陆爱娟/海宁市城建档案馆

摘  要：近年来，随着城建档案馆馆藏量的急剧增加和档案利用率不断提高，档案业务管理系统的局限性普遍存在着因借阅者说不清自己查询档案的具体信息而检索不准确或检索不到档案的问题。因此，建立城建档案数字管理系统刻不容缓。

关键词：城建档案 数字管理系统

随着1987年城乡建设环境保护部、国家档案局颁布《城市建设档案管理暂行规定》，各地城市建设主管部门先后建立了城建档案室（馆）。城建档案馆的基本职能是收集、保管和利用城市建设档案，目的是开发利用档案信息资源为城市建设发展服务。建室（馆）之初馆藏档案种类单一、数量不多，随着社会发展和科技进步，城建档案的种类日益丰富，数量急剧增加，社会利用需求也越来越大，这就要求城建档案的管理、信息服务也要适应信息化时代的发展需求。本文以海宁市城建档案馆档案管理现状进行阐述，并就建立城建档案数字管理系统的必要性进行分析研究。

1、城建档案管理的现状

1.1、城建档案的构成

海宁市城建档案馆成立于1990年，2000年以前馆藏档案4千多卷，到2006年底2万多卷，目前已是13个大类12万余卷。馆藏以城市建设管理类和工业、民用建筑类为主，利用率最高也是这类档案，统称为建设工程项目档案。具体的说是某一个建设工程项目，从规划审批到竣工验收的整套资料，其中包括了规划审批档案（分为建设用地规划许可或项目选址意见、建设工程规划许可）、招投标档案、施工许可档案、竣工备案档案、建设工程竣工档案、商品房预售和交付备案等。而这些档案随承办部门和受理时间的不同，移交进馆的时间也不同，短则数月，长则数年，所以项目档案是分别编号和排架的。整个项目档案内容是完整、成套的，但编号、上架存放是分散的，不利于档案的日常管理和利用。

1.2、城建档案的编号和著录方法

城建档案是以卷进行整理的，每卷都有一个唯一编号，编号由总登记号和档号组成，总登记号是馆藏档案的总流水号，档号又称分类号，起到的作用仅是统计各门类档案的数量，档案的排架是按总登记号排列，所以在档案的日常管理中，是依据总登记号来管理和调阅档案。档案的著录，经历了从卡片式手工著录到档案管理软件计算机著录，著录的基本信息包括项目级、工程级、案卷级和目录级，每一个著录项目下都详细记录了该建设工程项目的基本信息（包括施工单位、设计单位、勘察单位、面积、开竣工日期等）和卷内档案的基本信息等，档案的利用是根据这些著录项目信息为检索途径，实现对档案的快速查询利用。

1.3、城建档案利用的发展过程

建馆初期，档案利用是手工检索，检索工具是：总目录和分目录。随着现代科学技术的发展，1998年，海宁市城建档案馆首次运用了城建档案管理软件，将馆藏2000多卷的档案目录录入计算机，档案利用开始实现现代化，馆藏量的不多加上接收进馆的年限短，档案查询基本能做到快速、准确。档案管理软件在不断更新升级中逐渐增加了日常管理事务工作功能模块，如查询登记、档案统计、档案接收等，表面上看软件功能趋于完善，提高了馆内办公管理事务的效率，但随着迅速增长的馆藏档案来说，档案利用由于编号和著录的客观性和主观性问题，查档的效率和准确率且越来越低。

1.4、城建档案检索的方法

目前档案利用的普遍方式是通过输入关键字，如建设单位名称、项目地址、项目名称、建造年代等，搜索到所需档案，快速方便，但由于档案借阅者所提供的信息不全或有误时就很难从浩瀚的档案海洋中找到所需档案。

2、城建档案管理和利用过程中存在的问题

城建档案的著录是以卷内档案信息为依据，随着社会的发展，单位名称变更、地名的重新编排、建筑实体名称的变更等，严重影响着档案的检索准确性，具体表现如下：

2.1、著录的不规范影响检索的准确性

检索城建档案主要还是以建设单位名称或工程名称为主，著录单位名称不规范主要表现在有时用单位全称、有时用简称或不规范的简称；著录工程名称不规范表现在同一项目工程在不同门类的案卷中名称不一致，如：1号车间，一号车间、车间一、车间（一）等。

