朱剑锋/义乌市档案局

摘  要： RFID（Radio Frequency Identification），即无线射频识别，是物联网中的一项核心技术。本文通过分析传统档案管理技术手段与档案事业发展不适应所导致的矛盾，通过RFID电子标签与其它条码类标签的比较，阐述了RFID物联网技术在档案管理中的应用原理与优势，通过RFID物联网技术在实践中的运用，对实体档案的智能化管理模式进行了探索。

关键词： RFID物联网技术  电子标签  智能化管理  新模式

智慧档案和智慧档案馆建设这两年逐渐成为一个热点，相比以前数字档案和数字档案馆建设，智慧档案的提出对档案管理有了一个质的提升。数字档案偏重的是对档案数字信息的管理，对档案实体的管理关注很少，本文将针对智慧档案中对档案实体的智能化管理方面做一个探讨。

1、档案实体管理的现状

近年来，我国档案事业取得了长足的发展，档案事业的规模不断扩大，档案数量逐年增多，种类日趋多样化，信息量迅速膨胀，档案利用率明显上升。但传统档案管理技术与手段所导致的问题也日益突显，主要表现为：

（1）档案数量增加，使得档案实体的管理成本相应增加，特别是档案清库工作压力倍增，有些地方清库工作流于形式甚至多年没有进行，档案实体安全隐患极大。

（2）档案利用率上升，对档案实体的安全管理提出了新要求，特别是在不得不利用原始档案的情况下问题更为突出。另外，在数字化外包过程中，档案借出管理严密的库房到数字化加工场所最后再还回到库房的过程中，也很可能有档案失控的状态发生。

鉴于这种现状，档案实体管理的技术升级与改造迫在眉睫。采用物联网和RFID射频技术，对档案实体实行电子标签化管理，不但能有效解决上述问题，建立档案智慧管理平台，实现档案智能化识别、定位、跟踪、监控和管理，而且还能建立智能化、自动化与现代化的库房管理系统。

2、RFID电子标签技术的特点

RFID（Radio Frequency Identification），即无线射频识别，是始于20世纪90年代的一项自动识别技术，也是物联网中的一项核心技术。一个典型的RFID系统由射频电子标签、读写器（或阅读器）以及天线三部分构成。它是集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体的综合技术，主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程。在实际应用中，读写器将特定格式的数据写入RFID标签，然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体的识别。与其它条码类标签比较，RFID电子标签有以下几个明显特点：

（1）可以识别单个非常具体的物体，而不像条形码那样只能识别一类物体。

（2）可以同时对多个物体进行识别，而条形码只能一个一个的识别。

（3）可采用无线射频技术进行中远距离读取，而条形码必须靠激光或红外线近距离读取。

3、RFID在档案管理中的应用原理与优势

在RFID电子标签和物联网技术在档案管理中应用之前，也有采用一维和二维条形码来对档案实体进行管理，条码管理虽然解决了局部问题，但本质上还没有改变档案传统管理模式。根据RFID电子标签与条码类标签比较的优势，尤其是其非接触性读写的特性，使得RFID电子标签和物联网技术在档案管理中的应用，大大改进了原先的管理模式，提高了工作效率，实现了档案的科学管理手段，解决了档案管理中最基本的问题。

RFID电子标签和物联网技术在档案上的应用主要体现在安全、借还、定位、监控、盘点、查找上，其应用原理为：对每一本档案粘贴RFID电子标签，然后通过控制设备读取标签信息，确认档案位置，结合RFID管理系统对档案的安全性进行判断，实施相应的处置措施。RFID监控设备架设的越多，精确性越高。

4、RFID技术在义乌档案馆的实践

义乌档案馆于2014年7月开始正式实施RFID电子标签一期项目，其中包括：对案卷加贴RFID档案专用电子标签、安装RFID监控设备、安装RFID档案管理系统、与现有馆藏系统接口开发、采用手持盘点设备清库盘点等内容。到8月底已基本完成软硬件安装和8.8万个电子标签的粘贴工作，剩余的约15万个电子标签将在二期项目实施。

（1）电子标签方案：本项目所采用的电子标签QR450-1是RFID 档案专用标签，采用国际EPC CLASS-1/Gen-2 RFID标准(简称Gen-2标准)，它充分考虑了标签的低成本、低功耗的要求，进一步改进了标签访问控制及隐私保护，提高了标签的整体性能。标签外形尺寸20mm*97mm，印有义乌档案馆文字和LOGO。每一个标签在使用前，都要对其进行初始化，写入档案的基本索引信息，然后粘贴到相应档案上，粘贴位置应不影响案卷使用且不易脱落为宜，可选择封二或封三靠内侧的位置。表1为QR450-1档案专用电子标签的主要技术参数。

表1：QR450-1标签性能

（2）监控门禁系统：主要包括门禁、大屏、天线、红外摄像头、PC机以及报警器等部分。在各关键区域出入口架设RFID监控设备，对档案的进出实行监控管理，通过系统的识别，对没有授权或授权不正确的档案进行进出报警，报警器报警，摄像头同步进行拍摄，同时系统进行安全提示，并显示在大厅的大屏上。大屏与RFID档案管理系统互通，可以直观的、便捷的显示当前库房档案在库、进出等情况，并且可以通过功能扩展，以文字、图表、视频等形式对其它一些相关内容进行展示。

（3）档案清库：主要包括智能档案手持盘点机、多功能平台车、抗金属标签等。手持式盘点机用于对库房档案资料进行智能盘点、查找、归序等，对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式盘点机进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案清库。手持式盘点机低功耗、多数据接口、简易的人机交互界面，并且带有蓝牙、WIFI等功能，方便数据的采集、传输与处理。多功能平台车提供了档案借还功能，同时对档案进出门禁进行授权管理，加装上盘点模块就可以增加档案清库功能。平台车支持对库房的智能化管理，对档案数量实时监控，对档案进行快速查询浏览，它在RFID管理系统中起到中枢管理的作用。抗金属标签粘贴在库房内每个档案格架上，记录库房档案格架的编号，库房管理员利用手持设备读取档案的格架号，然后读取此格内的档案，对档案进行浏览、盘点和定位。

（4）与原有系统数据对接：主要与馆藏系统进行交互衔接，RFID管理系统是针对实体档案的应用管理，它是一个单独的管理系统，但也可以作为原有系统的一个扩展。我们通过开发接口的方式实现数据的互通。

RFID电子标签和物联网技术在档案智能化管理中的运用，给原先完全依靠人工管理的档案安全、清点、交接等工作带来了革命性的改变，极大的提高了档案安全性和工作效率。另外，笔者认为以上这些只是RFID物联网技术在档案智能化管理中的一些初步实践运用，通过增设天线读写装置等，可以记录档案在库房内甚至大楼里的运动轨迹，监控档案的实时在库及位置情况，达到一键清库，真正实现实体档案的智能化管理。