有人问：“明清时期，县衙管档案的是主簿？典吏还是典史？”我随口回答：应是典史或是书吏。过后，总觉得不踏实，回头还是查阅了相关资料。不查不知道，一查还真发现不少问题。

     据现有的档案权威著作和专家的文章，基本认为：明清时期，基层管理档案的是主簿或典吏。如果用这个答案来回答明清时期县衙的档案管理其实是很不准确的。

     主簿是县级衙门的官员。从唐代起，县级开始设置主簿一职，京县配二人，其他县配一人，主要是管“勾检”（文书工作的监督检查）、监印及部分司法职能。南宋时，县级主簿“掌出納、官物、銷注、簿書”。所以，在唐宋时期，说县级主簿分管档案工作，还是有一定根据的。

     但是，到了明代，县级主簿的职能发生了根本性的变化。随着典史一职的出现，明代的县级主簿，已变成“与县丞分掌粮马巡捕之事”，不再承担衙门内部的管理事务了。

     典史一职是从元代开始出现的，明代沿袭了元代的制度，在县级衙门中，设置了“典史”一职，其职能就是“典文移出纳”，即县衙的内部管理事务，当然也包括了档案工作。所以，明代的县级衙门，如果有分管档案工作的领导，应该是典史，而不是主簿。

     到了清代，县级衙门，除了知县以外，同时又设置县丞或主簿，辅佐知县的工作。但是，县丞和主簿的设置，“因事添革，无定员。”据清代《光绪会典》记载：全国有知县1303人，县丞345人，主簿55人。也就是说，全国1300多个县衙，县太爷都是配的，县丞或主簿则只有三分之一的县有。县丞、主簿，“分掌粮马、征税、户籍、缉捕诸职”，与档案工作还是挂不上的。

     清代县衙，典史是普遍设置的。据《光绪会典》记载，全国县级设有典史1296人，说明全国的绝大部分县都设置了“典史”。但是，清代的典史，职掌已与明代大不相同。清代的典史主要是“掌稽检狱囚。无丞、簿，兼领其事。”也就是典史主管县里的监察、司法工作。如果该县没有县丞和主簿的，同时也兼管县丞、主簿的“粮马、征税、户籍、缉捕”职能。所以，清代县级的“典史”与档案工作是毫不相干的。

     在明清时期，实际从事档案工作的是“吏”，而不是“官”。

     在明清时期，官和吏是完全不同的两个概念。官即官员，是归属于朝廷任命的，所以又称“命官”，有级别，有俸禄，有待遇，可以佩戴顶戴花翎，归中央政府统一管理调配。吏则不同，吏是政府衙门中的工作人员。在政府衙门中，吏是为官办事的人。吏归当地政府和部门管理使用，没有级别，没有俸禄，不准佩戴”帽项”。在清代，吏的最长工作年限为五年，所以，现在网上都称其为“临时工”。在清代，吏干满五年，就必须去参加官员的竞争考试。通过考核考试，才能入仕当官。

     在明代，以架阁库作为档案部门的代名词。《大明会典》记载非常明确：从中央到地方的架阁库，如果设立专职人员，一律称为“典吏”。所以，明代从事档案工作的是“典吏”，这是没有任何争议的。

     到了清朝，从事档案工作的仍然是“吏”。但是，是否仍叫“典吏”？

     清朝《会典》对“吏”是这样分的：在中央机关工作的吏，统称“书吏”，在地方衙门工作的吏，统称“典吏”。典吏是对地方吏员的统称。而实际在各个衙门里，不同的部门和岗位，吏都有约定俗成的称呼，凡是在衙门中与文字打交道的文职人员，一般都带个“书”字，称之为“书吏”、“书办”和“书役”。在各种官方文书中，说到档案工作者，也都称“书吏”、“书办”或“书役”。如雍正元年《上谕》：“从来各衙门募设书办，不过令其缮写文书，收贮档案。”这里就称“书办”。

     由于清代废除了从宋代以来沿袭了数百年的“架阁库”制度，档案管理也由集中管理变为分散管理。衙门中的文职人员，实际上大都承担了档案收集保管的职责。下面光绪三年奏折，最能说明当时的现况:“各衙门书役具有承办案件之责。各衙署设立科房，原系该吏办公收存案件之所。如有书吏不入科房，并将案卷不收存衙署，携归私室等弊，除将该书吏按律惩治外，该管官不行查出，照例议处。”

     由此可知，清代的县级衙门，档案工作是由书吏（或称书役、书办）们来完成的，但他们不是专职人员，同时兼管了其他各种文书、秘书等工作。

     总之：明清时期，县衙中档案一般是由吏来管理的，明代称典吏，清代称书吏（或称书役、书办）。