2.2、建设单位名称的变更影响检索的准确性

部分建设单位的名称随着改制、股权转让、收购、拍卖等进行了更名，而馆内的档案是以建设单位在建时的名称著录的。如在办理规划审批时建设单位名称为“海宁市宏大纺织厂”，形成档案著录时也是该企业名称，项目在建时该企业被转让，形成的竣工档案建设单位为“海宁市利民纺织厂”。

2.3、借阅者提供的信息不全或有误时影响检索的准确性

借阅者往往是根据现有的名称或住址来查询档案，提供在建时的名称不确定或有误。比如：有位住户家里下水道堵塞，来城建档案馆查询图纸，他只提供了梅园三里**号楼，得知他是通过二手房买来，也不知道房屋的开发商名称，更不清楚房屋开发时地块的名称，然后只能通过房管处档案室查询产权档案，得知开发商的名称进行检索，该开发商当年开发的房产项目比较多，相似地块有好多个，只能查阅多个项目档案后依据平面图最后才确认该楼的名称为伊桥富民村一期项目。

2.4、同一工程项目不同阶段的名称不一致影响著录的准确性

从项目立项批复到竣工验收、交付使用快则一年半载，慢则好几年，项目名称前后不一致，如工业项目办理规划审批时的名称为新建车间、到竣工验收备案时名称为车间四；房产项目规划审批时的名称是**区块旧城改造，办理施工许可证时为**花园一期Ⅰ标段、到竣工备案时为**花园几号楼；又或者工业项目隔几年扩建一次厂房，每次规划审批时的名称都是新建车间。严重影响档案的著录的准确性

3、建立城建档案数字管理系统的必要性

随着计算机和数字技术等各种自动化管理技术的迅速发展，人类进入了信息时代，城建档案作为城市建设的重要记录和信息资源，其准确的收集、科学的管理和高效的利用成为关键问题，城建档案数字化，能够高效的实现城建档案归档和检索，是城市发展和现代化管理水平提高的一大标志。数字化是“数字城市”建设的核心内容。城建档案部门可以为城市建设提供一个基于地理空间的数据仓库，并以此为依托实现城建信息资源的共享，为“数字城市”的建设奠定基础，因此，城建档案数字化工作具有不可替代的作用，同时也实现了数字化、智能化和网络化的城市建设、规划、管理和服务等工作。

3.1、 是城建档案事业发展的必然趋势

从2009年开始海宁市城建档案馆开始启动档案数字化，重点将库房内的纸质档案进行数字化扫描，即将现有的实体档案转变为数字资源，到2012年已完成三分之一的库房档案数字化。目前海宁市城建档案馆开始启动建设电子文件归档工作，从传统的以纸质档案为核心的管理模式逐步向电子档案为核心的管理模式进行转变，为建立城建档案数字管理系统作好准备。

3.2、是实现城建档案数字化管理的基本条件

依托地理信息系统研究开发数字管理系统，进行档案数字化管理，实现同一网络环境下城建档案的“一张图”管理模式。具体的说，在对档案实体进行数字化的基础上，通过地理信息系统的图形模块的单体建筑物与其所有建设工程档案信息建立链接，即在地理信息系统上找到目标建筑物，就能显示包括规划、施工、竣工、备案的一系列的档案信息。方便、快速、准确，真正实现工程档案管理的系统性和成套性，同时也大大提高档案利用的效率。不会因为不知道确切的名称而检索不到档案，同时也避免了馆藏死档案现象的发生。同时，随着海宁市地下管线信息系统的建立，地下管线档案与其资源整合，建立地下管线档案数字化管理系统。

3.3、是实现资源共享的有效途径

城建档案业务管理系统、城建档案数字管理系统、地下管线档案数字化管理系统为数字城建档案馆的建立奠定基础，城建档案馆将充分利用各管理系统的社会服务功能，充实共享平台的功能模块,为系统内部各单位和相关政府部门提供方便、快捷的在线档案查询功能, 权限单位可直接利用本单位的档案信息，避免直接利用档案原件，即提高工作效率为科学决策提供详实、准确的数据，又保护档案的实体安全。