的数字化加工的经费，也为建设企业减少了大量的库房压力和管理经费、人员经费等。

4.3、异地备份，满足长期保存

用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。电子档案通过网络变得更加便捷，且保存简易。一旦纸质档案丢失，便可通过保存的电子档案进行查询，尤其是当发生重大自然灾害，纸质档案一旦完全被毁，如有电子档案异地备份保存，只要进行原始电子文件恢复，将起到其它方式再现历史不可替代的作用。

4.4、通过数字城建档案馆的建设，实现信息服务模式由“被动”转化为“主动”。

用户可以通过互联网直接登录城市建设信息网站进行信息查询，为市民提供全方位便捷的城建档案服务，提升城建档案馆的公众服务形象，同时也为各级政府、各职能部门提供及时、直观的城市建设信息及决策依据。

4.5、城建档案管理人员素质得到大幅度提高

由于电子档案的内容是数字化，档案保存技术化，开发利用形式多样化，造成电子档案管理与纸质档案管理有着截然不同的区别，电子档案使用频繁，激励城建档案业务管理的同志通过不断学习，更新知识结构，熟练掌握现代信息技术、网络通讯技术等现代化管理理念，努力把自己培养成为城建档案信息资源加工与管理、电子档案管理系统管理与维护、档案信息资源开发和利用方面的综合性人才，更好的胜任城建档案的服务工作。

社会进入信息时代，信息技术进步使城建档案工作的管理对象、管理范围在发生改变，城建档案工作的管理理念、管理手段、管理方式等面临信息时代的机遇与挑战，建立“数字城建档案馆”是城建档案工作者的历史使命，是未来城建档案馆发展的方向。

参考文献：

[1]中国城科会城建档案信息专业委员会.王淑珍,深圳市城建档案馆.张志敏,高宏山.数字城建档案馆的概念与建设.

[2]付荣校.温州市城建档案馆档案信息化建设方案.

[3]北京：馆藏传统载体档案数字化工作扎实推进[J].中国档案.2013(3).