核电工程前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程施工准备过程中形成的文件，它们是核电工程立项、开工建设必备的基础性文件。本文以方家山核电工程前期文件控制及归档管理工作为例，从前期文件控制管理、前期文件收集整理实施、前期文件整理原则与方法、前期文件整理同行评估等四个方面对前期文件管理进行论述。
1 前期文件控制工作
前期文件形成时间跨度较大，涉及的研究课题较广，合作的科研院所、上级行政审批机关和公司所涉及的面较广，控制难度相对较大。公司文档部门必须积极主动介入工程前期项目管理活动，从以下方面做好工程前期文件控制工作，确保前期文件管理处于受控状态。
1.1建立工程文档管理制度
建立文档管理制度，是实现文档规范化、标准化和程序化管理的前提条件。公司文档部门依据国家标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和行业标准《核电文件档案管理要求》等，编制了《文档管理大纲》、《文件管理程序》、《档案管理制度》、《档案归档整理规则》等多种工程文档管理细则。
1.2建设文档综合信息平台
前期文件管理离不开文档信息系统支持，我公司搭建了E-DOC综合信息平台，实现了方家山工程文档一体化管理。该平台是集信息的收集、整理、存储、检索、传递、保管、利用、统计于一体的全程管理系统，数据采集对象包括函件收文、函件发文、程序文件、科技文件、合同文件、特殊介质等，项目前期文件从采集、著录到管理、归档再到利用、查询都处于动态管理过程，E-DOC综合信息平台在工程项目前期文件管理中发挥了不可或缺的作用。
1.3实现前期文件合同化管理
文档部门要积极参与自主采购和总承包采购的合同起草、谈判工作，抓住文件档案管理的关键合同条款，尽可能完善合同文件要求等相关附件，严格合同支付会签；主动参与总承包主合同文档内容的编写，明确总承包范围内提交工程的文件范围、内容清单及具体文档要求；合同签订前参与中国核电工程有限公司（英文简称为CNPE）招投标文件审查工作，在项目合同验收时参与项目竣工文件的审核工作，以确保前期文件的质量。
1.4开展前期文件过程控制
公司文档部门积极参与前期工程项目合同谈判、项目文件检查及项目验收活动，并认真做好“四参加”工作记录。“四参加”是指公司文档部门和文档人员参加本单位主要会议、参加项目合同招投标及重大设备开箱验收活动、参加基本建设工程和重大技术改造项目的立项及竣工验收活动、参加重大科研课题、成果评审及鉴定会等。还要严格按照国标DA/T28、核行业标准及业主程序，对承包商提交的各类项目前期文件进行审查，使前期文件处在受控状态，确保其质量。
2 前期文件收集整理
2.1前期文件收集整理范围
业主与CNPE通过文档联络会议成立了前期文件联合整理小组，根据《核电档案分类规则》共同编制了前期文件收集整理范围、保管期限和档案分类操作手册，明确了前期文件收集整理范围，包括方家山初步可行性研究、地形测绘、岩土勘察、岸滩稳定性数物模研究、厂址气象观测和大气弥散试验、环境资料调查、排水构筑物穿越海堤、地震安全性评价等数十个领域的专题研究报告、工程初步设计的文件，以及工程前期形成的其他各种文件。
2.2前期文件收集整理过程
公司文档部门与CNPE文档中心于 2009年7月14日召开工程前期文件收集整理专题会；8月编制前期文件整理初步方案和前期文件整理计划；10月开始对前期文件归档情况进行摸底，梳理前期文件清单；11月至次年4月完成前期各类专题、初步设计文件、行政文件、声像文件、工程文件和信函文件的归档整理工作，确保了前期文件的完整性和系统性；2010年5月完成前期文件整理汇报材料，出版工程文档管理程序汇编和各类专题案卷目录汇编；6月4日接受中核档案馆专家评估。
3 前期文件整理原则和要求
3.1整理原则
根据《核电档案分类规则》的要求，前期文件整理应遵循卷、件结合的原则，以维护文件原貌、简化工作流程，便于文件的安全保管和提供利用。前期文件整理还应遵循文件内在形成规律，顺应文件成套性的特点，保持文件之间的有机联系。坚持“谁形成、谁整理”的原则，按照规定由形成单位实施前期文件的整理，并确保移交文件符合归档要求。
3.2总体要求
第一，前期文件内容应满足真实性、可靠性、完整性、可用性的要求，保证各类文件的记录内容和签字齐全完整。前期文件封面要求为120纸张，格式大小为A4，内部文件纸质大于或等于70克，文件标题、文件编码、文件状态、文件版本、编写、审核、批准等信息必须在指定的位置填写，其中编写、审核、批准栏必须用碳黑墨水水笔或兰黑墨水水笔填写。提交的文件和图纸应符合国际“A”系列，A3及以上幅面图纸的叠图方法按GB/T10609-1989“复制图的折叠方法”执行。
第二，前期文件原则上应提交原件，如遇特殊情况不能提交原件的，要在复印件上加盖文件形成单位的有效公章，注明原件存放处，并有提供复印件单位经办人的签名；对不能提交特殊载体原件的，必须提供证明材料证明其保管地点及保存期限，保存期限不能低于物项寿期。前期文件应有一一对应的电子文件，且电子文件应清晰可读，与纸质文件内容完全一致。
3.3制定按“件”/“卷”整理的方法
3.3.1档案号的编制
如按“件”整理，原则上是一“件”一号；如有多个版本的文件，原则上档案号相同，以版本进行区别，在盒内目录中分别录入条目；有中英文对照并分别装订的文件档案号相同，分别打页码，在盒内目录中分别录入条目，并在“备注”中注明中文版或英文版；同一文件分若干分册的，则一个分册设置一个档案号。
如按“卷”整理，原则上是一“卷”一号；一卷中若有分卷，则每一分卷分别设置档案号，并分别设卷内目录和卷内备考表、分别打出页码。
3.3.2文件页码编制
按“件”整理的文件，以文件封面为“1”，开始打页码；按“卷”整理的文件，页号从正文开始，页码格式从“1”开始；图纸页码打印在图签单位名称右边；文件若有连续页号的，原则上不打页码；同一文件分若干分册、每分册档案号不同的，每分册分别打页号。
3.3.3目录与备考表编制
盒内目录（件）/卷内目录（卷）按照规定的格式填写相关信息后使用100克纸张打印；盒内备考（件）/卷内备考（卷）按照规定的统一格式填写相关信息后使用100克纸张打印，并由整理人、检查人、验收人签名。需要注意的是，整理人、检查人、验收人应为不同人员。
3.3.4档号标签及归档章
档案号标签长为40MM—45MM、宽1.2MM，贴在文件右上角；信函文件使用档号章，加盖在文件右上角的空白处，并在加盖文件的左上角空白处填写页码和保管期限。
4 同行评估
公司文档部门与CNPE文档中心精诚合作，从策划、收集、整理到归档，经过近一年的精心准备，于2010年5月按计划完成前期文件归档工作，编制了《前期文件整理同行评估汇报》、《方家山核电工程前期文件案卷目录清册》、《方家山核电工程文档管理程序汇编》、《CNPE程序汇编》、《CNPE管理文件汇编》、《文档四参加记录本》等前期文件支持性材料。
前期文件准备工作就绪之后，我公司委托核工业档案馆、中国核工业档案学会对方家山核电工程前期文件整理工作进行同行评估。6月4日起中国核工业档案学会组织有关专家以《核电文件档案管理要求》为评估依据，对工程前期文件整理进行评估，形成了《方家山工程前期文件整理同行评估报告》。报告对公司前期文件工作中的组织管理、文件的系统性、准确性、信息化以及案卷质量和保管条件等进行了审查，提出了3个强项和8个待改进项。随后，公司积极编制待改进项目的整改实施方案，包括待改项目名称、整改完成时间、整改责任人等内容，并在当年年底之前完成了其中7个整改项。
通过开展核电项目前期文件控制及归档管理工作，文档人员基本掌握了前期文件的形成特点，积累了前期文件的收集整理经验，确保了前期文件的形成积累与项目立项、报审、报批工作同步，实现了前期文件的成套性和系统性，为后续工程文档工作的顺利开展奠定了良好基础。
作者单位：中核核电运行管理有限公司